Giới thiệu
Bạn vẫn đang điều hành doanh nghiệp của mình trên hệ thống điện thoại cũ? Có lẽ nó được xây dựng cho một văn phòng và một vài chiếc điện thoại bàn. Hướng dẫn này sẽ thay đổi cách bạn mua sắm những gì tiếp theo. Chuyển sang UCaaS không chỉ là nâng cấp công nghệ. Đó là một sự lựa chọn chạm đến mọi đội. Nó ảnh hưởng đến bất kỳ ai nhận cuộc gọi, tham gia cuộc họp hoặc nhắn tin cho khách hàng. Trước khi bạn ký hợp đồng với một nhà cung cấp mới, hãy tìm hiểu điều gì khiến nền tảng đó thực sự mạnh mẽ. Một số nền tảng trông đẹp mắt trong bản giới thiệu bán hàng. Bạn muốn nhiều hơn thế.
Tại sao có quá nhiều nhóm đang suy nghĩ lại về hệ thống điện thoại của họ
Công việc kết hợp và từ xa đã thay đổi những gì nhóm cần từ công cụ của họ. Một chiếc điện thoại gắn trên bàn không còn phù hợp với cách làm việc của hầu hết các nhóm ngày nay. Khoảng cách đó là lý do chính khiến các công ty bắt đầu xem xét UCaaS. Xu hướng loại bỏ phần cứng PBX cũ đã phát triển trong hơn một thập kỷ. Nó không có dấu hiệu chậm lại.
Thị trường ủng hộ điều này. Các nhà phân tích đã theo dõi sự tăng trưởng mạnh mẽ trong chi tiêu cho đám mây trong nhiều năm. Các doanh nghiệp muốn các công cụ thoại, video, trò chuyện và hỗ trợ hoạt động như một. Họ không muốn có các công cụ riêng biệt từ các nhà cung cấp riêng biệt. Đó là những gì một nền tảng UCaaS được xây dựng tốt sẽ mang lại cho bạn.
Độ tin cậy và thời gian hoạt động nên đứng đầu danh sách kiểm tra của bạn
Trước khi so sánh các tính năng, hãy xem xét kỹ thời gian hoạt động. Hệ thống điện thoại ngừng hoạt động trong giờ làm việc sẽ gây ra tác hại thực sự. Nó không chỉ là rắc rối cho nhân viên. Nó tốn tiền thật. Thật đau lòng khi có cuộc gọi bị ngắt. Bất kỳ nhà cung cấp tốt nào cũng nên chia sẻ số liệu về thời gian hoạt động rõ ràng. Hãy để ý những cụm từ nhẹ nhàng như "tính sẵn sàng cao" mà không có con số thực sự đằng sau chúng.
Hỏi nhà cung cấp cách họ xử lý tình trạng mất điện trong một khu vực. Họ có chạy các trung tâm dữ liệu dự phòng không? Họ nợ bạn điều gì nếu họ thất hứa? Nhà cung cấp UCaaS mạnh sẽ trả lời cả ba câu hỏi này một cách dễ dàng. Câu trả lời mơ hồ ở đây là một dấu hiệu cảnh báo lớn.
Hãy hỏi cách chuyển đổi dự phòng thực sự hoạt động như thế nào. Một số nhà cung cấp phải mất một thời gian để nhận thấy sự cố và định tuyến lại cuộc gọi. Những người khác chuyển đổi trong vài giây. Khoảng cách đó hiếm khi xuất hiện trong quảng cáo chiêu hàng. Nhưng điều này rất quan trọng khi xảy ra sự cố mất điện lần đầu tiên.
Hỏi cách nhà cung cấp xử lý việc bảo trì theo kế hoạch. Ngay cả những cập nhật nhỏ cũng có thể làm hỏng dịch vụ nếu chúng không được lên kế hoạch tốt. Yêu cầu nhật ký bảo trì hoặc hồ sơ sự cố trong quá khứ nếu có. Hồ sơ đó thường cho bạn biết nhiều hơn bất kỳ trang bán hàng nào có thể.
Nhìn xa hơn giọng nói: Nhắn tin, Video và Tích hợp
Nền tảng UCaaS tốt nhất không chỉ cung cấp các cuộc gọi. Trò chuyện, cuộc họp video, nhắn tin và fax sẽ xuất hiện dưới một lần đăng nhập. Bạn không cần thêm công cụ hoặc cách giải quyết lộn xộn. Nếu nhà cung cấp coi trò chuyện hoặc video là lựa chọn muộn hơn thì đó là cảnh báo nguy hiểm. Điều đó có nghĩa là nền tảng này không được xây dựng để hoạt động như một hệ thống thực sự.
Nhìn kỹ vào sự tích hợp, quá. Hệ thống điện thoại của bạn phải liên kết với CRM, bộ phận trợ giúp và các công cụ đặt lịch mà nhóm của bạn đã sử dụng. Bạn không cần thêm phần mềm chỉ để ghi nhật ký cuộc gọi. của Rozper hệ thống điện thoại doanh nghiệp trang hiển thị loại liên kết sâu, tích hợp đáng mong đợi từ bất kỳ nền tảng đám mây mạnh mẽ nào.
Ứng dụng dành cho thiết bị di động cũng quan trọng như các công cụ dành cho máy tính để bàn. Nhân viên hiện trường, đại diện bán hàng và lãnh đạo công tác cần có chất lượng cuộc gọi trên điện thoại giống như khi họ đến bàn làm việc. Nhiều nền tảng vẫn coi ứng dụng di động của họ là thứ cần cân nhắc.
Hỏi xem ứng dụng di động có chuyển cuộc gọi đầy đủ, chuyển thư thoại thành văn bản và cập nhật trạng thái nhóm hay không. Đừng giải quyết việc quay số đơn giản một mình. Một số nhà cung cấp tiết kiệm các tính năng di động tốt nhất của họ cho các gói đắt tiền hơn. Kiểm tra xem mọi gói bạn xem có cung cấp các tính năng cốt lõi giống nhau hay không.
Các câu hỏi cần hỏi về phạm vi tiếp cận toàn cầu và khả năng mở rộng
Nếu bạn phục vụ khách hàng bên ngoài quốc gia của mình hoặc dự định sớm phục vụ, hãy hỏi nhà cung cấp dịch vụ ở quốc gia nào bằng số địa phương. Tìm hiểu xem các liên kết nhà cung cấp dịch vụ của họ chạy trực tiếp hay thông qua các mạng được bán lại. Khoảng cách này có thể ảnh hưởng đến cả chất lượng cuộc gọi và giá cả nhiều hơn những gì hầu hết người mua mong đợi.
Chất lượng cuộc gọi ở nước ngoài thường khác nhau giữa các nhà cung cấp hơn là chất lượng cuộc gọi trong nước. Nó phụ thuộc vào số lượng bước nhảy mà một cuộc gọi thực hiện giữa các mạng trước khi nó đến đích. Nhà cung cấp có liên kết trực tiếp ở các quốc gia mục tiêu của bạn thường sẽ đánh bại nhà cung cấp bán lại công suất. Điều này đúng ngay cả khi cả hai đều liệt kê các quốc gia giống nhau trên bản đồ.
Tăng trưởng vẫn quan trọng ngay cả khi bạn chưa bao giờ có kế hoạch vươn ra toàn cầu. Nhà cung cấp tốt sẽ cho phép bạn thêm hoặc bớt chỗ trong một chu kỳ thanh toán. Bạn không cần phải có một thỏa thuận mới mỗi khi số lượng nhân viên của bạn thay đổi một chút. Hỏi xem chi phí thay đổi như thế nào khi bạn tăng từ 10 chỗ lên 100 chỗ. Một số nhà cung cấp lặng lẽ tăng chi phí mỗi chỗ ngồi ở mức cao hơn thay vì giảm giá như bạn mong đợi.
Những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp mắc phải khi chuyển đổi nền tảng UCaaS
Sai lầm hàng đầu là chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá cả. Nhiều người mua bỏ qua việc kiểm tra chất lượng cuộc gọi trên mạng thực của họ. Một gói giá rẻ loại bỏ cuộc gọi trong quá trình chào hàng với khách hàng sẽ tốn kém hơn nhiều so với mức tiết kiệm được. Luôn chạy thử trên mạng văn phòng của bạn trước khi cam kết.
Một lỗi phổ biến khác là việc đẩy nhanh tiến độ di chuyển. Việc chuyển số cũ, đào tạo nhân viên và thiết lập định tuyến cuộc gọi đều mất nhiều thời gian hơn hầu hết các nhà cung cấp thừa nhận. Hãy dành thêm thời gian đệm trước khi bạn dự định chuyển đổi hoàn toàn. Giữ cho các đường truyền cũ của bạn tồn tại cho đến khi thiết lập mới chứng tỏ được khả năng hoạt động của nó dưới lưu lượng truy cập thực sự.
Rozper đi theo một con đường khác ở đây. Nó thiết lập số cục bộ và số ảo ở hơn 150 quốc gia. Nó hỗ trợ điều này với 99,999% thời gian hoạt động và sự hỗ trợ thực sự của con người, không chỉ là một bot trò chuyện. Sự kết hợp đó đáng để cân nhắc so với bất kỳ nhà cung cấp nào khác trong danh sách của bạn. Không phải mọi nền tảng UCaaS đều ủng hộ các tuyên bố về thời gian hoạt động của mình bằng con số được công bố rõ ràng.
Bỏ qua cuộc gọi với khách hàng hiện tại của nhà cung cấp là một sai lầm khác. Đội ngũ bán hàng sẽ luôn vẽ nền tảng của họ một cách tốt nhất. Tuy nhiên, một cuộc gọi ngắn với khách hàng thực sự trong lĩnh vực của bạn thường tiết lộ những vấn đề mà bản demo không bao giờ thể hiện.
Đánh giá sự hỗ trợ của nhà cung cấp và các điều khoản hợp đồng
Chất lượng hỗ trợ quan trọng nhất khi mọi thứ bị hỏng. Điều đó khiến việc đánh giá trước khi ký trở thành một trong những điều khó khăn nhất. Hỏi những kênh nào tồn tại cho các vấn đề khẩn cấp. Hỏi thời gian phản hồi họ hứa bằng văn bản. Tìm hiểu xem nhân viên hỗ trợ làm việc cho nhà cung cấp hay cho một công ty bên ngoài. Tổng quan của TechTarget về nền tảng truyền thông hợp nhất là một nơi vững chắc để bắt đầu. Nó giải thích cách xác định trường và những gì người mua sẽ mong đợi theo tiêu chuẩn.
Các điều khoản hợp đồng xứng đáng được quan tâm nhiều như chính công nghệ. Xem xét kỹ các điều khoản tự động gia hạn và phí thoát sớm. Kiểm tra xem giá có bị khóa trong toàn bộ thời hạn hay tăng mỗi năm. Gói hàng tháng, thậm chí với chi phí cao hơn một chút, có thể đáng để bạn tự do nếu bạn vẫn không chắc chắn về nhà cung cấp.
Phần kết luận
Việc chọn nền tảng UCaaS phù hợp phụ thuộc vào việc kiểm tra các tuyên bố chứ không phải tin vào bản sao bán hàng. Điều này bao gồm thời gian hoạt động, độ sâu tích hợp, tốc độ hỗ trợ và điều khoản hợp đồng. Những công ty hài lòng với việc chuyển đổi của mình hầu như luôn tiến hành thử nghiệm thực sự. Họ hỏi những câu hỏi sắc bén về sự thất bại và tăng trưởng. Họ nói chuyện với khách hàng thực sự trước tiên. Hãy dành thời gian lên phía trước. Nền tảng bạn chọn sẽ phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn chứ không phải cản trở nó.
Câu hỏi thường gặp
Việc chuyển sang nền tảng UCaaS mới thường mất bao lâu?
Hầu hết các lần di chuyển đều mất từ hai đến sáu tuần. Nó phụ thuộc vào quy mô công ty, thời gian chuyển số và số lượng nhân viên cần đào tạo.
UCaaS có giá cả phải chăng hơn hệ thống điện thoại truyền thống về lâu dài không?
Thông thường, có. Định giá trên nền tảng đám mây giúp cắt giảm chi phí bảo trì phần cứng và tổng đài tại chỗ. Số tiền tiết kiệm thực sự của bạn vẫn phụ thuộc vào cách sử dụng và số chỗ ngồi của bạn.
Doanh nghiệp nên mong đợi thời gian hoạt động nào từ nhà cung cấp UCaaS?
Hãy tìm một con số được công bố rõ ràng, lý tưởng nhất là 99,99% hoặc cao hơn. Bỏ qua những cuộc nói chuyện mơ hồ về độ tin cậy mà không có con số thực sự đằng sau nó.
Một doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ UCaaS hay nó chủ yếu dành cho doanh nghiệp?
Các công ty nhỏ thường đạt được lợi ích lớn nhất. Định giá trên nền tảng đám mây sẽ loại bỏ chi phí phần cứng trả trước vốn từng khiến các tính năng tiên tiến của điện thoại trở nên quá đắt đỏ ở quy mô nhỏ.
Cờ đỏ lớn nhất khi đánh giá nhà cung cấp UCaaS là gì?
Các câu trả lời mơ hồ về thời gian hoạt động, chuyển đổi dự phòng hoặc tốc độ hỗ trợ là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy nhà cung cấp chưa sẵn sàng hỗ trợ các yêu cầu của mình bằng văn bản.
Nền tảng UCaaS có hoạt động tốt cho các nhóm hoàn toàn làm việc từ xa không?
Đúng. Mọi thứ đều chạy thông qua một ứng dụng, không phải thiết bị bàn vật lý. Các nhóm từ xa và dàn trải thường phù hợp nhất với nền tảng điện thoại đám mây.
