вступ
Уявіть торгового представника, який щойно завершив розмову. Тепер вона вводить нотатки в CRM. Це займає чотири хвилини. Потім вона перевіряє вкладку служби підтримки на наявність відкритих заявок. Потім вона перевіряє програму календаря на наявність наступного відкритого місця. Тепер помножте ці чотири хвилини на кожен дзвінок, який приймає команда протягом дня. Витрачений час швидко перетворюється на реальні гроші. Правильна інтеграція UCaaS усуває це тертя. Неправильні просто переносять роботу в інше місце.
Чому інтеграції UCaaS важливіші, ніж список функцій
Більшість покупців порівнюють платформи UCaaS, підраховуючи особливості. Скільки рядків? Скільки розширень? Чи є відеодзвінки? Такий підхід втрачає суть. Реальна економія часу залежить від того, наскільки добре платформа пов’язана з інструментами, які команда вже використовує. Вони не походять від жодної окремої функції.
Погані налаштування UCaaS створюють те, що люди називають «кріслом, що обертається». Співробітник має копіювати дані з одного екрана на інший вручну. Системи просто не спілкуються одна з одною. Гарна інтеграція UCaaS назавжди припиняє це копіювання. Вони синхронізують дані дзвінків, квитки та події календаря у фоновому режимі. Ніхто не повинен поворухнути пальцем.
Три посилання заслуговують на головний пріоритет: CRM, служба підтримки та інструмент календаря. Це інструменти, які більшість команд використовує десятки разів на день. Зробіть ці три інтеграції UCaaS правильно. Ви отримаєте більшу частину економії часу, яку бізнес коли-небудь отримає завдяки новій платформі.
Інтеграція CRM: перетворення кожного дзвінка в зареєстровані дані
Надійна інтеграція CRM реєструє виклик. Він також реєструє тривалість. Він часто додає запис або стенограму. Усе це потрапляє в правий запис контакту в момент завершення виклику. Ця одна зміна усуває найбільшу витрату часу на роботу після виклику для багатьох відділів продажів. Без нього представники витрачають кілька хвилин на дзвінок, друкуючи нотатки вручну.
Найкращі налаштування CRM роблять більше, ніж журналюють виклики. Вони також завантажують контактні дані на сам екран виклику. Представник бачить історію угод, щойно надходить дзвінок. Більше не доведеться шукати когось під час розмови. Розпер Інтеграція HubSpot сторінка показує, яку власну двосторонню синхронізацію можна очікувати від платформи UCaaS. Скорочення часу адміністратора займає більше, ніж назва бренду на сторінці функцій.
Click-to-dial – ще одна деталь, яку варто перевірити. Чи може представник почати дзвінок прямо з запису контакту CRM? Або вони повинні ввести номер вручну? Одне клацання усуває десятки невеликих проблем протягом напруженого дня.
Інтеграція служби підтримки: менше вкладок, швидше рішення
Команди підтримки втрачають час інакше, ніж команди продажів. Вони не пишуть нотатки після кожного дзвінка. Натомість вони перемикаються вкладками. Агенти перемикаються між телефонною системою та окремим інструментом служби підтримки. Вони перевіряють історію квитків до, під час і після дзвінка.
Щільне посилання на службу підтримки показує відкриті заявки клієнта в момент з’єднання. Агент уже має контекст ще до того, як привітається. Це також має дозволити агенту створити або оновити заявку прямо з екрана виклику. Немає окремої вкладки. Немає повторного введення, щоб зареєструвати те, що щойно сталося.
Час відповіді, як правило, покращується, коли цей вид зв’язку встановлено. Агенти витрачають менше часу на пошук фактів. Вони витрачають більше часу на вирішення справжньої проблеми.
Коли ви перевіряєте інтеграцію UCaaS, орієнтовану на службу підтримки, поставте одне чітке запитання. Чи повертаються оновлення квитків на платформу виклику самостійно? Не лише з платформи до служби підтримки, але й у обидві сторони. Цей двосторонній потік позбавляє агента відкривати другу вкладку щоразу, коли клієнт передзвонює щодо старої проблеми.
Синхронізація календаря: усунення подвійно заброньованих зустрічей
Синхронізація календаря виглядає як найпростіший із трьох інструментів. Але це зупиняє типову незручну помилку. Ця помилка полягає в подвійному бронюванні клієнта. Це трапляється, коли два інструменти не використовують однакові дані відкритого слота. Платформа UCaaS із реальною синхронізацією календаря спочатку перевіряє доступність у реальному часі. Він робить це перед тим, як підтвердить будь-яку зустріч. Це працює так само для електронної пошти, посилання для бронювання або телефонного дзвінка.
Хороша синхронізація календаря не тільки запобігає зіткненням. Він також самостійно надсилає нагадування про зустрічі та бронює подальші дії. Це скорочує зворотні електронні листи, які зазвичай потрібні для фіксації часу.
Синхронізація календаря рідко отримує таке ж повідомлення, як CRM або посилання на службу підтримки, коли фірми зважують інтеграцію UCaaS. Але щоденні прирости часу складаються так само швидко. Це трапляється, коли команда припиняє перевіряти два або три календарі вручну, перш ніж підтвердити зустріч.
Поширені помилки інтеграції, які втрачають час, який ви намагаєтесь заощадити
Найпоширеніша помилка полягає в наступному: команда припускає, що посилання існує лише тому, що постачальник вказав назву CRM або служби підтримки на своєму сайті. Багато «інтеграцій» виявляються одностороннім експортом даних. Вони не є справжньою двосторонньою синхронізацією. Це означає, що хтось все ще повинен зіставляти дані між системами вручну.
Інша поширена помилка полягає в тому, що ви пропускаєте справжню пробну версію за допомогою власної CRM або служби підтримки перед тим, як взяти на себе зобов’язання. Загальні демонстрації рідко показують прогалини, які з’являються, коли в картину з’являються дані реальних клієнтів і щоденні робочі процеси.
Команди також часом переналаштовані. Вони пов’язують усі можливі інструменти, незалежно від того, чи хтось використовує отримані дані чи ні. Ця звичка може уповільнити роботу системи. Це може додати більше роботи з налаштування, ніж заощадити. Почніть із двох-трьох посилань, які вирішують справжню щоденну проблему.
Також варто переглядати інтеграцію UCaaS приблизно кожні шість місяців. Команди часто додають нові поля CRM, нові теги служби підтримки або нові інструменти календаря. Але вони рідко перевіряють, чи старі налаштування синхронізації охоплюють усе, що має значення.
Де Rozper вписується в стек підключених комунікацій
Rozper будує свою платформу саме навколо цієї проблеми. Це видає місцеві та віртуальні номери у 150+ країнах. Він також підтримує CRM, службу підтримки та посилання на календар. Вони не прикріплені через якийсь сторонній шар. Цей стиль демонструє справжній спосіб роботи, спрямований на людину, а не доповнення для самообслуговування. Персонал служби підтримки може допомогти налаштувати реальні зв’язки. Вони не просто спрямовують клієнтів на загальну сторінку довідки.
99,999% безвідмовної роботи охоплює всю платформу, а не лише дзвінки. Тож інтеграція UCaaS, яка пов’язує CRM компанії, службу підтримки та календар, залишається надійною. Це актуально навіть у часи пікових викликів, коли слабші системи мають тенденцію до поломки.
Оцінка глибини інтеграції перед покупкою
Перш ніж підписати будь-яку угоду, попросіть постачальника продемонструвати реальну демонстрацію. Використовуйте власні облікові записи CRM і служби підтримки. Пропустіть загальне налаштування пісочниці. Запитайте, чи дані синхронізуються в обох напрямках. Запитайте, як часто він оновлюється. Запитайте, що станеться, якщо підключена система вийде з ладу. Посібник Zapier про те, як працюють інтеграції це зручний праймер. Це пояснює розрив між неглибоким одностороннім з’єднанням і справжньою двосторонньою синхронізацією.
Запитайте також, хто займається налаштуванням. Деякі платформи просто передають вам ключ API та посібник. Інші призначають справжню людину для правильного налаштування, що важливо для команд, у яких немає власного технічного персоналу.
Попросіть рекомендації від реальних клієнтів у тій самій CRM або службі підтримки, яку використовує ваша команда. Інтеграція UCaaS постачальника може чудово працювати з однією платформою і лише наполовину з іншою, навіть якщо обидві знаходяться в одному списку сумісності.
Висновок
Економія часу завдяки інтеграції UCaaS забезпечується глибиною. Вони не беруться з довгого списку назв програм на сторінці цін. Три посилання щодня повертають команді реальний час. Синхронізація CRM завершує введення даних вручну. Інтеграція служби підтримки сама по собі виявляє контекст. Синхронізація календаря запобігає подвійному бронюванню. Перевірте кожен із них за допомогою власних інструментів, перш ніж взяти на себе зобов’язання. Платформа, яка дійсно економить час, швидко заявить про себе.
поширені запитання
Яка інтеграція UCaaS є найціннішою для відділу продажів?
Інтеграція CRM, як правило, забезпечує найбільшу економію часу для відділів продажів, оскільки усуває ручну реєстрацію викликів і автоматично відображає історію контактів.
Чи потрібна інтеграція UCaaS технічного налаштування?
Основні підключення часто прості, але глибша двостороння синхронізація між CRM, службою підтримки та календарем зазвичай виграє від підтримки постачальника під час початкової конфігурації.
Чи можна інтеграцію UCaaS синхронізувати з будь-якою платформою CRM або служби підтримки?
Підтримуються більшість основних платформ CRM і служби підтримки, але рівень цієї підтримки значно відрізняється, тому варто підтвердити двосторонню синхронізацію, перш ніж припускати сумісність.
Як інтеграція UCaaS покращує час реагування служби підтримки клієнтів?
Завдяки автоматичному відображенню історії заявок і контексту клієнта під час виклику агенти витрачають менше часу на пошук і більше часу на фактичне вирішення проблем.
Який загальний знак попередження свідчить про те, що інтеграція не є справді двосторонньою?
Якщо дані надходять лише в одному напрямку, як-от виклики, що входять до CRM, але дані CRM ніколи не з’являються в інтерфейсі викликів, інтеграція, ймовірно, неглибока.
Чи варто інтегрувати всі доступні інструменти з платформою UCaaS?
Ні. Почати з двох або трьох інтеграцій, які вирішують справжню щоденну проблему, зазвичай працює краще, ніж підключати всі можливі інструменти одночасно.
Як часто компанія має переглядати свої інтеграції UCaaS?
Приблизно кожні шість місяців — розумна частота, оскільки нові поля CRM, теги служби підтримки чи інструменти календаря з часом можуть не синхронізуватися з початковими налаштуваннями.
