실제로 시간을 절약해 주는 UCaaS 통합: CRM, 헬프 데스크 및 캘린더 동기화

소개

방금 통화를 마친 영업 담당자를 생각해 보세요. 이제 그녀는 CRM에 메모를 입력합니다. 4분 정도 걸립니다. 그런 다음 그녀는 헬프데스크 탭에서 공개 티켓을 확인합니다. 그런 다음 그녀는 캘린더 앱에서 다음 빈 자리를 확인합니다. 이제 이 4분에 팀이 하루에 받는 모든 통화를 곱해 보세요. 낭비된 시간은 빠르게 실제 돈으로 더해집니다. 올바른 UCaaS 통합은 이러한 마찰을 제거합니다. 잘못된 사람은 바쁜 일을 다른 곳으로 옮길 뿐입니다.

UCaaS 통합이 기능 목록보다 더 중요한 이유

대부분의 구매자는 기능을 계산하여 UCaaS 플랫폼을 비교합니다. 몇 줄인가요? 확장 프로그램은 몇 개인가요? 화상 통화 기능이 있나요? 그런 접근 방식은 요점을 놓치고 있습니다. 팀이 이미 사용하고 있는 도구에 플랫폼이 얼마나 잘 연결되어 있는지에 따라 실시간 절약이 가능합니다. 단일 독립형 기능에서 나오는 것이 아닙니다.

열악한 UCaaS 설정으로 인해 사람들이 "회전 의자" 작업이라고 부르는 작업이 생성됩니다. 직원은 한 화면에서 다른 화면으로 데이터를 직접 복사해야 합니다. 시스템은 서로 대화하지 않습니다. 좋은 UCaaS 통합은 복사를 영원히 끝냅니다. 백그라운드에서 통화 데이터, 티켓, 캘린더 이벤트를 동기화합니다. 누구도 손가락 하나 까딱할 필요가 없습니다.

CRM, 헬프데스크, 달력 도구라는 세 가지 링크가 최우선 순위를 차지합니다. 이는 대부분의 팀이 하루에 수십 번씩 사용하는 도구입니다. 세 가지 UCaaS 통합을 올바르게 수행하세요. 귀하는 기업이 새로운 플랫폼을 통해 얻을 수 있는 대부분의 시간 절약 효과를 얻을 수 있습니다.

CRM 통합: 모든 통화를 기록된 데이터로 전환

견고한 CRM 통합으로 통화가 기록됩니다. 지속 시간도 기록됩니다. 녹음이나 대본을 추가하는 경우가 많습니다. 통화가 끝나는 순간 모든 것이 올바른 연락처 기록에 기록됩니다. 이러한 한 가지 변화로 인해 많은 영업 팀의 통화 후 작업에서 가장 큰 시간 낭비가 제거되었습니다. 이 기능이 없으면 담당자는 통화당 몇 분 동안 손으로 메모를 입력해야 합니다.

최고의 CRM 설정은 통화 기록 이상의 기능을 수행합니다. 또한 연락처 데이터를 통화 화면 자체로 가져옵니다. 담당자는 전화가 들어오는 즉시 거래 내역을 확인할 수 있습니다. 더 이상 통화 중에 누군가를 찾기 위해 애쓰지 않아도 됩니다. 로즈퍼스 HubSpot 통합 페이지에는 UCaaS 플랫폼에서 기대할 수 있는 일종의 기본 양방향 동기화가 표시됩니다. 관리 시간을 단축하려면 기능 페이지에 브랜드 이름을 표시하는 것보다 더 많은 시간이 걸립니다.

클릭 투 다이얼(Click-to-dial)은 확인해 볼 만한 또 다른 세부 사항입니다. 담당자가 CRM 연락처 기록에서 바로 통화를 시작할 수 있습니까? 아니면 숫자를 직접 입력해야 합니까? 한 번의 클릭으로 바쁜 하루 동안 수십 개의 작은 딸꾹질이 제거됩니다.

헬프데스크 통합: 탭 수 감소, 해결 속도 향상

지원팀은 영업팀과 다른 방식으로 시간을 낭비합니다. 그들은 통화할 때마다 메모를 입력하지 않습니다. 대신 탭을 전환합니다. 상담원은 전화 시스템과 별도의 헬프데스크 도구 사이를 이동합니다. 통화 전, 도중, 통화 후에 티켓 내역을 확인합니다.

긴밀한 헬프데스크 링크는 통화가 연결되는 순간 고객의 미결제 티켓을 보여줍니다. 상담원은 인사를 하기 전에 이미 상황을 파악하고 있습니다. 또한 상담원이 통화 화면에서 바로 티켓을 만들거나 업데이트할 수 있어야 합니다. 별도의 탭이 없습니다. 방금 일어난 일을 기록하기 위해 두 번째 입력을 할 필요가 없습니다.

이러한 종류의 링크가 설치되면 응답 시간이 향상되는 경향이 있습니다. 상담원은 사실을 찾는 데 소요되는 시간을 줄입니다. 그들은 실제 문제를 해결하는 데 더 많은 시간을 소비합니다.

헬프데스크 중심의 UCaaS 통합을 확인할 때 한 가지 명확한 질문을 던져보세요. 티켓 업데이트가 자체적으로 통화 플랫폼으로 다시 전달되나요? 플랫폼에서 헬프데스크까지뿐만 아니라 양방향으로도 가능합니다. 이러한 양방향 흐름 덕분에 고객이 이전 문제에 대해 다시 전화할 때마다 상담원이 두 번째 탭을 열지 않아도 됩니다.

캘린더 동기화: 이중 예약된 회의 제거

캘린더 동기화는 세 가지 도구 중 가장 간단한 것 같습니다. 하지만 이는 흔하고 어색한 실수를 막아줍니다. 그 실수는 고객을 이중 예약하는 것입니다. 두 도구가 동일한 오픈 슬롯 데이터를 공유하지 않을 때 발생합니다. 실제 달력 동기화 기능을 갖춘 UCaaS 플랫폼은 실시간 가용성을 먼저 확인합니다. 회의를 확인하기 전에 이 작업을 수행합니다. 이메일, 예약 링크, 전화 통화에서도 동일한 방식으로 작동합니다.

좋은 캘린더 동기화는 충돌을 막는 것 이상의 역할을 합니다. 또한 자체적으로 회의 알림과 책 후속 조치를 보냅니다. 그러면 일반적으로 한 번에 잠그는 데 걸리는 이메일을 주고받는 시간이 줄어듭니다.

기업이 UCaaS 통합을 고려할 때 캘린더 동기화는 CRM 또는 헬프데스크 링크와 동일한 알림을 받는 경우가 거의 없습니다. 그러나 일일 시간 증가도 마찬가지로 빠르게 증가합니다. 이는 팀이 회의를 확인하기 전에 2~3개의 캘린더를 직접 확인하는 것을 중단하면 발생합니다.

절약하려는 시간을 낭비하는 일반적인 통합 실수

가장 일반적인 실수는 공급업체가 사이트에 CRM 또는 헬프 데스크 이름을 나열했기 때문에 팀에서 링크가 존재한다고 가정하는 것입니다. 많은 "통합"은 단방향 데이터 내보내기로 판명되었습니다. 이는 진정한 양방향 동기화가 아닙니다. 이는 누군가가 여전히 시스템 간의 데이터를 수동으로 일치시켜야 함을 의미합니다.

또 다른 빈번한 실수는 커밋하기 전에 자체 CRM 또는 헬프데스크의 실제 평가판을 건너뛰는 것입니다. 일반 데모에서는 실제 고객 데이터와 일일 워크플로우가 입력되면 나타나는 격차를 거의 보여주지 않습니다.

팀은 때때로 과도하게 연결되기도 합니다. 결과 데이터를 누구든지 사용하는지 여부에 관계없이 가능한 모든 도구를 연결합니다. 이러한 습관은 시스템 속도를 저하시킬 수 있습니다. 저장하는 것보다 더 많은 설정 작업을 추가할 수 있습니다. 실제 일상의 문제를 해결하는 두세 개의 링크부터 시작하세요.

또한 6개월마다 UCaaS 통합을 다시 방문하는 것도 좋습니다. 팀에서는 종종 새로운 CRM 필드, 새로운 헬프 데스크 태그 또는 새로운 달력 도구를 추가합니다. 그러나 그들은 이전 동기화 설정이 여전히 중요한 모든 것을 다루고 있는지 다시 확인하는 경우가 거의 없습니다.

Rozper가 연결된 통신 스택에 적합한 곳

Rozper는 바로 이 문제를 중심으로 플랫폼을 구축합니다. 그것은 밖으로 준다 지역번호와 가상번호 150개 이상의 국가에서. 또한 CRM, 헬프 데스크 및 캘린더 링크를 기본으로 유지합니다. 일부 타사 레이어를 통해 고정되지 않습니다. 이러한 스타일은 셀프 서비스 추가 기능이 아닌 진정한 인간 우선 작업 방식을 보여줍니다. 지원 담당자가 실제 링크를 설정하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 고객에게 일반적인 도움말 페이지만 알려주는 것이 아닙니다.

99.999% 가동 시간은 호출뿐만 아니라 전체 플랫폼을 포괄합니다. 따라서 기업의 CRM, 헬프데스크, 일정을 연결하는 UCaaS 통합은 견고하게 유지됩니다. 이는 약한 시스템이 중단되는 경향이 있는 최대 통화 시간에도 마찬가지입니다.

구매 전 통합 깊이 평가

거래에 서명하기 전에 공급업체에 라이브 데모를 요청하세요. 자신만의 CRM 및 헬프데스크 계정을 사용하세요. 일반 샌드박스 설정을 건너뜁니다. 데이터가 양방향으로 동기화되는지 물어보세요. 얼마나 자주 업데이트되는지 물어보세요. 연결된 시스템이 다운되면 어떻게 되는지 물어보세요. 통합 작동 방식에 대한 Zapier 가이드 편리한 입문서입니다. 이는 얕은 단방향 링크와 실제 양방향 동기화 사이의 차이를 설명합니다.

또한 설정을 담당하는 사람이 누구인지 물어보십시오. 일부 플랫폼에서는 API 키와 매뉴얼만 전달합니다. 다른 사람들은 이를 올바르게 설정하기 위해 실제 사람을 할당하는데, 이는 자체 기술 직원이 없는 팀에 중요합니다.

팀에서 사용하는 것과 동일한 CRM 또는 헬프데스크에서 실제 고객의 참고 자료를 요청하세요. 공급업체의 UCaaS 통합은 두 플랫폼이 동일한 호환성 목록에 있더라도 한 플랫폼에서는 훌륭하게 작동하고 다른 플랫폼에서는 절반만 작동할 수 있습니다.

결론

UCaaS 통합으로 인한 시간 절약은 심층적인 측면에서 비롯됩니다. 가격 페이지에 있는 긴 앱 이름 목록에서 나온 것이 아닙니다. 세 개의 링크를 통해 매일 팀에 실시간으로 연락할 수 있습니다. CRM 동기화는 수동 데이터 입력을 종료합니다. 헬프데스크 통합은 자체적으로 상황을 드러냅니다. 캘린더 동기화로 인해 이중 예약이 중지됩니다. 커밋하기 전에 자체 도구로 각각을 테스트하세요. 진정으로 시간을 절약해 주는 플랫폼은 빠르게 알려질 것입니다.