Introdução
Você ainda administra seu negócio em um sistema telefônico antigo? Talvez tenha sido construído para um escritório e alguns telefones fixos. Este guia mudará a forma como você compra o que vem a seguir. Mudar para UCaaS não é apenas uma atualização tecnológica. É uma escolha que afeta todas as equipes. Afeta qualquer pessoa que atenda uma chamada, participe de uma reunião ou envie uma mensagem de texto para um cliente. Antes de assinar com um novo provedor, saiba o que torna uma plataforma realmente forte. Algumas plataformas ficam bem em uma demonstração de vendas. Você quer mais do que isso.
Por que tantas equipes estão repensando seu sistema telefônico
O trabalho híbrido e remoto mudou o que as equipes precisam de suas ferramentas. Um telefone preso a uma mesa não se adapta mais ao modo como a maioria das equipes trabalha hoje. Essa lacuna é a principal razão pela qual as empresas começam a olhar para o UCaaS. O abandono do antigo hardware de PBX cresceu por mais de uma década. Não mostra sinais de desaceleração.
O mercado apoia isso. Os analistas acompanham o forte crescimento nos gastos com nuvem há anos. As empresas desejam que ferramentas de voz, vídeo, chat e suporte funcionem como uma só. Eles não querem ferramentas separadas de fornecedores distintos. Isso é o que uma plataforma UCaaS bem construída deve oferecer.
Confiabilidade e tempo de atividade devem estar no topo da sua lista de verificação
Antes de comparar recursos, observe atentamente o tempo de atividade. Um sistema telefônico que cai durante o horário de trabalho causa danos reais. Não é apenas um incômodo para os funcionários. Custa dinheiro de verdade. Dói a confiança no momento em que uma chamada cai. Qualquer bom fornecedor deve compartilhar um número claro de tempo de atividade. Cuidado com frases suaves como “alta disponibilidade” sem nenhuma figura real por trás delas.
Pergunte aos provedores como eles lidam com interrupções em uma região. Eles executam data centers de backup? O que eles devem a você se não cumprirem a promessa? Um provedor de UCaaS forte responderá a todos os três com facilidade. Respostas vagas aqui são um grande sinal de alerta.
Pergunte também como o failover realmente funciona. Alguns provedores demoram um pouco para perceber um problema e redirecionar as chamadas. Outros mudam em segundos. Essa lacuna raramente aparece em um discurso de vendas. Mas é muito importante na primeira vez que ocorre uma interrupção.
Pergunte também como um fornecedor lida com a manutenção planejada. Mesmo pequenas atualizações podem interromper o serviço se não forem bem planejadas. Solicite um registro de manutenção ou registro de incidentes anteriores, se existir. Esse registro geralmente diz mais do que qualquer página de vendas jamais poderia.
Olhe além da voz: mensagens, vídeo e integrações
As melhores plataformas UCaaS oferecem mais do que apenas chamadas. Bate-papo, videoconferências, mensagens de texto e fax devem residir em um único login. Você não deve precisar de ferramentas extras ou soluções alternativas complicadas. Se um provedor trata o bate-papo ou o vídeo como uma reflexão tardia, isso é um sinal de alerta. Isso significa que a plataforma não foi construída para funcionar como um sistema verdadeiro.
Observe atentamente as integrações também. Seu sistema telefônico deve estar vinculado ao CRM, ao suporte técnico e às ferramentas de reserva que sua equipe já usa. Você não deve precisar de software extra apenas para registrar uma chamada. Rozper's sistema telefônico comercial página mostra o tipo de links profundos e integrados que vale a pena esperar de qualquer plataforma de nuvem forte.
Os aplicativos móveis são tão importantes quanto as ferramentas de desktop. A equipe de campo, os representantes de vendas e os líderes viajantes precisam da mesma qualidade de chamada em seus telefones e em suas mesas. Muitas plataformas ainda tratam seus aplicativos móveis como algo secundário.
Pergunte se o aplicativo móvel oferece transferência completa de chamadas, correio de voz para texto e atualizações de status da equipe. Não se contente apenas com a discagem simples. Alguns fornecedores reservam seus melhores recursos móveis para planos mais caros. Verifique se cada plano que você analisa oferece os mesmos recursos básicos.
Perguntas a serem feitas sobre alcance global e escalabilidade
Se você atende clientes fora do seu país de origem ou planeja fazê-lo em breve, pergunte quais países um provedor cobre com números locais. Descubra se os links das operadoras são diretos ou por meio de redes revendidas. Essa lacuna pode afetar a qualidade e o preço da chamada mais do que a maioria dos compradores espera.
A qualidade das chamadas no exterior geralmente varia mais entre os fornecedores do que a qualidade das chamadas locais. Depende de quantos saltos uma chamada leva entre redes antes de chegar. Um fornecedor com ligações diretas nos seus países-alvo irá muitas vezes superar aquele que revende capacidade. Isto é verdade mesmo que ambos listem os mesmos países num mapa.
O crescimento é importante mesmo que você nunca planeje se tornar global. Um bom provedor deve permitir que você adicione ou retire licenças dentro de um ciclo de faturamento. Você não deve precisar de um novo acordo toda vez que seu número de funcionários mudar um pouco. Pergunte como os custos mudam à medida que você passa de dez para cem assentos. Alguns fornecedores aumentam silenciosamente os custos por assento em níveis mais altos, em vez de oferecer o desconto esperado.
Erros comuns que as empresas cometem ao trocar de plataforma UCaaS
O maior erro é escolher um fornecedor apenas com base no preço. Muitos compradores ignoram o teste da qualidade das chamadas em sua rede real. Um plano barato que interrompe ligações durante uma apresentação ao cliente custa muito mais do que economiza. Sempre execute um período de teste na rede do seu próprio escritório antes de se comprometer.
Outro deslize comum é apressar o cronograma da mudança. A portabilidade de números antigos, o treinamento da equipe e a configuração do roteamento de chamadas levam mais tempo do que a maioria dos fornecedores admite. Crie um tempo de buffer extra antes de planejar a mudança completa. Mantenha suas linhas antigas ativas até que a nova configuração seja comprovada sob tráfego real.
Rozper segue um caminho diferente aqui. Ele configura números locais e virtuais em mais de 150 países. Ele garante isso com 99,999% de tempo de atividade e suporte humano real, não apenas um bot de bate-papo. Vale a pena comparar essa combinação com qualquer outro fornecedor da sua lista. Nem toda plataforma UCaaS respalda suas reivindicações de tempo de atividade com um número publicado claro.
Ignorar ligações com os clientes atuais de um fornecedor é outro erro. Uma equipe de vendas sempre pintará sua plataforma da melhor maneira. Mas uma breve ligação com um cliente real em sua área geralmente revela problemas que uma demonstração nunca mostra.
Avaliando o suporte do fornecedor e os termos do contrato
A qualidade do suporte é mais importante exatamente quando as coisas quebram. Isso torna uma das coisas mais difíceis de julgar antes de assinar. Pergunte quais canais existem para questões urgentes. Pergunte qual o tempo de resposta que eles prometem por escrito. Descubra se a equipe de suporte trabalha para o fornecedor ou para uma empresa externa. Visão geral da TechTarget sobre plataformas de comunicações unificadas é um lugar sólido para começar. Explica como o campo é definido e o que os compradores devem esperar como padrão.
Os termos do contrato merecem tanto cuidado quanto a própria tecnologia. Observe atentamente as cláusulas de renovação automática e as taxas de saída antecipada. Verifique se o preço permanece bloqueado durante todo o período ou aumenta a cada ano. Um plano mensal, mesmo com um custo um pouco mais alto, pode valer a pena se você ainda não tiver certeza sobre o fornecedor.
Conclusão
Escolher a plataforma UCaaS certa se resume a testar as afirmações, não a confiar na cópia de vendas. Isso abrange tempo de atividade, profundidade de integração, velocidade de suporte e termos do contrato. As empresas que ficam satisfeitas com a mudança quase sempre fazem um teste real. Eles fizeram perguntas incisivas sobre failover e crescimento. Eles conversaram primeiro com clientes reais. Aproveite o tempo antecipadamente. A plataforma que você escolher deve crescer com o seu negócio, e não retê-lo.
Perguntas frequentes
Quanto tempo normalmente leva a mudança para uma nova plataforma UCaaS?
A maioria das mudanças leva de duas a seis semanas. Depende do tamanho da empresa, do tempo de portabilidade do número e de quanto treinamento da equipe é necessário.
O UCaaS é mais acessível do que um sistema telefônico tradicional a longo prazo?
Normalmente, sim. O preço da nuvem reduz os custos de manutenção de hardware e PBX no local. Suas economias reais ainda dependem do uso e do número de assentos.
Qual tempo de atividade uma empresa deve esperar de um provedor de UCaaS?
Procure um número publicado claro, de preferência 99,99% ou superior. Evite conversas vagas sobre confiabilidade sem nenhuma figura real por trás disso.
Uma pequena empresa pode se beneficiar do UCaaS ou é principalmente para empresas?
As pequenas empresas geralmente obtêm os maiores ganhos. O preço da nuvem elimina o custo inicial de hardware que antes tornava os recursos avançados do telefone muito caros em pequena escala.
Qual é o maior sinal de alerta ao avaliar um provedor de UCaaS?
Respostas vagas sobre tempo de atividade, failover ou velocidade de suporte são o sinal mais claro de que um provedor não está pronto para respaldar suas reivindicações por escrito.
As plataformas UCaaS funcionam bem para equipes totalmente remotas?
Sim. Tudo funciona por meio de um aplicativo, não de um equipamento físico de mesa. Equipes remotas e espalhadas costumam ser as mais adequadas para uma plataforma de telefonia em nuvem.
