यूसीएएएस एकीकरण जो वास्तव में समय बचाता है: सीआरएम, हेल्पडेस्क और कैलेंडर सिंक

परिचय

एक विक्रय प्रतिनिधि का चित्र लें जिसने अभी-अभी कॉल समाप्त की है। अब वह सीआरएम में नोट्स टाइप करती है। इसमें चार मिनट लगते हैं. फिर वह खुले टिकटों के लिए हेल्पडेस्क टैब की जाँच करती है। फिर वह अगले खुले स्लॉट के लिए एक कैलेंडर ऐप की जांच करती है। अब उन चार मिनटों को टीम द्वारा एक दिन में की जाने वाली प्रत्येक कॉल से गुणा करें। बर्बाद किया गया समय तेजी से वास्तविक धन में बदल जाता है। सही UCaaS एकीकरण उस घर्षण को दूर करता है। गलत लोग व्यस्तता को कहीं और ले जाते हैं।

UCaaS एकीकरण सुविधाओं की सूची से अधिक क्यों मायने रखता है

अधिकांश खरीदार सुविधाओं की गिनती के आधार पर यूसीएएएस प्लेटफार्मों की तुलना करते हैं। कितनी पंक्तियाँ? कितने एक्सटेंशन? क्या इसमें वीडियो कॉल है? वह दृष्टिकोण मुद्दे से चूक जाता है। वास्तविक समय की बचत इस बात से होती है कि कोई प्लेटफ़ॉर्म किसी टीम द्वारा पहले से उपयोग किए जाने वाले टूल से कितनी अच्छी तरह लिंक करता है। वे किसी एकल स्टैंड-अलोन सुविधा से नहीं आते हैं।

ख़राब UCaaS सेटअप से वह काम बनता है जिसे लोग "स्विवेल चेयर" कहते हैं। एक स्टाफ सदस्य को हाथ से डेटा को एक स्क्रीन से दूसरी स्क्रीन पर कॉपी करना होता है। सिस्टम एक-दूसरे से बात ही नहीं करते। अच्छे UCaaS एकीकरण से नकल हमेशा के लिए समाप्त हो जाती है। वे पृष्ठभूमि में कॉल डेटा, टिकट और कैलेंडर ईवेंट सिंक करते हैं। किसी को उंगली नहीं उठानी पड़ेगी.

तीन लिंक सर्वोच्च प्राथमिकता के पात्र हैं: एक सीआरएम, एक हेल्पडेस्क और एक कैलेंडर टूल। ये वे उपकरण हैं जिनका अधिकांश टीमें दिन में दर्जनों बार उपयोग करती हैं। इन तीन UCaaS एकीकरणों को ठीक से प्राप्त करें। आप किसी व्यवसाय द्वारा किसी नए प्लेटफ़ॉर्म से देखी गई अधिकांश समय की बचत को कैप्चर करेंगे।

सीआरएम एकीकरण: प्रत्येक कॉल को लॉग डेटा में बदलना

एक ठोस सीआरएम एकीकरण कॉल को लॉग करता है। यह अवधि भी लॉग करता है। यह अक्सर एक रिकॉर्डिंग या प्रतिलेख जोड़ता है। कॉल समाप्त होते ही वह सब सही संपर्क रिकॉर्ड पर आ जाता है। यह एक बदलाव कई बिक्री टीमों के लिए कॉल के बाद के काम में लगने वाले सबसे बड़े समय की बर्बादी को दूर कर देता है। इसके बिना, प्रतिनिधि प्रति कॉल हाथ से नोट्स टाइप करने में कई मिनट बिताते हैं।

सर्वोत्तम सीआरएम सेटअप लॉग कॉल से कहीं अधिक कार्य करते हैं। वे संपर्क डेटा को कॉल स्क्रीन में ही खींच लेते हैं। प्रतिनिधि कॉल आते ही डील हिस्ट्री देख लेता है। अब कॉल के बीच में किसी को देखने के लिए झंझट की जरूरत नहीं है। रोज़पर का हबस्पॉट एकीकरण पेज यूसीएएएस प्लेटफॉर्म से अपेक्षित देशी, दो-तरफा सिंक दिखाता है। किसी फीचर पेज पर किसी ब्रांड के नाम की तुलना में एडमिन का समय कम करने में अधिक समय लगता है।

क्लिक-टू-डायल जांच के लायक एक और विवरण है। क्या कोई प्रतिनिधि सीधे सीआरएम संपर्क रिकॉर्ड से कॉल शुरू कर सकता है? या फिर उन्हें नंबर हाथ से टाइप करना होगा? एक क्लिक व्यस्त दिन की दर्जनों छोटी-छोटी हिचकियाँ दूर कर देता है।

हेल्पडेस्क एकीकरण: कम टैब, तेज़ समाधान

बिक्री टीमों की तुलना में सहायता टीमें अलग तरीके से समय बर्बाद करती हैं। वे प्रत्येक कॉल के बाद नोट्स टाइप नहीं करते हैं। इसके बजाय, वे टैब स्विच करते हैं। एजेंट फ़ोन सिस्टम और एक अलग हेल्पडेस्क टूल के बीच कूदते हैं। वे कॉल से पहले, उसके दौरान और बाद में टिकट इतिहास की जाँच करते हैं।

कॉल कनेक्ट होते ही एक टाइट हेल्पडेस्क लिंक ग्राहक के खुले टिकट दिखाता है। नमस्ते कहने से पहले ही एजेंट के पास संदर्भ होता है। इससे एजेंट को कॉल स्क्रीन से ही टिकट बनाने या अपडेट करने की सुविधा भी मिलनी चाहिए। कोई अलग टैब नहीं. अभी जो हुआ उसे लॉग करने के लिए टाइपिंग का दूसरा दौर नहीं।

इस प्रकार का लिंक स्थापित हो जाने पर प्रतिक्रिया समय में सुधार होता है। एजेंट तथ्यों की तलाश में कम समय बिताते हैं। वे वास्तविक समस्या को ठीक करने में अधिक समय व्यतीत करते हैं।

जब आप हेल्पडेस्क-केंद्रित यूसीएएएस एकीकरण की जांच करते हैं, तो एक स्पष्ट प्रश्न पूछें। क्या टिकट अपडेट अपने आप कॉल प्लेटफ़ॉर्म पर वापस आ जाते हैं? न केवल प्लेटफ़ॉर्म से हेल्पडेस्क तक, बल्कि दोनों तरीकों से। यह दो-तरफ़ा प्रवाह एक एजेंट को हर बार किसी ग्राहक द्वारा किसी पुराने मुद्दे के बारे में कॉल करने पर दूसरा टैब खोलने से बचाता है।

कैलेंडर सिंक: डबल-बुक की गई बैठकों को समाप्त करना

कैलेंडर समन्वयन तीनों उपकरणों में सबसे सरल लगता है। लेकिन यह एक सामान्य, अजीब गलती को रोकता है। वह गलती है एक ग्राहक की डबल बुकिंग करना। ऐसा तब होता है जब दो उपकरण समान ओपन-स्लॉट डेटा साझा नहीं करते हैं। वास्तविक कैलेंडर सिंक वाला UCaaS प्लेटफ़ॉर्म पहले लाइव उपलब्धता की जाँच करता है। यह किसी भी मीटिंग की पुष्टि करने से पहले ऐसा करता है। यह ईमेल, बुकिंग लिंक या फ़ोन कॉल के लिए उसी तरह काम करता है।

अच्छा कैलेंडर सिंक टकराव रोकने के अलावा और भी बहुत कुछ करता है। यह मीटिंग अनुस्मारक और पुस्तकों के फॉलो-अप भी स्वयं भेजता है। यह आगे-पीछे होने वाले ईमेल को समाप्त कर देता है, जिसे आमतौर पर एक समय में लॉक करने में लगता है।

जब कंपनियां यूसीएएएस एकीकरण का मूल्यांकन करती हैं तो कैलेंडर सिंक को शायद ही कभी सीआरएम या हेल्पडेस्क लिंक के समान नोटिस मिलता है। लेकिन दैनिक समय का लाभ उतनी ही तेजी से बढ़ता है। ऐसा तब होता है जब कोई टीम मीटिंग की पुष्टि करने से पहले दो या तीन कैलेंडरों को हाथ से जांचना बंद कर देती है।

सामान्य एकीकरण गलतियाँ जो उस समय को बर्बाद करती हैं जिसे आप बचाने की कोशिश कर रहे हैं

सबसे आम ग़लती यह है: एक टीम यह मान लेती है कि एक लिंक केवल इसलिए मौजूद है क्योंकि एक विक्रेता अपनी साइट पर सीआरएम या हेल्पडेस्क का नाम सूचीबद्ध करता है। कई "एकीकरण" एकतरफा डेटा निर्यात के रूप में सामने आते हैं। वे सच्चे दोतरफा समन्वयन नहीं हैं। इसका मतलब है कि किसी को अभी भी सिस्टम के बीच डेटा का हाथ से मिलान करना होगा।

एक और बार-बार होने वाली गलती यह है: प्रतिबद्ध होने से पहले अपने स्वयं के सीआरएम या हेल्पडेस्क के साथ वास्तविक परीक्षण को छोड़ देना। जेनेरिक डेमो शायद ही कभी वे अंतराल दिखाते हैं जो वास्तविक ग्राहक डेटा और दैनिक वर्कफ़्लो चित्र में प्रवेश करने के बाद दिखाई देते हैं।

कई बार टीमें ओवर-कनेक्ट भी हो जाती हैं। वे हर उस टूल को लिंक करते हैं जो वे कर सकते हैं, भले ही कोई भी परिणामी डेटा का उपयोग करता हो या नहीं। वह आदत किसी सिस्टम को धीमा कर सकती है। यह जितना बचाता है उससे अधिक सेटअप कार्य जोड़ सकता है। उन दो या तीन लिंक से शुरुआत करें जो वास्तविक दैनिक समस्या का समाधान करते हैं।

यह आपके UCaaS एकीकरणों को हर छह महीने में दोबारा देखने का भी लाभ देता है। टीमें अक्सर नए CRM फ़ील्ड, नए हेल्पडेस्क टैग या नए कैलेंडर टूल जोड़ती हैं। लेकिन वे यह देखने के लिए शायद ही कभी दोबारा जांच करते हैं कि क्या पुराना सिंक सेटअप अभी भी वह सब कुछ कवर करता है जो मायने रखता है।

जहां रोज़पर एक कनेक्टेड कम्युनिकेशंस स्टैक में फिट बैठता है

Rozper इसी सटीक समस्या के इर्द-गिर्द अपना प्लेटफ़ॉर्म बनाता है। यह देता है स्थानीय और आभासी संख्याएँ 150+ देशों में। यह सीआरएम, हेल्पडेस्क और कैलेंडर लिंक को भी मूल रखता है। उन पर किसी तृतीय-पक्ष परत के माध्यम से बोल्ट नहीं लगाया गया है। यह शैली काम करने का सच्चा मानव-प्रथम तरीका दिखाती है, न कि स्व-सेवा ऐड-ऑन। सहायक कर्मचारी वास्तविक लिंक स्थापित करने में मदद कर सकते हैं। वे ग्राहकों को केवल सामान्य सहायता पृष्ठ की ओर संकेत नहीं करते हैं।

99.999% अपटाइम केवल कॉल ही नहीं बल्कि पूरे प्लेटफ़ॉर्म को कवर करता है। इसलिए व्यवसाय के सीआरएम, हेल्पडेस्क और कैलेंडर को जोड़ने वाले यूसीएएएस एकीकरण ठोस बने रहते हैं। यह चरम कॉल समय पर भी सच है, जब कमजोर सिस्टम टूटने लगते हैं।

खरीदने से पहले एकीकरण गहराई का मूल्यांकन करना

किसी भी सौदे पर हस्ताक्षर करने से पहले, विक्रेता से लाइव डेमो के लिए पूछें। अपने स्वयं के सीआरएम और हेल्पडेस्क खातों का उपयोग करें। सामान्य सैंडबॉक्स सेटअप छोड़ें. पूछें कि क्या डेटा दोनों तरीकों से सिंक होता है। पूछें कि यह कितनी बार अपडेट होता है. पूछें कि यदि कोई कनेक्टेड सिस्टम बंद हो जाए तो क्या होगा। एकीकरण कैसे काम करता है, इसके लिए जैपियर की मार्गदर्शिका एक आसान प्राइमर है. यह एक उथले, एक-तरफ़ा लिंक और एक सच्चे, दो-तरफ़ा सिंक के बीच के अंतर को समझाता है।

यह भी पूछें कि सेटअप कौन संभालता है। कुछ प्लेटफ़ॉर्म आपको बस एक एपीआई कुंजी और एक मैनुअल सौंप देते हैं। अन्य लोग इसे सही तरीके से स्थापित करने के लिए एक वास्तविक व्यक्ति को नियुक्त करते हैं, जो उन टीमों के लिए मायने रखता है जिनके पास अपना कोई तकनीकी कर्मचारी नहीं है।

उसी सीआरएम या हेल्पडेस्क पर वास्तविक ग्राहकों से संदर्भ मांगें जिसका उपयोग आपकी टीम करती है। एक विक्रेता का UCaaS एकीकरण एक प्लेटफ़ॉर्म के साथ बहुत अच्छा काम कर सकता है और दूसरे के साथ केवल आधा ही काम कर सकता है, भले ही दोनों एक ही अनुकूलता सूची में हों।

निष्कर्ष

UCaaS एकीकरण से समय की बचत गहराई से होती है। वे मूल्य निर्धारण पृष्ठ पर ऐप नामों की लंबी सूची से नहीं आते हैं। तीन लिंक हर दिन एक टीम को वास्तविक समय वापस देते हैं। CRM सिंक मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को समाप्त करता है। हेल्पडेस्क एकीकरण संदर्भ को अपने आप सामने लाता है। कैलेंडर सिंक डबल-बुकिंग बंद कर देता है। प्रतिबद्ध होने से पहले प्रत्येक को अपने उपकरणों से परीक्षण करें। जो मंच वास्तव में समय बचाता है वह तेजी से अपनी पहचान बनाएगा।