UCaaS versus PBX tradicional: custo total de propriedade comparado

Introdução

Um PBX tradicional pode parecer barato no papel. Mas o custo real aparece mais tarde. Ele aparece quando você soma todas as contas ao longo de vários anos. É por isso que tantas equipes financeiras levam um choque no meio da vida de um sistema telefônico. Uma comparação justa entre UCaaS e PBX tradicional vai além da primeira fatura. Ele rastreia todos os custos que uma empresa paga ao longo dos anos em que opera o sistema. É isso que uma verdadeira verificação do custo total de propriedade pretende fazer.

Comparando UCaaS com PBX tradicional desde o primeiro dia

Um PBX tradicional significa comprar hardware imediatamente. Você precisa de um servidor ou unidade controladora. Você precisa de telefones fixos para cada funcionário. Você precisa de cabeamento e, muitas vezes, de um armário ou espaço de rack dedicado também. Esse custo inicial pode chegar a dezenas de milhares de dólares antes que uma única chamada seja feita. Muitas vezes tem que ser pago ou financiado logo no início.

Um sistema baseado em nuvem inverte essa matemática. Não há grande compra inicial. Em vez disso, as empresas pagam uma taxa fixa por usuário todos os meses. Eles usam a conexão à Internet que já possuem, e não linhas telefônicas dedicadas. Quando você compara os custos de UCaaS com os de PBX tradicional no momento da compra, o plano mensal quase sempre ganha no fluxo de caixa. E isso antes mesmo de você olhar para os próximos anos.

Essa lacuna inicial por si só leva muitas equipes financeiras a realizar uma comparação completa entre UCaaS e PBX tradicional. É mais inteligente verificar os números agora. Caso contrário, você poderá ficar preso a um hardware que precisará ser substituído novamente dentro de uma década.

Os custos contínuos do UCaaS versus PBX tradicional

O hardware não fica livre de manutenção depois de configurado. Um PBX tradicional precisa de atualizações de firmware. Precisa de trocas de peças de vez em quando. Ele também precisa de uma atualização completa de hardware a cada cinco a oito anos, assim que os fornecedores pararem de oferecer suporte a equipamentos mais antigos. Cada um desses eventos vem com sua própria conta. Isso se soma ao que a empresa já pagou para instalar o sistema.

Pessoal é outro custo que raramente aparece no primeiro discurso de vendas. Os sistemas locais geralmente precisam de um profissional de TI interno que conheça o hardware. Ou precisam de um acordo de suporte com um fornecedor externo. Ambos vêm com taxas que aumentam com o tempo. Um plano de nuvem reúne manutenção, patches de segurança e suporte técnico em uma fatura por mês. Esta é uma das maneiras mais claras pelas quais a comparação entre UCaaS e PBX tradicional muda quando você olha para o primeiro ano.

Essa única fatura mensal substitui discretamente três ou quatro faturas separadas. Pense em um contrato de manutenção. Um fornecedor de patches de segurança. Um custo de pessoal de TI. Um fundo de reparação de emergência. As empresas que apenas comparam o preço de etiqueta com uma taxa mensal estão quase sempre comparando os números errados.

Rozper's sistema telefônico comercial A página apresenta o tipo de suporte integrado que vale a pena comparar com a cotação de serviço contínua de um fornecedor de PBX tradicional. Esse custo recorrente muitas vezes fica totalmente de fora do primeiro discurso de vendas.

Escalabilidade: como os custos do UCaaS e do PBX tradicional divergem ao longo do tempo

O crescimento é onde a diferença de custo entre UCaaS e PBX tradicional aumenta mais. Adicionar dez novos funcionários a um PBX tradicional geralmente significa comprar dez novos telefones fixos. Isso significa instalar novos cabeamentos também. Também pode significar atualizar o hardware do controlador se estiver quase cheio. Cada etapa leva tempo para planejar e instalar. Nada disso acontece rápido.

Adicionar esses mesmos dez funcionários a um sistema baseado em nuvem é mais simples. Muitas vezes, significa apenas aumentar o número de assentos e enviar alguns dispositivos, se algum hardware for necessário. Essa lacuna é muito importante para empresas sazonais, startups de rápido crescimento ou qualquer empresa que espera que o seu número de funcionários mude em breve.

Encolher conta a mesma história ao contrário. Uma empresa presa a equipamentos próprios de PBX após uma demissão ainda paga pelo hardware que quase não usa. Um plano mensal permite que uma empresa corte assentos e pare de pagar por espaços que não precisa mais.

As empresas sazonais são as que mais sentem esta lacuna. Um varejista que triplica sua equipe de call center todo mês de novembro e dezembro paga por um ano inteiro de telefones fixos e cabeamento em um PBX tradicional. Isso é verdade quer esses assentos extras sejam usados ​​por dois ou doze meses. Um plano mensal permite que o mesmo varejista se prepare para a correria do feriado. Depois, poderá diminuir novamente em janeiro. Não pague por espaço que fica vazio o resto do ano.

Quando o PBX tradicional ainda pode fazer sentido

Nada disso significa que um PBX tradicional é sempre a escolha errada. Algumas empresas podem querer manter o que têm por mais um tempo. Isso inclui empresas em locais com serviços de Internet fracos. Inclui grupos com regras rígidas em relação aos dados no local. Inclui empresas que já gastaram muito em hardware e ainda têm anos de vida útil.

Uma fábrica com rede bloqueada tem regras rígidas a seguir. Suas necessidades não se parecem em nada com uma inicialização remota escolhendo seu primeiro sistema telefônico. O contexto é mais importante do que uma regra geral. É por isso que verificar seus próprios números é melhor do que seguir os conselhos genéricos do fornecedor.

A versão honesta da conversa UCaaS vs PBX tradicional admite que a mudança custa dinheiro e também causa algumas interrupções. Uma empresa a seis meses de uma mudança ou fusão planejada de escritório pode ser inteligente em esperar. Mover-se duas vezes em um curto espaço de tempo raramente compensa. Mesmo assim, vale a pena fazer uma verificação leve de UCaaS versus PBX tradicional a cada um ou dois anos. Os preços, o tempo de atividade e a qualidade da Internet continuam mudando de maneiras que podem mudar a matemática.

Onde Rozper se encaixa na conversa sobre custo total

Rozper aborda a questão do custo total de propriedade de frente. Ele fornece números locais e virtuais em mais de 150 países. Ele incorpora 99,999% de tempo de atividade em cada plano, em vez de vendê-lo como um complemento caro. Essa combinação de preços estáveis ​​e tecnologia integrada é um grande motivo pelo qual os planos de nuvem tendem a ganhar em custo. Isso vale quando você conta os ciclos de suporte e atualização de hardware.

A plataforma funciona com base em uma parceria real, que prioriza o ser humano, em vez de uma reflexão tardia de autoatendimento. Portanto, os custos de suporte que apareceriam como uma linha separada em um contrato de PBX tradicional já estão incluídos na fatura mensal.

Avaliando o que você realmente pagará ao longo do tempo

Uma verificação de custos justa significa somar todas as despesas em um cronograma real para ambas as opções. A maioria das equipes usa cinco anos. Isso significa hardware, custos de instalação, acordos de manutenção, pessoal, atualizações de hardware e taxas mensais. Visão geral da contabilidade de custos da Investopedia é um guia prático para a ideia. Não foi escrito apenas para sistemas telefônicos, mas a lógica ainda se aplica.

Depois que cada custo é contado, não apenas o número na primeira cotação, a comparação entre UCaaS e PBX tradicional geralmente parece muito diferente do que era no primeiro dia. Execute os números você mesmo. Não confie apenas na matemática de qualquer fornecedor. Ambos os lados têm uma razão clara para deixar alguns custos fora do seu campo.

Crie uma planilha simples. Dê a cada tipo de custo sua própria linha. Dê a cada ano do período de cinco anos sua própria coluna. Preencha-o com números reais de cotações reais de fornecedores, não com suposições aproximadas. As empresas que levam essa etapa a sério raramente são surpreendidas novamente pelo custo real de seu sistema telefônico, independentemente da opção escolhida.

Conclusão

O preço de tabela de um PBX tradicional raramente conta toda a história. Nem uma cotação mensal reduzida de um provedor de nuvem que economiza no suporte. Uma comparação justa entre UCaaS e PBX tradicional deve contar atualizações de hardware, pessoal e acordos de manutenção. Ele também precisa avaliar o quão bem cada opção se adapta à medida que a empresa cresce ou diminui. Faça a matemática completa dos cinco anos antes de assinar qualquer coisa. A escolha certa geralmente fica clara por si só.