यूसीएएएस क्रेता गाइड: फ़ोन सिस्टम स्विच करने से पहले क्या देखें

परिचय

क्या आप अभी भी अपना व्यवसाय पुराने फ़ोन सिस्टम पर चला रहे हैं? शायद यह एक कार्यालय और कुछ डेस्क फोन के लिए बनाया गया था। यह मार्गदर्शिका आपके आगे आने वाली चीज़ों के लिए खरीदारी करने के तरीके को बदल देगी। UCaaS में जाना केवल एक तकनीकी उन्नयन नहीं है। यह एक ऐसा विकल्प है जो हर टीम को प्रभावित करता है। यह किसी भी व्यक्ति को प्रभावित करता है जो कॉल उठाता है, मीटिंग में शामिल होता है, या ग्राहक को टेक्स्ट करता है। किसी नए प्रदाता के साथ हस्ताक्षर करने से पहले, जानें कि क्या चीज़ किसी प्लेटफ़ॉर्म को वास्तव में मजबूत बनाती है। कुछ प्लेटफ़ॉर्म बिक्री डेमो में अच्छे दिखते हैं। आप उससे भी अधिक चाहते हैं.

क्यों इतनी सारी टीमें अपने फ़ोन सिस्टम पर पुनर्विचार कर रही हैं?

हाइब्रिड और रिमोट कार्य ने टीमों को उनके टूल से जो चाहिए वह बदल दिया। एक डेस्क से बंधा हुआ फ़ोन अब अधिकांश टीमों के काम करने के तरीके के लिए उपयुक्त नहीं रह गया है। यह अंतर ही मुख्य कारण है जिससे कंपनियां UCaaS पर ध्यान देना शुरू करती हैं। एक दशक से अधिक समय से पुराने पीबीएक्स हार्डवेयर से दूरी बढ़ी है। इसमें धीमा होने का कोई संकेत नहीं दिख रहा है।

बाजार इसका समर्थन करता है। विश्लेषकों ने वर्षों से क्लाउड खर्च में मजबूत वृद्धि पर नज़र रखी है। व्यवसाय एक साथ काम करने के लिए ध्वनि, वीडियो, चैट और सहायता उपकरण चाहते हैं। वे अलग-अलग विक्रेताओं से अलग-अलग उपकरण नहीं चाहते हैं। एक अच्छी तरह से निर्मित यूसीएएएस प्लेटफॉर्म आपको यही देना चाहिए।

विश्वसनीयता और अपटाइम आपकी चेकलिस्ट में सबसे ऊपर होना चाहिए

सुविधाओं की तुलना करने से पहले, अपटाइम पर ध्यान दें। काम के घंटों के दौरान बंद हो जाने वाला फ़ोन सिस्टम वास्तव में नुकसान पहुंचाता है। यह सिर्फ कर्मचारियों के लिए परेशानी की बात नहीं है। इसमें वास्तविक पैसा खर्च होता है। कॉल ड्रॉप होते ही भरोसे को ठेस पहुंचती है। किसी भी अच्छे विक्रेता को एक स्पष्ट अपटाइम नंबर साझा करना चाहिए। "उच्च उपलब्धता" जैसे नरम वाक्यांशों से सावधान रहें जिनके पीछे कोई वास्तविक आंकड़ा नहीं है।

प्रदाताओं से पूछें कि वे किसी क्षेत्र में बिजली कटौती से कैसे निपटते हैं। क्या वे बैकअप डेटा केंद्र चलाते हैं? यदि वे अपने वादे से चूक जाते हैं तो उनका आप पर क्या एहसान है? एक मजबूत यूसीएएएस प्रदाता इन तीनों का आसानी से जवाब देगा। यहां अस्पष्ट उत्तर एक बड़ा चेतावनी संकेत हैं।

यह भी पूछें कि फ़ेलओवर वास्तव में कैसे काम करता है। कुछ प्रदाताओं को किसी समस्या को नोटिस करने और कॉल को दोबारा रूट करने में थोड़ा समय लगता है। अन्य लोग सेकंडों में बदल जाते हैं। वह अंतर बिक्री पिच में शायद ही कभी दिखाई देता है। लेकिन पहली बार आउटेज आने पर यह बहुत मायने रखता है।

पूछें कि एक प्रदाता नियोजित रखरखाव को कैसे संभालता है। यदि अच्छी तरह से योजना नहीं बनाई गई तो छोटे-छोटे अपडेट भी सेवा को बाधित कर सकते हैं। यदि कोई रखरखाव लॉग या पिछली घटना का रिकॉर्ड मौजूद है तो उससे पूछें। वह रिकॉर्ड अक्सर आपको किसी भी बिक्री पृष्ठ से कहीं अधिक बताता है।

आवाज से परे देखें: मैसेजिंग, वीडियो और एकीकरण

सर्वोत्तम UCaaS प्लेटफ़ॉर्म केवल कॉल के अलावा और भी बहुत कुछ प्रदान करते हैं। चैट, वीडियो मीटिंग, टेक्स्टिंग और फैक्स एक ही लॉगिन के अंतर्गत रहना चाहिए। आपको अतिरिक्त टूल या अस्त-व्यस्त समाधान की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। यदि कोई प्रदाता चैट या वीडियो को बाद का विचार मानता है, तो यह एक खतरे का संकेत है। इसका मतलब है कि प्लेटफ़ॉर्म को एक सच्चे सिस्टम के रूप में काम करने के लिए नहीं बनाया गया था।

एकीकरणों पर भी बारीकी से नज़र डालें। आपके फ़ोन सिस्टम को CRM, हेल्प डेस्क और आपकी टीम द्वारा पहले से उपयोग किए जाने वाले बुकिंग टूल से लिंक होना चाहिए। केवल कॉल लॉग करने के लिए आपको अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। रोज़पर का बिजनेस फ़ोन सिस्टम पेज किसी भी मजबूत क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म से अपेक्षित गहरे, अंतर्निहित लिंक दिखाता है।

मोबाइल ऐप्स डेस्कटॉप टूल जितने ही मायने रखते हैं। फील्ड स्टाफ, बिक्री प्रतिनिधि और यात्रा करने वाले नेताओं को अपने फोन पर कॉल की गुणवत्ता उसी तरह की आवश्यकता होती है जैसी उन्हें अपने डेस्क पर मिलती है। कई प्लेटफ़ॉर्म अभी भी अपने मोबाइल ऐप को बाद का विचार मानते हैं।

पूछें कि क्या मोबाइल ऐप में पूर्ण कॉल ट्रांसफर, वॉइसमेल-टू-टेक्स्ट और टीम स्टेटस अपडेट हैं। केवल सादा डायलिंग से समझौता न करें। कुछ विक्रेता अधिक महंगे प्लान के लिए अपनी सर्वोत्तम मोबाइल सुविधाएँ सहेजते हैं। जांचें कि आपके द्वारा देखी जाने वाली प्रत्येक योजना समान मूल सुविधाएँ प्रदान करती है।

वैश्विक पहुंच और स्केलेबिलिटी के बारे में पूछे जाने वाले प्रश्न

यदि आप अपने देश के बाहर ग्राहकों को सेवा प्रदान करते हैं, या जल्द ही करने की योजना बना रहे हैं, तो पूछें कि प्रदाता किन देशों को स्थानीय नंबरों से कवर करता है। पता लगाएं कि क्या उनके वाहक लिंक सीधे चलते हैं या पुनर्विक्रय नेटवर्क के माध्यम से चलते हैं। यह अंतर अधिकांश खरीदारों की अपेक्षा से अधिक कॉल गुणवत्ता और कीमत दोनों को प्रभावित कर सकता है।

विदेश में कॉल की गुणवत्ता अक्सर स्थानीय कॉल की गुणवत्ता की तुलना में विक्रेताओं के बीच अधिक भिन्न होती है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि कॉल आने से पहले नेटवर्क के बीच कितने हॉप्स लगते हैं। आपके लक्षित देशों में सीधे लिंक वाला प्रदाता अक्सर क्षमता को फिर से बेचने वाले को हरा देगा। यह तब भी सत्य है जब दोनों मानचित्र पर समान देशों को सूचीबद्ध करते हों।

विकास मायने रखता है भले ही आपने कभी वैश्विक स्तर पर जाने की योजना नहीं बनाई हो। एक अच्छे प्रदाता को आपको एक बिलिंग चक्र के भीतर सीटें जोड़ने या घटाने की सुविधा देनी चाहिए। हर बार जब आपकी कुल संख्या में थोड़ा बदलाव होता है तो आपको एक नए सौदे की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए। पूछें कि जैसे-जैसे आप दस सीटों से सौ तक बढ़ते हैं तो लागत कैसे बदलती है। कुछ विक्रेता आपको अपेक्षित छूट देने के बजाय चुपचाप प्रति-सीट लागत उच्च स्तर पर बढ़ा देते हैं।

UCaaS प्लेटफ़ॉर्म स्विच करते समय व्यवसाय द्वारा की जाने वाली सामान्य गलतियाँ

सबसे बड़ी गलती केवल कीमत के आधार पर प्रदाता चुनना है। कई खरीदार अपने वास्तविक नेटवर्क पर कॉल गुणवत्ता का परीक्षण करना छोड़ देते हैं। एक सस्ता प्लान जो क्लाइंट पिच के दौरान कॉल ड्रॉप करता है उसकी लागत बचत से कहीं अधिक होती है। प्रतिबद्ध होने से पहले हमेशा अपने कार्यालय नेटवर्क पर एक परीक्षण अवधि चलाएं।

एक और आम चूक चाल समयरेखा में तेजी लाना है। पुराने नंबरों को पोर्ट करने, कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और कॉल रूटिंग सेट करने में अधिकांश विक्रेताओं की तुलना में अधिक समय लगता है। पूरी तरह से स्विच करने की योजना बनाने से पहले अतिरिक्त बफर समय बनाएं। अपनी पुरानी लाइनों को तब तक चालू रखें जब तक कि नया सेटअप वास्तविक ट्रैफ़िक के अंतर्गत स्वयं को साबित न कर दे।

रोज़पर यहां एक अलग रास्ता अपनाता है। यह स्थापित हो जाता है स्थानीय और आभासी संख्याएँ 150 से अधिक देशों में. यह 99.999% अपटाइम और वास्तविक मानव समर्थन के साथ इसका समर्थन करता है, न कि केवल एक चैट बॉट के साथ। वह मिश्रण आपकी सूची में किसी भी अन्य प्रदाता के मुकाबले तौलने लायक है। प्रत्येक UCaaS प्लेटफ़ॉर्म स्पष्ट प्रकाशित संख्या के साथ अपने अपटाइम दावों का समर्थन नहीं करता है।

किसी विक्रेता के मौजूदा ग्राहकों के साथ कॉल छोड़ना एक और गलती है। एक बिक्री टीम हमेशा अपने प्लेटफ़ॉर्म को सर्वोत्तम रोशनी में रंगेगी। लेकिन आपके क्षेत्र के वास्तविक ग्राहक के साथ एक छोटी सी कॉल अक्सर उन समस्याओं का खुलासा करती है जो डेमो कभी नहीं दिखाता है।

विक्रेता समर्थन और अनुबंध शर्तों का मूल्यांकन

जब चीजें टूटती हैं तो समर्थन गुणवत्ता सबसे ज्यादा मायने रखती है। इससे आपके हस्ताक्षर करने से पहले निर्णय लेना सबसे कठिन चीजों में से एक बन जाता है। पूछें कि अत्यावश्यक मुद्दों के लिए कौन से चैनल मौजूद हैं। पूछें कि वे लिखित में किस प्रतिक्रिया समय का वादा करते हैं। पता करें कि सहायक कर्मचारी विक्रेता के लिए काम करते हैं या किसी बाहरी फर्म के लिए। एकीकृत संचार प्लेटफार्मों का TechTarget का अवलोकन शुरू करने के लिए एक ठोस जगह है. यह बताता है कि क्षेत्र को कैसे परिभाषित किया गया है और खरीदारों को मानक के रूप में क्या अपेक्षा करनी चाहिए।

अनुबंध की शर्तें उतनी ही ध्यान देने योग्य हैं जितनी तकनीक की। ऑटो-नवीनीकरण खंड और शीघ्र निकास शुल्क पर बारीकी से नज़र डालें। जांचें कि क्या मूल्य निर्धारण पूरी अवधि के लिए लॉक रहता है या हर साल बढ़ता है। यदि आप अभी भी किसी विक्रेता के बारे में अनिश्चित हैं तो एक मासिक योजना, थोड़ी अधिक लागत पर भी, स्वतंत्रता के लायक हो सकती है।

निष्कर्ष

सही UCaaS प्लेटफ़ॉर्म चुनने का मतलब दावों का परीक्षण करना है, न कि बिक्री प्रतिलिपि पर भरोसा करना। इसमें अपटाइम, एकीकरण गहराई, समर्थन गति और अनुबंध की शर्तें शामिल हैं। जो कंपनियाँ अपने स्विच से खुश होती हैं, उन्होंने लगभग हमेशा एक वास्तविक परीक्षण चलाया। उन्होंने फेलओवर और ग्रोथ के बारे में तीखे सवाल पूछे। उन्होंने पहले वास्तविक ग्राहकों से बात की। समय को सामने रखें. आपके द्वारा चुना गया प्लेटफ़ॉर्म आपके व्यवसाय के साथ बढ़ना चाहिए, उसे रोकना नहीं चाहिए।