giriiş
Bir aramayı yeni bitirmiş bir satış temsilcisini hayal edin. Artık notlarını bir CRM'ye yazıyor. Bu dört dakika sürer. Daha sonra açık biletler için yardım masası sekmesini kontrol ediyor. Daha sonra bir sonraki açık zaman dilimi için takvim uygulamasını kontrol ediyor. Şimdi bu dört dakikayı ekibin gün içinde aldığı her çağrıyla çarpın. Boşa harcanan zaman hızla gerçek paraya dönüşür. Doğru UCaaS entegrasyonları bu sürtünmeyi ortadan kaldırır. Yanlış olanlar yoğun işi başka bir yere taşır.
UCaaS Entegrasyonları Neden Özellikler Listesinden Daha Önemli?
Çoğu alıcı, UCaaS platformlarını özellikleri sayarak karşılaştırır. Kaç satır? Kaç uzantı? Video görüşmeleri var mı? Bu yaklaşım asıl noktayı kaçırıyor. Gerçek zamanlı tasarruflar, platformun ekibin hâlihazırda kullandığı araçlara ne kadar iyi bağlandığından kaynaklanır. Tek başına herhangi bir özellikten gelmiyorlar.
Zayıf UCaaS kurulumları, insanların "döner sandalye" dediği işi yaratıyor. Bir personelin verileri bir ekrandan diğerine elle kopyalaması gerekir. Sistemler birbirleriyle konuşmuyor. İyi UCaaS entegrasyonları bu kopyalamaya tamamen son verir. Arka planda çağrı verilerini, biletleri ve takvim etkinliklerini senkronize ederler. Kimsenin parmağını kaldırmasına gerek yok.
Üç bağlantı en büyük önceliği hak ediyor: CRM, yardım masası ve takvim aracı. Bunlar çoğu ekibin günde onlarca kez kullandığı araçlardır. Bu üç UCaaS entegrasyonunu doğru şekilde edinin. Bir işletmenin göreceği zaman tasarrufunun çoğunu yeni bir platformdan elde edeceksiniz.
CRM Entegrasyonu: Her Aramayı Günlüğe Kaydedilen Verilere Dönüştürme
Sağlam bir CRM entegrasyonu çağrıyı günlüğe kaydeder. Süreyi de günlüğe kaydeder. Genellikle bir kayıt veya transkript ekler. Tüm bunlar, bir çağrı sona erdiği anda doğru kişi kaydına aktarılır. Bu tek değişiklik, birçok satış ekibi için çağrı sonrası çalışmalarda yaşanan en büyük zaman kaybını ortadan kaldırıyor. Bu olmadan, temsilciler her aramada notları elle yazmak için birkaç dakika harcarlar.
En iyi CRM kurulumları çağrıları kaydetmekten daha fazlasını yapar. Ayrıca kişi verilerini arama ekranına da çekerler. Bir temsilci, bir çağrı geldiği anda anlaşma geçmişini görür. Artık görüşmenin ortasında birini aramak için çabalamanıza gerek yok. Rozper'ın HubSpot entegrasyonu sayfa bir UCaaS platformundan beklenecek yerel, iki yönlü senkronizasyon türünü gösterir. Yönetici süresini kısaltmak, özellikler sayfasında bir marka adından daha fazlasını gerektirir.
Tıkla ve çevir, kontrol edilmeye değer başka bir ayrıntıdır. Bir temsilci doğrudan CRM kişi kaydından çağrı başlatabilir mi? Yoksa numarayı elle mi yazmaları gerekiyor? Yoğun bir gün boyunca tek bir tıklamayla düzinelerce küçük hıçkırık ortadan kalkar.
Yardım Masası Entegrasyonu: Daha Az Sekme, Daha Hızlı Çözümler
Destek ekipleri, satış ekiplerinden farklı şekilde zaman kaybederler. Her aramadan sonra not yazmıyorlar. Bunun yerine sekmeleri değiştirirler. Temsilciler telefon sistemi ile ayrı bir yardım masası aracı arasında geçiş yapar. Arama öncesinde, sırasında ve sonrasında bilet geçmişini kontrol ederler.
Sıkı bir yardım masası bağlantısı, çağrı bağlandığı anda müşterinin açık çağrılarını gösterir. Temsilci daha merhaba bile demeden bağlamı zaten biliyor. Ayrıca bir temsilcinin doğrudan arama ekranından bilet oluşturmasına veya güncellemesine olanak tanımalıdır. Ayrı bir sekme yok. Az önce olanları günlüğe kaydetmek için ikinci bir yazma turu yok.
Bu tür bir bağlantı kurulduğunda yanıt süreleri iyileşme eğilimindedir. Ajanlar gerçekleri aramak için daha az zaman harcıyorlar. Asıl sorunu çözmek için daha fazla zaman harcıyorlar.
Yardım masası odaklı UCaaS entegrasyonlarını kontrol ederken net bir soru sorun. Bilet güncellemeleri çağrı platformuna kendi kendine geri dönüyor mu? Yalnızca platformdan yardım masasına değil, her iki yönde de. Bu iki yönlü akış, bir müşteri eski bir sorunla ilgili olarak geri aradığında temsilciyi ikinci bir sekme açmaktan kurtaran şeydir.
Takvim Senkronizasyonu: Çifte Rezervasyonlu Toplantıların Ortadan Kaldırılması
Takvim senkronizasyonu, üç araçtan en basiti gibi görünüyor. Ancak yaygın ve garip bir hatayı durdurur. Bu hata bir müşteriye çift rezervasyon yapmaktır. Bu durum, iki aracın aynı açık slot verilerini paylaşmaması durumunda meydana gelir. Gerçek takvim senkronizasyonuna sahip bir UCaaS platformu öncelikle canlı kullanılabilirliği kontrol eder. Bunu herhangi bir toplantıyı onaylamadan önce yapar. E-posta, rezervasyon bağlantısı veya telefon görüşmesi için aynı şekilde çalışır.
İyi bir takvim senkronizasyonu, çatışmaları durdurmaktan daha fazlasını yapar. Ayrıca toplantı hatırlatmalarını ve kitap takiplerini kendi başına gönderir. Bu, normalde belirli bir süreyi kilitlemek için gereken ileri geri e-postaları ortadan kaldırır.
Firmalar UCaaS entegrasyonlarını değerlendirdiğinde takvim senkronizasyonu nadiren CRM veya yardım masası bağlantılarıyla aynı bildirimi alır. Ancak günlük zaman kazanımları da aynı hızla artıyor. Bu, ekip bir toplantıyı onaylamadan önce iki veya üç takvimi elle kontrol etmeyi bıraktığında gerçekleşir.
Tasarruf Etmeye Çalıştığınız Zamanı Boşa Harcayan Yaygın Entegrasyon Hataları
En yaygın hata şudur: Bir ekip, bir satıcının sitesinde bir CRM veya yardım masası adı listelemesi nedeniyle bir bağlantının var olduğunu varsayar. Pek çok "entegrasyon"un tek yönlü veri aktarımı olduğu ortaya çıktı. Bunlar gerçek iki yönlü senkronizasyon değildir. Bu, birisinin hâlâ sistemler arasındaki verileri elle eşleştirmesi gerektiği anlamına geliyor.
Sık karşılaşılan bir başka yanlış adım da şudur: taahhütte bulunmadan önce kendi CRM'niz veya yardım masanız ile gerçek bir denemeyi atlamak. Genel demolar, gerçek müşteri verileri ve günlük iş akışları resme girdiğinde ortaya çıkan boşlukları nadiren gösterir.
Ekipler ayrıca zaman zaman aşırı bağlantı kurar. Ortaya çıkan verileri herhangi biri kullansın ya da kullanmasın, ellerinden gelen her aracı birbirine bağlarlar. Bu alışkanlık sistemi yavaşlatabilir. Kaydettiğinden daha fazla kurulum işi ekleyebilir. Gerçek bir günlük sorunu çözen iki veya üç bağlantıyla başlayın.
Ayrıca her altı ayda bir UCaaS entegrasyonlarınızı yeniden ziyaret etmenin de karşılığını verir. Ekipler sıklıkla yeni CRM alanları, yeni yardım masası etiketleri veya yeni takvim araçları ekler. Ancak eski senkronizasyon kurulumunun hala önemli olan her şeyi kapsayıp kapsamadığını görmek için nadiren tekrar kontrol ediyorlar.
Rozper'ın Bağlantılı İletişim Yığınına Yerleştiği Yer
Rozper, platformunu tam olarak bu sorun etrafında oluşturuyor. Dışarı verir yerel ve sanal numaralar 150'den fazla ülkede. Ayrıca CRM, yardım masası ve takvim bağlantılarını yerel tutar. Bazı üçüncü taraf katmanları aracılığıyla cıvatalanmazlar. Bu tarz, self-servis bir eklentiyi değil, gerçek anlamda insan odaklı bir çalışma tarzını gösterir. Destek personeli gerçek bağlantıların kurulmasına yardımcı olabilir. Müşterileri yalnızca genel bir yardım sayfasına yönlendirmezler.
%99,999 çalışma süresi yalnızca aramaları değil tüm platformu kapsar. Böylece bir işletmenin CRM'sini, yardım masasını ve takvimini birbirine bağlayan UCaaS entegrasyonları sağlam kalır. Bu, daha zayıf sistemlerin bozulma eğiliminde olduğu yoğun çağrı zamanlarında bile geçerlidir.
Satın Almadan Önce Entegrasyon Derinliğini Değerlendirme
Herhangi bir anlaşmayı imzalamadan önce satıcıdan canlı bir demo isteyin. Kendi CRM ve yardım masası hesaplarınızı kullanın. Genel korumalı alan kurulumunu atlayın. Verilerin her iki yönde de senkronize edilip edilmediğini sorun. Ne sıklıkla güncellendiğini sorun. Bağlı bir sistem çökerse ne olacağını sorun. Zapier'in entegrasyonların nasıl çalıştığına dair kılavuzu kullanışlı bir astardır. Sığ, tek yönlü bir bağlantı ile gerçek, iki yönlü bir senkronizasyon arasındaki boşluğu açıklar.
Kurulumu kimin yaptığını da sorun. Bazı platformlar size yalnızca bir API anahtarı ve bir kılavuz verir. Diğerleri ise kurulumu doğru yapması için gerçek bir kişiyi görevlendirir; bu da kendi teknik personeli olmayan ekipler için önemlidir.
Ekibinizin kullandığı CRM veya yardım masasındaki gerçek müşterilerden referans isteyin. Bir satıcının UCaaS entegrasyonları, her ikisi de aynı uyumluluk listesinde yer alsa bile, bir platformda harika çalışırken diğerinde yalnızca yarı yolda çalışabilir.
Çözüm
UCaaS entegrasyonlarından elde edilen zaman tasarrufu derinlikten gelir. Fiyatlandırma sayfasındaki uzun bir uygulama adı listesinden gelmiyorlar. Üç bağlantı, bir takıma her gün gerçek zamanlı bilgi verir. CRM senkronizasyonu manuel veri girişini sonlandırır. Yardım masası entegrasyonu bağlamı kendi başına ortaya çıkarır. Takvim senkronizasyonu çifte rezervasyonu durdurur. Taahhüt etmeden önce her birini kendi araçlarınızla test edin. Gerçekten zamandan tasarruf sağlayan platform hızla kendini tanıtacaktır.
SSS
Bir satış ekibi için en değerli UCaaS entegrasyonu nedir?
CRM entegrasyonu, manuel çağrı kaydını ortadan kaldırdığı ve iletişim geçmişini otomatik olarak ortaya çıkardığı için satış ekipleri için en büyük zaman tasarrufunu sağlama eğilimindedir.
UCaaS entegrasyonları teknik kurulum gerektirir mi?
Temel bağlantılar genellikle basittir ancak CRM, yardım masası ve takvim arasındaki daha derin iki yönlü senkronizasyon, genellikle ilk yapılandırma sırasında satıcı desteğinden yararlanır.
UCaaS entegrasyonları herhangi bir CRM veya yardım masası platformuyla senkronize edilebilir mi?
Büyük CRM ve yardım masası platformlarının çoğu desteklenir, ancak bu desteğin derinliği önemli ölçüde değişiklik gösterir; bu nedenle, uyumluluğu varsaymadan önce iki yönlü senkronizasyonu onaylamaya değer.
UCaaS entegrasyonları müşteri desteği yanıt sürelerini nasıl iyileştirir?
Temsilciler, bir çağrı bağlandığında bilet geçmişini ve müşteri içeriğini otomatik olarak ortaya çıkararak, arama yapmaya daha az, sorunları çözmeye daha fazla zaman harcıyor.
Bir entegrasyonun gerçekte iki yönlü olmadığını gösteren yaygın uyarı işareti nedir?
Veriler yalnızca tek yönde akıyorsa (örneğin, çağrıların bir CRM'de oturum açması ancak CRM verilerinin çağrı arayüzünde hiçbir zaman görünmemesi gibi), entegrasyon muhtemelen yüzeyseldir.
Mevcut her aracı bir UCaaS platformuyla entegre etmeye değer mi?
Hayır. Gerçek bir günlük sorunu çözen iki veya üç entegrasyonla başlamak, genellikle olası tüm araçları aynı anda bağlamaktan daha iyi sonuç verir.
Bir işletme UCaaS entegrasyonlarını ne sıklıkla incelemelidir?
Yeni CRM alanları, yardım masası etiketleri veya takvim araçları zamanla orijinal kurulumla senkronizasyondan çıkabileceğinden her altı ayda bir makul bir aralıktır.
