Giới thiệu
Một tổng đài truyền thống có thể trông rẻ tiền trên giấy tờ. Nhưng chi phí thực sự sẽ xuất hiện sau đó. Nó xuất hiện khi bạn cộng mọi hóa đơn trong vài năm. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhóm tài chính gặp phải cú sốc trong quá trình sử dụng hệ thống điện thoại. So sánh công bằng giữa UCaaS và PBX truyền thống sẽ xem xét hóa đơn đầu tiên. Nó theo dõi mọi chi phí mà doanh nghiệp phải trả trong nhiều năm vận hành hệ thống. Đó chính là mục đích của việc kiểm tra tổng chi phí sở hữu thực sự.
So sánh UCaaS và PBX truyền thống từ ngày đầu tiên
Tổng đài truyền thống có nghĩa là mua phần cứng hoàn toàn. Bạn cần một máy chủ hoặc bộ điều khiển. Bạn cần điện thoại bàn cho mọi công nhân. Bạn cần hệ thống cáp và thường là một tủ quần áo hoặc không gian giá đỡ chuyên dụng. Chi phí trả trước này có thể lên tới hàng chục nghìn đô la trước khi thực hiện một cuộc gọi. Nó thường phải được thanh toán hoặc cấp vốn ngay từ đầu.
Một hệ thống dựa trên đám mây sẽ lật ngược phép toán đó. Không có khoản mua trả trước lớn nào. Thay vào đó, các doanh nghiệp phải trả một khoản phí ổn định cho mỗi chỗ ngồi mỗi tháng. Họ sử dụng kết nối Internet hiện có chứ không phải đường dây điện thoại chuyên dụng. Khi bạn so sánh chi phí UCaaS với PBX truyền thống tại thời điểm mua, gói hàng tháng hầu như luôn thắng về dòng tiền. Và đó là trước khi bạn nhìn vào những năm sắp tới.
Chỉ riêng khoảng cách ban đầu đó đã thúc đẩy nhiều nhóm tài chính tiến hành so sánh đầy đủ UCaaS và PBX truyền thống. Bây giờ việc kiểm tra các con số sẽ thông minh hơn. Nếu không, bạn có thể gặp khó khăn với phần cứng cần được thay thế lại trong vòng một thập kỷ.
Chi phí liên tục của UCaaS so với PBX truyền thống
Phần cứng sẽ không cần bảo trì sau khi được thiết lập. Một tổng đài truyền thống cần cập nhật chương trình cơ sở. Nó cần sự hoán đổi một phần ngay bây giờ và sau đó. Nó cũng cần được làm mới toàn bộ phần cứng sau mỗi 5 đến 8 năm, một khi các nhà cung cấp ngừng hỗ trợ các thiết bị cũ hơn. Mỗi sự kiện này đều có hóa đơn riêng. Đó là trên số tiền doanh nghiệp đã trả để cài đặt hệ thống.
Nhân sự là một chi phí khác hiếm khi xuất hiện trong lần chào hàng đầu tiên. Hệ thống tại chỗ thường cần một nhân viên CNTT nội bộ biết phần cứng. Hoặc họ cần một thỏa thuận hỗ trợ với một nhà cung cấp bên ngoài. Cả hai đều đi kèm với phí tăng dần theo thời gian. Gói đám mây bao gồm chi phí bảo trì, bản vá bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật vào một hóa đơn mỗi tháng. Đây là một trong những cách rõ ràng nhất mà sự so sánh giữa UCaaS và PBX truyền thống thay đổi khi bạn xem qua năm đầu tiên.
Hóa đơn hàng tháng đó lặng lẽ thay thế ba hoặc bốn hóa đơn riêng biệt. Hãy nghĩ đến một hợp đồng bảo trì. Một nhà cung cấp bản vá bảo mật. Chi phí nhân sự CNTT. Một quỹ sửa chữa khẩn cấp. Các doanh nghiệp chỉ kiểm tra giá nhãn dán với phí hàng tháng hầu như luôn so sánh sai số.
của Rozper hệ thống điện thoại doanh nghiệp trang đưa ra loại hỗ trợ đi kèm đáng để so sánh với báo giá dịch vụ hiện tại của nhà cung cấp PBX truyền thống. Chi phí định kỳ đó thường bị loại bỏ hoàn toàn khỏi đợt bán hàng đầu tiên.
Khả năng mở rộng: Chi phí UCaaS so với PBX truyền thống khác nhau như thế nào theo thời gian
Tăng trưởng là nơi mà khoảng cách chi phí giữa UCaaS và PBX truyền thống ngày càng lớn nhất. Thêm 10 nhân viên mới vào tổng đài truyền thống thường có nghĩa là mua 10 điện thoại bàn mới. Nó có nghĩa là chạy hệ thống cáp mới. Nó cũng có thể có nghĩa là nâng cấp phần cứng bộ điều khiển nếu nó gần đầy. Mỗi bước đều cần có thời gian để lập kế hoạch và cài đặt. Không có điều gì xảy ra nhanh chóng.
Việc thêm mười nhân viên tương tự vào hệ thống dựa trên đám mây sẽ đơn giản hơn. Nó thường chỉ có nghĩa là tăng số lượng chỗ ngồi và vận chuyển một số thiết bị, nếu cần bất kỳ phần cứng nào. Khoảng cách đó rất quan trọng đối với các công ty thời vụ, các công ty khởi nghiệp đang phát triển nhanh hoặc bất kỳ công ty nào dự kiến số lượng nhân viên của mình sẽ sớm thay đổi.
Shrinking kể ngược lại câu chuyện tương tự. Một doanh nghiệp mắc kẹt với thiết bị PBX đã sở hữu sau khi bị sa thải vẫn phải trả tiền cho phần cứng mà họ hầu như không sử dụng. Gói hàng tháng cho phép một công ty cắt giảm chỗ ngồi và ngừng trả tiền cho những không gian mà công ty không còn cần nữa.
Các công ty theo mùa cảm thấy khoảng cách này nhiều nhất. Một nhà bán lẻ tăng gấp ba lần số nhân viên trung tâm cuộc gọi của mình vào tháng 11 và tháng 12 hàng năm sẽ thanh toán cho cả năm điện thoại bàn và hệ thống dây điện trong tổng đài truyền thống. Điều đó đúng cho dù số ghế bổ sung đó được sử dụng trong hai tháng hay mười hai tháng. Gói hàng tháng cho phép nhà bán lẻ đó mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu cao điểm trong kỳ nghỉ lễ. Sau đó, nó có thể thu nhỏ lại vào tháng Giêng. Không phải trả tiền cho không gian trống trong thời gian còn lại của năm.
Khi tổng đài truyền thống vẫn có thể có ý nghĩa
Điều này không có nghĩa là PBX truyền thống luôn là lựa chọn sai. Một số doanh nghiệp có thể muốn gắn bó với những gì họ có lâu hơn một chút. Điều đó bao gồm các công ty ở những điểm có dịch vụ internet yếu. Nó bao gồm các nhóm có quy tắc nghiêm ngặt về dữ liệu tại chỗ. Nó bao gồm các công ty đã chi nhiều tiền cho phần cứng với thời gian sử dụng còn nhiều năm.
Một nhà máy có mạng lưới bị khóa phải tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt. Nhu cầu của nó không giống như một công ty khởi nghiệp từ xa chọn hệ thống điện thoại đầu tiên của mình. Bối cảnh quan trọng hơn một quy tắc chung. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra số liệu của riêng bạn lại làm theo lời khuyên chung của nhà cung cấp.
Phiên bản trung thực của cuộc nói chuyện giữa UCaaS và PBX truyền thống thừa nhận rằng việc chuyển đổi sẽ tốn tiền và cũng gây ra một số gián đoạn. Một công ty có kế hoạch chuyển văn phòng hoặc sáp nhập sau sáu tháng có thể là lựa chọn thông minh để chờ đợi. Di chuyển hai lần trong một khoảng thời gian ngắn hiếm khi mang lại kết quả. Ngay cả khi đó, bạn vẫn nên thực hiện kiểm tra UCaaS so với PBX truyền thống một hoặc hai năm một lần. Giá cả, thời gian hoạt động và chất lượng Internet liên tục thay đổi theo những cách có thể thay đổi phép toán.
Nơi Rozper phù hợp với cuộc trò chuyện về tổng chi phí
Rozper giải quyết trực tiếp câu hỏi về tổng chi phí sở hữu. Nó cung cấp số cục bộ và số ảo ở hơn 150 quốc gia. Nó tận dụng 99,999% thời gian hoạt động cho mọi gói thay vì bán nó như một tiện ích bổ sung đắt tiền. Sự kết hợp giữa mức giá ổn định và công nghệ tích hợp là lý do chính khiến các gói đám mây có xu hướng thắng về mặt chi phí. Điều đó đúng khi bạn tính chu kỳ hỗ trợ và làm mới phần cứng.
Nền tảng này hoạt động dựa trên mối quan hệ hợp tác thực sự, đặt con người lên hàng đầu thay vì chỉ nghĩ đến việc tự phục vụ. Vì vậy, chi phí hỗ trợ sẽ hiển thị dưới dạng một dòng riêng biệt trên hợp đồng PBX truyền thống đã được tính vào hóa đơn hàng tháng.
Đánh giá số tiền bạn thực sự sẽ trả theo thời gian
Kiểm tra chi phí hợp lý có nghĩa là cộng mọi chi phí theo dòng thời gian thực cho cả hai lựa chọn. Hầu hết các đội sử dụng năm năm. Điều đó có nghĩa là phần cứng, chi phí cài đặt, hợp đồng bảo trì, nhân sự, làm mới phần cứng và phí hàng tháng. Tổng quan về kế toán chi phí của Investopedia là một hướng dẫn hữu ích cho ý tưởng này. Nó không chỉ được viết cho hệ thống điện thoại, nhưng logic vẫn được áp dụng.
Sau khi tính mọi chi phí, không chỉ con số trong báo giá đầu tiên, việc so sánh UCaaS và PBX truyền thống thường trông rất khác so với ngày đầu tiên. Tự mình chạy các con số. Đừng chỉ tin tưởng vào toán học của nhà cung cấp. Cả hai bên đều có lý do rõ ràng để loại bỏ một số chi phí ra khỏi thương vụ của mình.
Xây dựng một bảng tính đơn giản. Cung cấp cho mỗi loại chi phí một hàng riêng. Cho mỗi năm trong khoảng thời gian 5 năm một cột riêng. Điền vào đó những con số thực từ báo giá thực tế của nhà cung cấp chứ không phải những phỏng đoán sơ bộ. Các doanh nghiệp thực hiện bước này một cách nghiêm túc sẽ hiếm khi ngạc nhiên về chi phí thực sự của hệ thống điện thoại của họ, bất kể họ chọn phương án nào.
Phần kết luận
Giá nhãn dán trên PBX truyền thống hiếm khi nói lên toàn bộ câu chuyện. Cũng không có báo giá hàng tháng về tỷ lệ cắt giảm từ nhà cung cấp dịch vụ đám mây tiết kiệm chi phí hỗ trợ. Một so sánh công bằng giữa UCaaS và PBX truyền thống phải tính đến các giao dịch làm mới phần cứng, nhân sự và bảo trì. Nó cũng phải cân nhắc xem mỗi lựa chọn có quy mô như thế nào khi doanh nghiệp phát triển hoặc thu hẹp. Hãy tính toán toàn bộ 5 năm trước khi bạn ký bất cứ thứ gì. Sự lựa chọn đúng thường tự nó trở nên rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
UCaaS có luôn rẻ hơn tổng đài truyền thống không?
Không phải lúc nào cũng trả trước. Nhưng tổng chi phí sở hữu trong nhiều năm thường nghiêng về UCaaS. Đó là khi bạn tính chi phí bảo trì, nhân sự và làm mới phần cứng.
Tổng đài truyền thống thường có những chi phí ẩn nào?
Cập nhật chương trình cơ sở, làm mới phần cứng từ 5 đến 8 năm một lần, bố trí nhân viên CNTT tận tâm và sửa chữa vật lý là những chi phí thường bị bỏ qua nhất.
Chu kỳ làm mới phần cứng PBX thông thường kéo dài bao lâu?
Hầu hết các hệ thống tại chỗ cần được làm mới phần cứng thực sự sau mỗi 5 đến 8 năm, sau khi các nhà cung cấp ngừng hỗ trợ thiết bị cũ hơn.
Việc chuyển từ PBX sang UCaaS có cần điện thoại mới không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Nhiều nền tảng UCaaS hoạt động với điện thoại bàn hoặc ứng dụng bạn đã có. Điều đó làm giảm chi phí phần cứng cần thiết để chuyển đổi.
Tổng đài truyền thống có phải là sự lựa chọn tốt hơn không?
Đúng. Điều này đúng đối với các công ty có khả năng truy cập Internet yếu, các quy tắc dữ liệu tại chỗ nghiêm ngặt hoặc phần cứng họ mua gần đây nhưng vẫn còn nhiều năm sử dụng.
Một doanh nghiệp nên chạy so sánh UCaaS và PBX truyền thống của riêng mình như thế nào?
Cộng chi phí phần cứng, cài đặt, bảo trì, nhân sự và hàng tháng trong khoảng thời gian 5 năm thực tế cho cả hai tùy chọn. Đừng chỉ kiểm tra giá đầu tiên.
Con số lớn nhất cần có khi so sánh UCaaS và PBX truyền thống là gì?
Chu kỳ làm mới phần cứng thường là con số bị đánh giá thấp nhất. Nhiều công ty quên lên kế hoạch thay thế thiết bị tại chỗ cứ 5 đến 8 năm một lần.
