परिचय
एक पारंपरिक पीबीएक्स कागज पर सस्ता दिख सकता है। लेकिन असली लागत बाद में सामने आती है। जब आप कई वर्षों में प्रत्येक बिल को जोड़ते हैं तो यह दिखाई देता है। यही कारण है कि फोन प्रणाली के जीवन के दौरान कई वित्तीय टीमों को झटका लगता है। एक निष्पक्ष यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स तुलना पहले इनवॉइस से परे दिखती है। यह सिस्टम चलाने के वर्षों में व्यवसाय द्वारा भुगतान की गई प्रत्येक लागत को ट्रैक करता है। स्वामित्व जांच की वास्तविक कुल लागत का यही मतलब है।
पहले दिन से यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स की तुलना
पारंपरिक पीबीएक्स का अर्थ है सीधे हार्डवेयर खरीदना। आपको एक सर्वर या नियंत्रक इकाई की आवश्यकता है. आपको प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए डेस्क फ़ोन की आवश्यकता है। आपको केबलिंग की आवश्यकता होती है, और अक्सर एक समर्पित कोठरी या रैक स्थान की भी। एक कॉल करने से पहले यह अग्रिम लागत हजारों डॉलर तक पहुंच सकती है। अक्सर शुरुआत में ही इसका भुगतान या वित्तपोषण करना पड़ता है।
एक क्लाउड-आधारित प्रणाली उस गणित को बदल देती है। कोई बड़ी अग्रिम खरीदारी नहीं है. इसके बजाय, व्यवसाय हर महीने प्रति सीट एक स्थिर शुल्क का भुगतान करते हैं। वे पहले से मौजूद इंटरनेट कनेक्शन का उपयोग करते हैं, समर्पित फ़ोन लाइनों का नहीं। जब आप खरीदारी के समय यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स लागत की तुलना करते हैं, तो मासिक योजना लगभग हमेशा नकदी प्रवाह पर जीतती है। और इससे पहले कि आप आने वाले वर्षों पर नज़र डालें।
वह अग्रिम अंतर अकेले कई वित्त टीमों को पूर्ण यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स तुलना चलाने के लिए प्रेरित करता है। अब संख्याओं की जाँच करना अधिक स्मार्ट है। अन्यथा, आप ऐसे हार्डवेयर में फंस सकते हैं जिसे एक दशक के भीतर दोबारा बदलने की आवश्यकता होगी।
यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स की चल रही लागत
एक बार स्थापित होने के बाद हार्डवेयर रखरखाव-मुक्त नहीं रहता है। एक पारंपरिक पीबीएक्स को फर्मवेयर अपडेट की आवश्यकता होती है। इसे समय-समय पर आंशिक अदला-बदली की आवश्यकता होती है। एक बार जब विक्रेता पुराने गियर का समर्थन करना बंद कर देते हैं, तो इसे हर पांच से आठ साल में पूर्ण हार्डवेयर रिफ्रेश की भी आवश्यकता होती है। इनमें से प्रत्येक घटना अपने स्वयं के बिल के साथ आती है। यह सिस्टम स्थापित करने के लिए व्यवसाय द्वारा पहले से भुगतान की गई राशि से ऊपर है।
स्टाफिंग एक और लागत है जो पहली बिक्री पिच में शायद ही कभी सामने आती है। ऑन-साइट सिस्टम को आमतौर पर एक इन-हाउस आईटी व्यक्ति की आवश्यकता होती है जो हार्डवेयर जानता हो। या उन्हें किसी बाहरी विक्रेता के साथ समर्थन सौदे की आवश्यकता है। दोनों फीस के साथ आते हैं जो समय के साथ बढ़ती जाती है। एक क्लाउड योजना प्रत्येक माह एक बिल में रखरखाव, सुरक्षा पैच और तकनीकी सहायता को जोड़ती है। जब आप पिछले वर्ष को देखते हैं तो यह यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स की तुलना में बदलाव के सबसे स्पष्ट तरीकों में से एक है।
वह एकल मासिक बिल चुपचाप तीन या चार अलग-अलग चालानों की जगह ले लेता है। एक रखरखाव अनुबंध के बारे में सोचें. एक सुरक्षा पैच विक्रेता. एक आईटी स्टाफिंग लागत। एक आपातकालीन मरम्मत कोष. जो व्यवसाय केवल मासिक शुल्क के विरुद्ध स्टिकर मूल्य की जांच करते हैं, वे लगभग हमेशा गलत संख्याओं की तुलना करते हैं।
रोज़पर का बिजनेस फ़ोन सिस्टम पेज एक पारंपरिक पीबीएक्स विक्रेता की चल रही सेवा उद्धरण के मुकाबले तुलना करने लायक बंडल समर्थन का प्रकार बताता है। वह आवर्ती लागत अक्सर पहली बिक्री पिच से पूरी तरह छूट जाती है।
स्केलेबिलिटी: यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स की लागत समय के साथ कैसे भिन्न होती है
विकास वह जगह है जहां यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स लागत अंतर सबसे अधिक बढ़ता है। पारंपरिक पीबीएक्स में दस नए कर्मचारी जोड़ने का मतलब आमतौर पर दस नए डेस्क फोन खरीदना होता है। इसका मतलब नई केबलिंग चलाना भी है। इसका अर्थ यह भी हो सकता है कि यदि नियंत्रक हार्डवेयर पूर्ण होने के करीब है तो उसे अपग्रेड किया जाए। प्रत्येक चरण की योजना बनाने और स्थापित करने में समय लगता है। इसमें से कुछ भी तेजी से नहीं होता.
उन्हीं दस कर्मचारियों को क्लाउड-आधारित सिस्टम में जोड़ना आसान है। इसका मतलब अक्सर सीटों की संख्या बढ़ाना और कुछ उपकरणों की शिपिंग करना होता है, अगर किसी हार्डवेयर की भी आवश्यकता हो। यह अंतर मौसमी फर्मों, तेजी से बढ़ते स्टार्टअप्स या किसी भी कंपनी के लिए बहुत मायने रखता है जो उम्मीद करती है कि उसके कर्मचारियों की संख्या में जल्द ही बदलाव होगा।
सिकुड़न उलटी वही कहानी कहती है. एक छंटनी के बाद स्वामित्व वाले पीबीएक्स गियर के साथ अटका हुआ व्यवसाय अभी भी उस हार्डवेयर के लिए भुगतान करता है जिसका वह बमुश्किल उपयोग करता है। एक मासिक योजना एक कंपनी को सीटों में कटौती करने और उस स्थान के लिए भुगतान बंद करने की अनुमति देती है जिसकी उसे अब आवश्यकता नहीं है।
मौसमी फर्में इस अंतर को सबसे ज्यादा महसूस करती हैं। एक रिटेलर जो हर नवंबर और दिसंबर में अपने कॉल सेंटर के कर्मचारियों को तीन गुना कर देता है, वह पारंपरिक पीबीएक्स के तहत डेस्क फोन और वायरिंग के पूरे एक साल के लिए भुगतान करता है। यह सच है कि उन अतिरिक्त सीटों का उपयोग दो महीने या बारह महीने के लिए किया जाता है। एक मासिक योजना उसी खुदरा विक्रेता को छुट्टियों की भीड़ के लिए बढ़ने की सुविधा देती है। फिर जनवरी में इसमें कमी आ सकती है। वर्ष के शेष समय खाली रहने वाली जगह के लिए कोई भुगतान नहीं किया जाएगा।
जब पारंपरिक पीबीएक्स अभी भी समझ में आ सकता है
इसका कोई मतलब नहीं है कि पारंपरिक पीबीएक्स हमेशा गलत विकल्प होता है। कुछ व्यवसाय अपने पास जो कुछ है, उसे कुछ अधिक समय तक बनाए रखना चाह सकते हैं। इसमें कमजोर इंटरनेट सेवा वाले स्थानों की कंपनियां शामिल हैं। इसमें ऑन-साइट डेटा के सख्त नियमों वाले समूह शामिल हैं। इसमें वे कंपनियाँ शामिल हैं जो पहले से ही हार्डवेयर पर बड़ा खर्च कर चुकी हैं जबकि इसमें जीवन के कई वर्ष बचे हैं।
लॉक-डाउन नेटवर्क वाली फ़ैक्टरी में सख्त नियमों का पालन करना होता है। इसकी ज़रूरतें किसी दूरस्थ स्टार्टअप द्वारा अपना पहला फ़ोन सिस्टम चुनने जैसी नहीं लगतीं। संदर्भ एक व्यापक नियम से अधिक मायने रखता है। यही कारण है कि जेनेरिक विक्रेता की सलाह का पालन करते हुए अपने स्वयं के नंबरों की जांच करना आवश्यक है।
यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स चर्चा का ईमानदार संस्करण स्वीकार करता है कि स्विचिंग में पैसा खर्च होता है और कुछ व्यवधान भी होता है। एक योजनाबद्ध कार्यालय स्थानांतरण या विलय से छह महीने की प्रतीक्षा करना स्मार्ट हो सकता है। एक छोटी सी विंडो में दो बार घूमने से शायद ही कभी लाभ मिलता है। फिर भी, हर एक या दो साल में हल्की यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स जांच चलाना उचित है। कीमतें, अपटाइम और इंटरनेट गुणवत्ता ऐसे तरीकों से बदलती रहती हैं जो गणित को बदल सकते हैं।
जहां रोज़पर कुल लागत वार्तालाप में फिट बैठता है
Rozper स्वामित्व के प्रश्न की कुल लागत को सीधे तौर पर निपटाता है। यह प्रदान करता है स्थानीय और आभासी संख्याएँ 150 से अधिक देशों में. यह किसी महंगे ऐड-ऑन के रूप में बेचने के बजाय, हर प्लान में 99.999% अपटाइम देता है। स्थिर मूल्य निर्धारण और अंतर्निहित तकनीक का मिश्रण क्लाउड योजनाओं की लागत पर जीत हासिल करने का एक बड़ा कारण है। एक बार जब आप समर्थन और हार्डवेयर रिफ्रेश चक्र की गणना कर लेते हैं तो यह सच हो जाता है।
यह मंच स्वयं-सेवा के विचार के बजाय वास्तविक, मानव-प्रथम साझेदारी पर चलता है। इसलिए समर्थन लागत जो पारंपरिक पीबीएक्स अनुबंध पर एक अलग लाइन के रूप में दिखाई देगी, पहले से ही मासिक बिल में दर्ज की गई है।
समय के साथ आप वास्तव में क्या भुगतान करेंगे इसका मूल्यांकन करना
उचित लागत जांच का अर्थ है दोनों विकल्पों के लिए प्रत्येक खर्च को वास्तविक समय-सीमा में जोड़ना। अधिकांश टीमें पाँच वर्ष का उपयोग करती हैं। इसका मतलब है हार्डवेयर, इंस्टॉल लागत, रखरखाव सौदे, स्टाफिंग, हार्डवेयर रिफ्रेश और मासिक शुल्क। इन्वेस्टोपेडिया का लागत-लेखा अवलोकन विचार के लिए एक उपयोगी मार्गदर्शिका है. यह केवल फ़ोन सिस्टम के लिए नहीं लिखा गया था, लेकिन तर्क अभी भी लागू होता है।
एक बार जब हर लागत की गणना की जाती है, न कि केवल पहले उद्धरण की संख्या, तो यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स तुलना अक्सर पहले दिन की तुलना में बहुत अलग दिखती है। संख्याएँ स्वयं चलाएँ. किसी भी विक्रेता के गणित पर भरोसा न करें। दोनों पक्षों के पास अपनी पिच से कुछ लागतें छोड़ने का स्पष्ट कारण है।
एक सरल स्प्रेडशीट बनाएं. प्रत्येक लागत प्रकार को उसकी अपनी पंक्ति दें। पाँच वर्ष की अवधि के प्रत्येक वर्ष का अपना कॉलम दीजिए। इसे वास्तविक विक्रेता उद्धरणों से वास्तविक संख्याओं से भरें, मोटे अनुमान से नहीं। जो व्यवसाय इस कदम को गंभीरता से लेते हैं वे शायद ही कभी अपने फ़ोन सिस्टम की वास्तविक लागत से आश्चर्यचकित होते हैं, चाहे वे कोई भी विकल्प चुनें।
निष्कर्ष
पारंपरिक पीबीएक्स पर स्टिकर की कीमत शायद ही कभी पूरी कहानी बताती है। न ही किसी क्लाउड प्रदाता से कट-रेट मासिक उद्धरण मिलता है जो समर्थन में कंजूसी करता है। एक निष्पक्ष यूसीएएएस बनाम पारंपरिक पीबीएक्स तुलना में हार्डवेयर रिफ्रेश, स्टाफिंग और रखरखाव सौदों की गणना करनी होती है। इसमें यह भी ध्यान रखना होगा कि किसी व्यवसाय के बढ़ने या सिकुड़ने पर प्रत्येक विकल्प का पैमाना कितना अच्छा है। किसी भी चीज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले पूरे पांच साल का गणित लगा लें। सही चयन आमतौर पर अपने आप ही स्पष्ट हो जाता है।
पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या UCaaS हमेशा पारंपरिक PBX से सस्ता होता है?
हमेशा सामने नहीं. लेकिन कई वर्षों में स्वामित्व की कुल लागत आमतौर पर UCaaS के पक्ष में होती है। एक बार जब आप रखरखाव, स्टाफिंग और हार्डवेयर रिफ्रेश लागत की गणना कर लेते हैं।
पारंपरिक पीबीएक्स में अक्सर कौन सी छिपी हुई लागतें होती हैं?
फ़र्मवेयर अपडेट, हर पांच से आठ साल में हार्डवेयर रिफ्रेश, समर्पित आईटी स्टाफिंग और भौतिक मरम्मत सबसे आम तौर पर छूटे हुए खर्च हैं।
एक सामान्य पीबीएक्स हार्डवेयर रिफ्रेश चक्र कितने समय तक चलता है?
एक बार जब विक्रेता पुराने गियर का समर्थन करना बंद कर देते हैं, तो अधिकांश ऑन-साइट सिस्टम को हर पांच से आठ साल में वास्तविक हार्डवेयर रिफ्रेश की आवश्यकता होती है।
क्या PBX से UCaaS पर स्विच करने के लिए नए फ़ोन की आवश्यकता है?
हमेशा नहीं। कई यूसीएएएस प्लेटफ़ॉर्म आपके पास पहले से मौजूद डेस्क फ़ोन या ऐप्स के साथ काम करते हैं। इससे स्विच करने के लिए आवश्यक हार्डवेयर लागत में कटौती होती है।
क्या पारंपरिक पीबीएक्स कभी भी बेहतर विकल्प है?
हाँ। यह उन कंपनियों के लिए सच है जिनके पास कमजोर इंटरनेट पहुंच, सख्त ऑन-साइट डेटा नियम या हाल ही में खरीदे गए हार्डवेयर हैं जिनकी जीवन अवधि अभी भी बाकी है।
किसी व्यवसाय को अपना UCaaS बनाम पारंपरिक PBX तुलना कैसे चलानी चाहिए?
दोनों विकल्पों के लिए वास्तविक पांच साल की अवधि में हार्डवेयर, इंस्टॉल, रखरखाव, स्टाफिंग और मासिक लागत जोड़ें। केवल पहली कीमत की जाँच न करें.
UCaaS बनाम पारंपरिक PBX तुलना में सही होने के लिए सबसे बड़ी संख्या क्या है?
हार्डवेयर रिफ्रेश चक्र आमतौर पर सबसे कम आंका जाने वाला आंकड़ा है। कई कंपनियां हर पांच से आठ साल में ऑन-साइट गियर बदलने की योजना बनाना भूल जाती हैं।
