giriiş
İşinizi hala eski bir telefon sistemiyle mi yürütüyorsunuz? Belki bir ofis ve birkaç masa telefonu için yapılmış olabilir. Bu kılavuz bundan sonra alışveriş yapma şeklinizi değiştirecek. UCaaS'a geçmek yalnızca bir teknoloji yükseltmesi değildir. Bu her takımı etkileyen bir seçimdir. Bir çağrıyı cevaplayan, bir toplantıya katılan veya bir müşteriye mesaj atan herkesi etkiler. Yeni bir sağlayıcıyla sözleşme imzalamadan önce, bir platformu gerçekten güçlü kılan şeyin ne olduğunu öğrenin. Bazı platformlar satış demosunda iyi görünür. Bundan fazlasını istiyorsun.
Neden Pek Çok Ekip Telefon Sistemlerini Yeniden Düşünüyor?
Hibrit ve uzaktan çalışma, ekiplerin araçlarından ihtiyaç duyduğu şeyleri değiştirdi. Bir masaya bağlı bir telefon artık çoğu ekibin bugünkü çalışma şekline uymuyor. Bu boşluk, firmaların UCaaS'a bakmaya başlamasının ana nedenidir. On yılı aşkın süredir eski PBX donanımlarından uzaklaşma eğilimi giderek artıyor. Yavaşlama belirtisi göstermiyor.
Piyasa da bunu destekliyor. Analistler yıllardır bulut harcamalarında güçlü bir büyüme izliyor. İşletmeler ses, video, sohbet ve destek araçlarının bir arada çalışmasını istiyor. Ayrı satıcılardan ayrı araçlar istemiyorlar. İyi oluşturulmuş bir UCaaS platformunun size sağlaması gereken şey budur.
Güvenilirlik ve Çalışma Süresi Kontrol Listenizin Başında Yer Almalıdır
Özellikleri karşılaştırmadan önce çalışma süresine iyice bakın. Çalışma saatleri sırasında kapanan bir telefon sistemi gerçekten zarar verir. Bu sadece personel için bir sorun değil. Gerçek paraya mal olur. Bir çağrı düştüğü anda güven zedelenir. İyi bir satıcının net bir çalışma süresi numarası paylaşması gerekir. Arkasında gerçek bir rakam bulunmayan "yüksek kullanılabilirlik" gibi yumuşak ifadelere dikkat edin.
Sağlayıcılara bir bölgedeki kesintileri nasıl ele aldıklarını sorun. Yedek veri merkezleri işletiyorlar mı? Sözlerini yerine getirmezlerse size ne borçlu olurlar? Güçlü bir UCaaS sağlayıcısı üçüne de kolaylıkla cevap verecektir. Buradaki belirsiz cevaplar büyük bir uyarı işaretidir.
Yük devretmenin gerçekte nasıl çalıştığını da sorun. Bazı sağlayıcıların bir sorunu fark etmesi ve aramaları yeniden yönlendirmesi biraz zaman alır. Diğerleri saniyeler içinde geçiş yapar. Bu boşluk nadiren satış konuşmasında ortaya çıkar. Ancak ilk kez bir kesinti yaşandığında bu çok önemlidir.
Bir sağlayıcının planlı bakımı da nasıl gerçekleştirdiğini sorun. Küçük güncellemeler bile iyi planlanmadığı takdirde hizmeti bozabilir. Bakım günlüğü veya varsa geçmiş olay kaydını isteyin. Bu kayıt size genellikle herhangi bir satış sayfasının anlatabileceğinden daha fazlasını anlatır.
Sesin Ötesine Bakın: Mesajlaşma, Video ve Entegrasyonlar
En iyi UCaaS platformları aramalardan daha fazlasını sunar. Sohbet, görüntülü toplantılar, mesajlaşma ve faks işlemleri tek bir oturum açma altında yürütülmelidir. Ekstra araçlara veya karmaşık geçici çözümlere ihtiyacınız olmamalıdır. Bir sağlayıcı sohbet veya videoyu sonradan akla gelen bir düşünce olarak ele alıyorsa, bu bir tehlike işaretidir. Bu, platformun tek bir gerçek sistem olarak çalışacak şekilde tasarlanmadığı anlamına gelir.
Entegrasyonlara da yakından bakın. Telefon sisteminiz, ekibinizin halihazırda kullandığı CRM, yardım masası ve rezervasyon araçlarına bağlanmalıdır. Sadece bir aramayı kaydetmek için ekstra bir yazılıma ihtiyacınız olmamalıdır. Rozper'ın iş telefonu sistemi Sayfa, herhangi bir güçlü bulut platformundan beklemeye değer derin, yerleşik bağlantı türlerini gösterir.
Mobil uygulamalar en az masaüstü araçları kadar önemlidir. Saha personeli, satış temsilcileri ve seyahat liderleri, masalarına oturduklarında telefonlarında da aynı görüşme kalitesine ihtiyaç duyuyorlar. Pek çok platform, mobil uygulamalarına hâlâ sonradan akla gelen bir düşünce olarak yaklaşıyor.
Mobil uygulamanın tam çağrı aktarımı, sesli mesajı metne aktarma ve ekip durumu güncellemeleri olup olmadığını sorun. Yalnızca düz aramayla yetinmeyin. Bazı satıcılar en iyi mobil özelliklerini daha pahalı planlar için saklıyor. Baktığınız her planın aynı temel özellikleri sunduğunu kontrol edin.
Küresel Erişim ve Ölçeklenebilirlik Hakkında Sorulacak Sorular
Kendi ülkeniz dışındaki müşterilere hizmet veriyorsanız veya yakın zamanda hizmet vermeyi planlıyorsanız, sağlayıcının yerel numaralarla hangi ülkeleri kapsadığını sorun. Operatör bağlantılarının doğrudan mı yoksa yeniden satılan ağlar üzerinden mi çalıştığını öğrenin. Bu boşluk, hem çağrı kalitesini hem de fiyatı çoğu alıcının beklediğinden daha fazla etkileyebilir.
Yurtdışındaki çağrı kalitesi genellikle satıcılar arasında yerel çağrı kalitesinden daha fazla farklılık gösterir. Bu, bir çağrının ulaşmadan önce ağlar arasında kaç kez atlayacağına bağlıdır. Hedef ülkelerinizde doğrudan bağlantılara sahip bir sağlayıcı, genellikle kapasite satan sağlayıcıyı yenecektir. Her ikisi de haritada aynı ülkeleri listelese bile bu durum geçerlidir.
Hiçbir zaman küreselleşmeyi planlamasanız bile büyüme önemlidir. İyi bir sağlayıcı, bir faturalandırma döngüsü içinde lisans eklemenize veya çıkarmanıza izin vermelidir. Çalışan sayınız her biraz değiştiğinde yeni bir anlaşmaya ihtiyacınız olmamalıdır. On koltuktan yüze çıktığınızda maliyetlerin nasıl değiştiğini sorun. Bazı satıcılar, size beklediğiniz indirimi vermek yerine, daha yüksek kademelerde sessizce koltuk başına maliyetleri yükseltir.
İşletmelerin UCaaS Platformlarını Değiştirirken Yaptığı Yaygın Hatalar
En büyük hata, sağlayıcıyı yalnızca fiyata göre seçmektir. Birçok alıcı, çağrı kalitesini gerçek ağlarında test etmeyi atlıyor. Müşteri konuşması sırasında çağrıları azaltan ucuz bir plan, tasarruf etmekten çok daha fazla maliyete neden olur. Taahhüt etmeden önce daima kendi ofis ağınızda bir deneme süresi çalıştırın.
Bir diğer yaygın kayma ise hareket zaman çizelgesinin aceleye getirilmesidir. Eski numaraları taşımak, personeli eğitmek ve çağrı yönlendirmeyi ayarlamak çoğu satıcının kabul ettiğinden daha fazla zaman alır. Tamamen geçiş yapmayı planlamadan önce ekstra ara bellek süresi oluşturun. Yeni kurulum gerçek trafikte kendini kanıtlayana kadar eski hatlarınızı canlı tutun.
Rozper burada farklı bir yol izliyor. Bu kurulur yerel ve sanal numaralar 150'den fazla ülkede. Bunu yalnızca bir sohbet botuyla değil, %99,999 çalışma süresiyle ve gerçek insan desteğiyle destekler. Bu karışım, listenizdeki diğer sağlayıcılara karşı tartılmaya değer. Her UCaaS platformu, çalışma süresi iddialarını net bir yayınlanmış sayıyla desteklemez.
Bir satıcının mevcut müşterileriyle yapılan aramaları atlamak başka bir hatadır. Bir satış ekibi, platformlarını her zaman en iyi şekilde boyayacaktır. Ancak alanınızdaki gerçek bir müşteriyle yapılan kısa bir görüşme, genellikle bir demoda asla gösterilmeyen sorunları ortaya çıkarır.
Satıcı Desteği ve Sözleşme Koşullarının Değerlendirilmesi
Destek kalitesi en çok işler bozulduğunda önemlidir. Bu, imzalamadan önce yargılamanın en zor şeylerden biri olmasını sağlar. Acil sorunlar için hangi kanalların mevcut olduğunu sorun. Yazılı olarak ne kadar yanıt süresi vaat ettiklerini sorun. Destek personelinin satıcı için mi yoksa dışarıdan bir firma için mi çalıştığını öğrenin. TechTarget'ın tümleşik iletişim platformlarına genel bakış başlamak için sağlam bir yerdir. Alanın nasıl tanımlandığını ve alıcıların standart olarak ne beklemesi gerektiğini açıklıyor.
Sözleşme şartları da teknolojinin kendisi kadar özeni hak ediyor. Otomatik yenileme hükümlerine ve erken çıkış ücretlerine yakından bakın. Fiyatlandırmanın tüm dönem boyunca sabit kalıp kalmadığını veya her yıl artıp artmadığını kontrol edin. Satıcıdan hâlâ emin değilseniz, biraz daha yüksek bir maliyetle bile olsa, aydan aya bir plan özgürlüğe değer olabilir.
Çözüm
Doğru UCaaS platformunu seçmek, satış kopyasına güvenmek değil, iddiaları test etmek anlamına gelir. Bu, çalışma süresini, entegrasyon derinliğini, destek hızını ve sözleşme koşullarını kapsar. Geçişlerinden memnun kalan firmalar neredeyse her zaman gerçek bir deneme yaptı. Yük devretme ve büyüme hakkında keskin sorular sordular. Önce gerçek müşterilerle konuştular. Zamanı önceden ayırın. Seçtiğiniz platform işletmenizle birlikte büyümeli, onu engellememeli.
SSS
Yeni bir UCaaS platformuna geçiş genellikle ne kadar sürer?
Çoğu hamle iki ila altı hafta sürer. Bu, şirketin büyüklüğüne, numara taşıma süresine ve ne kadar personel eğitiminin gerekli olduğuna bağlıdır.
UCaaS uzun vadede geleneksel telefon sisteminden daha mı ekonomiktir?
Genellikle evet. Bulut fiyatlandırması, donanım bakımını ve sahadaki PBX maliyetlerini azaltır. Gerçek tasarrufunuz hâlâ kullanımınıza ve koltuk sayınıza bağlıdır.
Bir işletmenin bir UCaaS sağlayıcısından ne kadar çalışma süresi beklemesi gerekir?
İdeal olarak %99,99 veya daha yüksek, net bir yayınlanmış sayı arayın. Güvenilirlik hakkında arkasında gerçek bir rakam olmayan belirsiz konuşmayı atlayın.
Küçük bir işletme UCaaS'tan yararlanabilir mi, yoksa esas olarak şirketlere mi yöneliktir?
Küçük firmalar genellikle en büyük kazancı görüyor. Bulut fiyatlandırması, bir zamanlar gelişmiş telefon özelliklerini küçük ölçekte çok pahalı hale getiren ön donanım maliyetini ortadan kaldırır.
Bir UCaaS sağlayıcısını değerlendirirken en büyük tehlike işareti nedir?
Çalışma süresi, yük devretme veya destek hızı hakkındaki belirsiz yanıtlar, bir sağlayıcının iddialarını yazılı olarak desteklemeye hazır olmadığının en açık işaretidir.
UCaaS platformları tamamen uzaktaki ekipler için iyi çalışıyor mu?
Evet. Her şey fiziksel masa donanımıyla değil, bir uygulama aracılığıyla yürütülür. Uzak ve dağınık ekipler genellikle bulut telefon platformu için en uygun ekiplerdir.
