Введение
Вы все еще ведете свой бизнес, используя старую телефонную систему? Возможно, он был создан для одного офиса и нескольких настольных телефонов. Это руководство изменит ваш подход к покупкам в будущем. Переход на UCaaS — это не просто технологическое обновление. Это выбор, который касается каждой команды. Это затрагивает любого, кто отвечает на звонок, присоединяется к встрече или пишет клиенту. Прежде чем подписать контракт с новым провайдером, узнайте, что делает платформу по-настоящему сильной. Некоторые платформы хорошо выглядят в демонстрационной версии. Вы хотите большего.
Почему так много команд переосмысливают свою телефонную систему
Гибридная и удаленная работа изменила то, что командам нужно от своих инструментов. Телефон, привязанный к одному столу, больше не соответствует тому, как сегодня работает большинство команд. Этот разрыв является основной причиной, по которой компании начинают присматриваться к UCaaS. Отход от старого оборудования УАТС наблюдается уже более десяти лет. Он не показывает никаких признаков замедления.
Рынок это подтверждает. Аналитики отслеживают сильный рост расходов на облачные технологии на протяжении многих лет. Компании хотят, чтобы голосовая связь, видео, чат и инструменты поддержки работали как единое целое. Им не нужны отдельные инструменты от разных поставщиков. Вот что должна дать вам хорошо построенная платформа UCaaS.
Надежность и время безотказной работы должны возглавлять ваш контрольный список
Прежде чем сравнивать функции, внимательно посмотрите на время безотказной работы. Телефонная система, отключающаяся в рабочее время, причиняет реальный вред. Это не просто проблема для персонала. Это стоит реальных денег. Доверие ранит в тот момент, когда звонок прерывается. Любой хороший поставщик должен сообщать четкие данные о времени безотказной работы. Остерегайтесь таких мягких фраз, как «высокая доступность», за которыми не стоит никакой реальной цифры.
Спросите поставщиков, как они справляются с отключениями электроэнергии в регионе. У них есть резервные центры обработки данных? Что они вам должны, если не выполняют своего обещания? Сильный поставщик UCaaS с легкостью ответит на все три вопроса. Расплывчатые ответы здесь — большой предупреждающий знак.
Спросите также, как на самом деле работает аварийное переключение. Некоторым провайдерам требуется некоторое время, чтобы заметить проблему и перенаправить вызовы. Другие переключаются за секунды. Этот пробел редко проявляется в рекламных презентациях. Но это имеет большое значение, когда происходит первый сбой.
Спросите, как поставщик услуг проводит плановое техническое обслуживание. Даже небольшие обновления могут нарушить работу службы, если они не спланированы должным образом. Попросите журнал технического обслуживания или записи прошлых инцидентов, если таковые существуют. Эта запись часто расскажет вам больше, чем любая продающая страница.
Взгляните не только на голосовую связь: обмен сообщениями, видео и интеграция
Лучшие платформы UCaaS предлагают больше, чем просто звонки. Чат, видеоконференции, текстовые сообщения и факсы должны находиться под одним логином. Вам не потребуются дополнительные инструменты или запутанные обходные пути. Если провайдер считает чат или видео второстепенным вопросом, это тревожный сигнал. Это означает, что платформа не была создана для работы как единая система.
Также обратите внимание на интеграцию. Ваша телефонная система должна быть связана с CRM, службой поддержки и инструментами бронирования, которые уже использует ваша команда. Вам не понадобится дополнительное программное обеспечение только для регистрации звонка. Розпера телефонная система для бизнеса На странице показаны глубокие встроенные ссылки, которые стоит ожидать от любой мощной облачной платформы.
Мобильные приложения имеют такое же значение, как и настольные инструменты. Полевым сотрудникам, торговым представителям и разъездным руководителям необходимо такое же качество звонков на своих телефонах, как и на рабочем месте. Многие платформы по-прежнему относятся к своим мобильным приложениям как к второстепенной мысли.
Спросите, есть ли в мобильном приложении полная переадресация вызовов, преобразование голосовой почты в текстовые сообщения и обновления статуса команды. Не соглашайтесь только на простой набор номера. Некоторые поставщики сохраняют свои лучшие мобильные функции для более дорогих планов. Убедитесь, что каждый план, который вы просматриваете, предлагает одни и те же основные функции.
Вопросы о глобальном охвате и масштабируемости
Если вы обслуживаете клиентов за пределами своей страны или планируете это сделать в ближайшее время, спросите, в каких странах провайдер обслуживает местные номера. Узнайте, работают ли их операторы связи напрямую или через перепроданные сети. Этот разрыв может повлиять как на качество связи, так и на цену больше, чем ожидает большинство покупателей.
Качество звонков за границей часто различается у разных поставщиков больше, чем качество местных звонков. Это зависит от того, сколько переходов проходит вызов между сетями, прежде чем он приземлится. Поставщик, имеющий прямые связи в ваших целевых странах, часто превосходит поставщика, который перепродает мощности. Это справедливо, даже если на карте указаны одни и те же страны.
Рост имеет значение, даже если вы никогда не планируете выходить на глобальный уровень. Хороший провайдер должен позволять вам добавлять или удалять места в течение одного платежного цикла. Вам не нужно заключать новую сделку каждый раз, когда численность вашего персонала немного меняется. Спросите, как меняются затраты по мере увеличения количества мест с десяти до ста. Некоторые поставщики незаметно повышают стоимость одного места на более высоких уровнях вместо того, чтобы предоставить вам ожидаемую скидку.
Распространенные ошибки, которые допускают компании при смене платформы UCaaS
Самая большая ошибка — выбирать поставщика только по цене. Многие покупатели пропускают тестирование качества связи в своей реальной сети. Дешевый план, который прерывает звонки во время презентации клиенту, стоит гораздо больше, чем экономит. Перед принятием решения всегда запускайте пробный период в своей офисной сети.
Еще одна распространенная ошибка — спешка со сроками переезда. Перенос старых номеров, обучение персонала и настройка маршрутизации вызовов — все это занимает больше времени, чем признает большинство поставщиков. Выделите дополнительное буферное время, прежде чем планируете полностью переключиться. Сохраняйте старые линии в рабочем состоянии до тех пор, пока новая установка не зарекомендует себя в условиях реального трафика.
Здесь Розпер идет другим путем. Это настраивает местные и виртуальные номера в более чем 150 странах. Это подтверждается временем безотказной работы 99,999% и реальной человеческой поддержкой, а не просто чат-ботом. Это сочетание стоит сравнить с любым другим провайдером в вашем списке. Не каждая платформа UCaaS подтверждает свои заявления о безотказной работе четкими опубликованными цифрами.
Пропуск звонков текущим клиентам поставщика — еще одна ошибка. Команда продаж всегда представит свою платформу в лучшем свете. Но короткий разговор с реальным клиентом в вашей области часто выявляет проблемы, которые никогда не показывает демо-версия.
Оценка поддержки поставщиков и условий контракта
Качество поддержки имеет решающее значение именно тогда, когда что-то ломается. Это делает одну из самых сложных вещей, чтобы судить, прежде чем подписать. Спросите, какие каналы существуют для решения неотложных вопросов. Спросите, какое время ответа обещают в письменном виде. Узнайте, работает ли персонал службы поддержки на поставщика или на стороннюю фирму. Обзор платформ унифицированных коммуникаций TechTarget это хорошее место для начала. В нем объясняется, как определяется поле и чего покупатели должны ожидать в стандартной комплектации.
Условия контракта заслуживают такого же внимания, как и сама технология. Внимательно изучите положения об автоматическом продлении и плате за досрочный выход. Проверьте, остаются ли цены фиксированными в течение всего срока действия или повышаются каждый год. Ежемесячный план, даже при немного более высокой цене, может стоить свободы, если вы все еще не уверены в поставщике.
Заключение
Выбор правильной платформы UCaaS сводится к тестированию заявлений, а не к доверию к рекламному тексту. Сюда входят время безотказной работы, глубина интеграции, скорость поддержки и условия контракта. Фирмы, которые в конечном итоге были довольны своим переходом, почти всегда проводили настоящие испытания. Они задавали острые вопросы об отказоустойчивости и росте. Сначала они поговорили с реальными клиентами. Выделите время заранее. Выбранная вами платформа должна расти вместе с вашим бизнесом, а не сдерживать его.
Часто задаваемые вопросы
Сколько времени обычно занимает переход на новую платформу UCaaS?
Большинство переездов занимают от двух до шести недель. Это зависит от размера компании, времени переноса номера и необходимости обучения персонала.
Является ли UCaaS более доступным, чем традиционная телефонная система, в долгосрочной перспективе?
Обычно да. Цены на облако сокращают затраты на обслуживание оборудования и УАТС на месте. Ваша реальная экономия по-прежнему зависит от вашего использования и количества мест.
Какого времени безотказной работы следует ожидать бизнесу от поставщика UCaaS?
Ищите четкую опубликованную цифру, в идеале 99,99% или выше. Избегайте расплывчатых разговоров о надежности, за которыми не стоят реальные цифры.
Может ли малый бизнес получить выгоду от UCaaS или это в основном для предприятий?
Маленькие фирмы часто получают наибольшую выгоду. Ценообразование в облаке устраняет первоначальные затраты на оборудование, из-за которых расширенные функции телефона когда-то были слишком дорогими в небольших масштабах.
Что является самым большим тревожным сигналом при оценке поставщика UCaaS?
Расплывчатые ответы о времени безотказной работы, аварийном переключении или скорости поддержки являются самым явным признаком того, что провайдер не готов подтверждать свои претензии в письменной форме.
Хорошо ли работают платформы UCaaS для полностью удаленных команд?
Да. Все работает через приложение, а не через физическое настольное оборудование. Удаленные и разбросанные команды часто лучше всего подходят для платформы облачного телефона.
