Введение
Представьте себе торгового представителя, который только что завершил звонок. Теперь она вводит заметки в CRM. Это занимает четыре минуты. Затем она проверяет вкладку службы поддержки на наличие открытых заявок. Затем она проверяет приложение «Календарь» на наличие следующего свободного места. Теперь умножьте эти четыре минуты на каждый звонок, который команда принимает за день. Потраченное время быстро превращается в реальные деньги. Правильная интеграция UCaaS устраняет это препятствие. Неправильные просто переносят хлопоты в другое место.
Почему интеграция UCaaS важнее списка функций
Большинство покупателей сравнивают платформы UCaaS по количеству функций. Сколько строк? Сколько расширений? Есть ли видеозвонки? Такой подход упускает суть. Экономия реального времени достигается за счет того, насколько хорошо платформа связана с инструментами, которые уже использует команда. Они не являются результатом какой-либо отдельной функции.
Плохие настройки UCaaS создают то, что люди называют «вертящимся стулом». Сотруднику приходится вручную копировать данные с одного экрана на другой. Системы просто не разговаривают друг с другом. Хорошая интеграция UCaaS навсегда положит конец копированию. Они синхронизируют данные вызовов, билеты и события календаря в фоновом режиме. Никто не должен пошевелить пальцем.
Три ссылки заслуживают высшего приоритета: CRM, служба поддержки и календарь. Это инструменты, которые большинство команд используют десятки раз в день. Правильно выполните эти три интеграции UCaaS. Вы получите большую часть экономии времени, которую бизнес когда-либо получит благодаря новой платформе.
Интеграция CRM: превращаем каждый звонок в регистрируемые данные
Надежная интеграция с CRM регистрирует звонки. Он также регистрирует продолжительность. Часто добавляется запись или расшифровка. Все это попадает в нужную запись контакта в момент завершения вызова. Это одно изменение устраняет самые большие потери времени в послезвоночной работе для многих отделов продаж. Без этого представители тратят несколько минут за звонок, печатая заметки от руки.
Лучшие настройки CRM делают больше, чем просто регистрируют вызовы. Они также переносят контактные данные на сам экран вызова. Представитель видит историю сделок в тот момент, когда поступает звонок. Больше не нужно искать кого-то во время разговора. Розпера Интеграция HubSpot На странице показан вид встроенной двусторонней синхронизации, которую можно ожидать от платформы UCaaS. Сокращение времени администратора требует большего, чем просто название бренда на странице функций.
Нажмите и наберите номер — еще одна деталь, которую стоит проверить. Может ли представитель начать звонок прямо из записи контакта CRM? Или им придется набирать номер вручную? Один клик устраняет десятки мелких проблем в течение напряженного дня.
Интеграция службы поддержки: меньше вкладок, более быстрое разрешение
Команды поддержки теряют время не так, как отделы продаж. Они не пишут заметки после каждого звонка. Вместо этого они переключают вкладки. Агенты переключаются между телефонной системой и отдельным инструментом службы поддержки. Они проверяют историю билетов до, во время и после звонка.
Плотная ссылка на службу поддержки показывает открытые заявки клиента в момент соединения звонка. У агента уже есть контекст еще до того, как он поздоровается. Он также должен позволять агенту создавать или обновлять заявку прямо с экрана вызова. Нет отдельной вкладки. Никакого второго набора текста, чтобы записать, что только что произошло.
Время отклика имеет тенденцию улучшаться после установки такого типа ссылки. Агенты тратят меньше времени на поиск фактов. Они тратят больше времени на решение реальной проблемы.
Когда вы проверяете интеграцию UCaaS, ориентированную на службу поддержки, задайте один четкий вопрос. Обновления заявок возвращаются на платформу звонков самостоятельно? Не только с платформы в службу поддержки, но и в обе стороны. Именно этот двусторонний поток избавляет агента от необходимости открывать вторую вкладку каждый раз, когда клиент перезванивает по поводу старой проблемы.
Синхронизация календаря: исключение встреч с двойным резервированием
Синхронизация календаря звучит как самый простой из трех инструментов. Но это предотвращает распространенную, неловкую ошибку. Эта ошибка — двойное бронирование клиента. Это происходит, когда два инструмента не используют одни и те же данные открытого слота. Платформа UCaaS с реальной синхронизацией календаря сначала проверяет доступность в реальном времени. Он делает это до того, как подтвердит любую встречу. Это работает одинаково для электронной почты, ссылки для бронирования или телефонного звонка.
Хорошая синхронизация календаря не только предотвращает конфликты. Он также самостоятельно отправляет напоминания о встречах и бронирует книги. Это исключает пересылку электронных писем, которые обычно требуются для фиксации времени.
Синхронизация календаря редко получает такое же внимание, как CRM или ссылки на службу поддержки, когда компании рассматривают возможность интеграции UCaaS. Но ежедневный выигрыш во времени суммируется так же быстро. Это происходит, когда команда перестает проверять два или три календаря вручную, прежде чем подтвердить встречу.
Распространенные ошибки интеграции, которые тратят время, которое вы пытаетесь сэкономить
Самая распространенная ошибка заключается в следующем: команда предполагает, что ссылка существует только потому, что поставщик указывает на своем сайте название CRM или службы поддержки. Многие «интеграции» оказываются односторонним экспортом данных. Это не настоящая двусторонняя синхронизация. Это означает, что кому-то все равно придется вручную сопоставлять данные между системами.
Еще одна частая ошибка: пропуск реальной пробной версии собственной CRM или службы поддержки перед принятием решения. Общие демо-версии редко показывают пробелы, которые обнаруживаются, когда на сцену выходят реальные данные о клиентах и ежедневные рабочие процессы.
Команды также иногда переподключаются. Они связывают все возможные инструменты, независимо от того, использует ли кто-либо полученные в результате данные или нет. Эта привычка может замедлить работу системы. Это может добавить больше работы по настройке, чем сэкономить. Начните с двух-трех ссылок, которые решают реальную повседневную проблему.
Также стоит пересматривать интеграцию UCaaS примерно каждые шесть месяцев. Команды часто добавляют новые поля CRM, новые теги службы поддержки или новые инструменты календаря. Но они редко проверяют, покрывает ли старая настройка синхронизации все, что имеет значение.
Где Rozper вписывается в стек подключенных коммуникаций
Rozper строит свою платформу именно вокруг этой проблемы. Это выдает местные и виртуальные номера в более чем 150 странах. Он также сохраняет ссылки на CRM, службу поддержки и календарь. Они не прикручены каким-то сторонним слоем. Этот стиль демонстрирует истинный подход к работе, ориентированный на человека, а не дополнение к самообслуживанию. Сотрудники службы поддержки могут помочь настроить реальные ссылки. Они не просто направляют клиентов на общую страницу помощи.
Безотказная работа 99,999% охватывает всю платформу, а не только звонки. Таким образом, интеграция UCaaS, которая связывает CRM компании, службу поддержки и календарь, остается надежной. Это справедливо даже в часы пик, когда более слабые системы имеют тенденцию выходить из строя.
Оценка глубины интеграции перед покупкой
Прежде чем подписать какую-либо сделку, попросите продавца предоставить живую демонстрацию. Используйте свои собственные учетные записи CRM и службы поддержки. Пропустите стандартную настройку песочницы. Спросите, синхронизируются ли данные в обе стороны. Спросите, как часто он обновляется. Спросите, что произойдет, если подключенная система выйдет из строя. Руководство Zapier о том, как работает интеграция это удобный учебник для начинающих. Это объясняет разрыв между поверхностным односторонним соединением и настоящей двусторонней синхронизацией.
Спросите также, кто занимается настройкой. Некоторые платформы просто передают вам ключ API и руководство. Другие назначают реального человека для правильной настройки, что важно для команд, у которых нет собственного технического персонала.
Попросите отзывы реальных клиентов о той же CRM или службе поддержки, которую использует ваша команда. Интеграция UCaaS поставщика может отлично работать с одной платформой и только наполовину с другой, даже если обе они находятся в одном списке совместимости.
Заключение
Экономия времени за счет интеграции UCaaS достигается за счет глубины. Они не берутся из длинного списка названий приложений на странице цен. Три ссылки возвращают команде время в реальном времени каждый день. Синхронизация CRM завершает ввод данных вручную. Интеграция службы поддержки сама по себе отображает контекст. Синхронизация календаря останавливает двойное бронирование. Прежде чем приступить к работе, протестируйте каждый из них с помощью своих собственных инструментов. Платформа, которая действительно экономит время, быстро заявит о себе.
Часто задаваемые вопросы
Какая интеграция UCaaS наиболее ценна для отдела продаж?
Интеграция CRM, как правило, обеспечивает наибольшую экономию времени для отделов продаж, поскольку исключает ручную регистрацию вызовов и автоматически отображает историю контактов.
Требует ли интеграция UCaaS технической настройки?
Базовые соединения часто просты, но более глубокая двусторонняя синхронизация между CRM, службой поддержки и календарем обычно выигрывает от поддержки поставщика во время первоначальной настройки.
Могут ли интеграции UCaaS синхронизироваться с любой платформой CRM или службы поддержки?
Поддерживаются большинство основных платформ CRM и службы поддержки, но глубина этой поддержки значительно различается, поэтому стоит подтвердить двустороннюю синхронизацию, прежде чем предполагать совместимость.
Как интеграция UCaaS сокращает время ответа службы поддержки клиентов?
Автоматически отображая историю заявок и контекст клиента при соединении вызова, агенты тратят меньше времени на поиск и больше времени на фактическое решение проблем.
Что является общим предупреждающим знаком о том, что интеграция не является действительно двусторонней?
Если данные передаются только в одном направлении, например, вызовы регистрируются в CRM, но данные CRM никогда не появляются в интерфейсе вызовов, интеграция, скорее всего, будет поверхностной.
Стоит ли интегрировать все доступные инструменты с платформой UCaaS?
Нет. Начать с двух-трех интеграций, которые решают реальную повседневную проблему, обычно работает лучше, чем подключать все возможные инструменты одновременно.
Как часто бизнесу следует проверять интеграцию UCaaS?
Каждые шесть месяцев или около того — разумная частота, поскольку новые поля CRM, теги службы поддержки или инструменты календаря со временем могут рассинхронизироваться с исходной настройкой.
