Perkenalan
Apakah Anda masih menjalankan bisnis Anda pada sistem telepon lama? Mungkin dibangun untuk satu kantor dan beberapa telepon meja. Panduan ini akan mengubah cara Anda berbelanja untuk produk selanjutnya. Pindah ke UCaaS bukan sekadar peningkatan teknologi. Itu adalah pilihan yang menyentuh setiap tim. Ini memengaruhi siapa saja yang menerima panggilan, bergabung dalam rapat, atau mengirim SMS ke pelanggan. Sebelum Anda menandatangani kontrak dengan penyedia baru, pelajari apa yang membuat sebuah platform benar-benar kuat. Beberapa platform terlihat bagus dalam demo penjualan. Anda menginginkan lebih dari itu.
Mengapa Begitu Banyak Tim Memikirkan Kembali Sistem Telepon Mereka
Pekerjaan hibrid dan jarak jauh mengubah apa yang dibutuhkan tim dari alat mereka. Telepon yang terikat pada satu meja tidak lagi sesuai dengan cara kerja sebagian besar tim saat ini. Kesenjangan tersebut adalah alasan utama perusahaan mulai melirik UCaaS. Peralihan dari perangkat keras PBX lama telah berkembang selama lebih dari satu dekade. Ini tidak menunjukkan tanda-tanda melambat.
Pasar mendukung hal ini. Analis telah melacak pertumbuhan yang kuat dalam belanja cloud selama bertahun-tahun. Bisnis menginginkan alat suara, video, obrolan, dan dukungan berfungsi sebagai satu kesatuan. Mereka tidak ingin alat terpisah dari vendor terpisah. Itulah yang seharusnya diberikan oleh platform UCaaS yang dibangun dengan baik kepada Anda.
Keandalan dan Waktu Aktif Harus Menjadi Daftar Periksa Anda
Sebelum Anda membandingkan fitur, perhatikan baik-baik waktu aktifnya. Sistem telepon yang mati selama jam kerja benar-benar merugikan. Ini bukan hanya merepotkan staf. Itu membutuhkan uang sungguhan. Sungguh menyakitkan kepercayaan saat panggilan terputus. Vendor yang baik mana pun harus membagikan nomor uptime yang jelas. Hati-hati dengan frasa lembut seperti "ketersediaan tinggi" yang tidak disertai angka sebenarnya.
Tanyakan kepada penyedia layanan bagaimana mereka menangani pemadaman listrik di suatu wilayah. Apakah mereka menjalankan pusat data cadangan? Apa utang mereka kepada Anda jika mereka mengingkari janjinya? Penyedia UCaaS yang kuat akan menjawab ketiganya dengan mudah. Jawaban yang tidak jelas di sini adalah tanda peringatan besar.
Tanyakan juga cara kerja failover. Beberapa penyedia memerlukan waktu beberapa saat untuk menyadari adanya masalah dan mengalihkan panggilan. Yang lain beralih dalam hitungan detik. Kesenjangan tersebut jarang muncul dalam promosi penjualan. Namun hal ini sangat penting saat pemadaman listrik pertama kali terjadi.
Tanyakan juga bagaimana penyedia menangani pemeliharaan terencana. Bahkan pembaruan kecil pun dapat mengganggu layanan jika tidak direncanakan dengan baik. Mintalah log pemeliharaan atau catatan kejadian masa lalu jika ada. Catatan itu sering kali memberi tahu Anda lebih dari yang bisa dilakukan halaman penjualan mana pun.
Lihatlah Melampaui Suara: Pesan, Video, dan Integrasi
Platform UCaaS terbaik menawarkan lebih dari sekedar panggilan. Obrolan, rapat video, SMS, dan faks harus dilakukan dalam satu login. Anda tidak memerlukan alat tambahan atau solusi yang berantakan. Jika penyedia menganggap obrolan atau video hanya sekedar renungan, itu adalah tanda bahaya. Artinya, platform tersebut tidak dibangun untuk berfungsi sebagai satu sistem yang sebenarnya.
Perhatikan juga integrasinya dengan cermat. Sistem telepon Anda harus terhubung ke CRM, pusat bantuan, dan alat pemesanan yang sudah digunakan tim Anda. Anda tidak memerlukan perangkat lunak tambahan hanya untuk mencatat panggilan. milik Rozper sistem telepon bisnis halaman ini menunjukkan jenis tautan yang dalam dan tertanam yang layak diharapkan dari platform cloud yang kuat.
Aplikasi seluler sama pentingnya dengan alat desktop. Staf lapangan, perwakilan penjualan, dan pemimpin perjalanan memerlukan kualitas panggilan yang sama di telepon mereka saat mereka tiba di meja kerja. Banyak platform yang masih menganggap aplikasi seluler mereka hanya sekedar renungan.
Tanyakan apakah aplikasi seluler memiliki transfer panggilan lengkap, pesan suara ke teks, dan pembaruan status tim. Jangan puas dengan panggilan biasa saja. Beberapa vendor menyimpan fitur seluler terbaik mereka untuk paket yang lebih mahal. Pastikan setiap paket yang Anda lihat menawarkan fitur inti yang sama.
Pertanyaan untuk Ditanyakan Tentang Jangkauan dan Skalabilitas Global
Jika Anda melayani pelanggan di luar negara asal Anda, atau berencana untuk segera melayani, tanyakan negara mana saja yang dicakup oleh penyedia dengan nomor lokal. Cari tahu apakah tautan operator mereka berjalan langsung atau melalui jaringan yang dijual kembali. Kesenjangan ini dapat mempengaruhi kualitas panggilan dan harga lebih dari yang diperkirakan sebagian besar pembeli.
Kualitas panggilan ke luar negeri sering kali lebih bervariasi antar vendor dibandingkan kualitas panggilan lokal. Hal ini tergantung pada berapa banyak lompatan yang diperlukan suatu panggilan antar jaringan sebelum panggilan itu mendarat. Penyedia yang memiliki koneksi langsung ke negara target Anda sering kali akan mengalahkan penyedia yang menjual kembali kapasitas. Hal ini berlaku meskipun keduanya mencantumkan negara yang sama di peta.
Pertumbuhan penting bahkan jika Anda tidak pernah berencana untuk go global. Penyedia yang baik harus mengizinkan Anda menambah atau mengurangi kursi dalam satu siklus penagihan. Anda tidak memerlukan kesepakatan baru setiap kali jumlah karyawan Anda sedikit berubah. Tanyakan bagaimana biaya berubah seiring pertumbuhan Anda dari sepuluh kursi menjadi seratus. Beberapa vendor diam-diam menaikkan biaya per kursi pada tingkat yang lebih tinggi alih-alih memberi Anda diskon yang Anda harapkan.
Kesalahan Umum yang Dilakukan Bisnis Saat Beralih Platform UCaaS
Kesalahan terbesar adalah memilih penyedia hanya berdasarkan harga. Banyak pembeli melewatkan pengujian kualitas panggilan di jaringan sebenarnya. Paket murah yang membatalkan panggilan selama promosi klien membutuhkan biaya yang jauh lebih besar daripada penghematannya. Selalu jalankan masa percobaan di jaringan kantor Anda sendiri sebelum Anda berkomitmen.
Kesalahan umum lainnya adalah terburu-buru dalam garis waktu pergerakan. Memindahkan nomor lama, melatih staf, dan mengatur perutean panggilan semuanya membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diakui sebagian besar vendor. Bangun waktu buffer tambahan sebelum Anda berencana untuk beralih sepenuhnya. Pertahankan saluran lama Anda tetap aktif sampai pengaturan baru terbukti dalam lalu lintas nyata.
Rozper mengambil jalan berbeda di sini. Itu sudah diatur nomor lokal dan virtual di lebih dari 150 negara. Ini mendukung hal ini dengan waktu aktif 99,999% dan dukungan manusia yang nyata, bukan hanya bot obrolan. Perpaduan tersebut layak untuk dibandingkan dengan penyedia lain mana pun di daftar Anda. Tidak semua platform UCaaS mendukung klaim uptime-nya dengan nomor publikasi yang jelas.
Melewatkan panggilan dengan pelanggan vendor saat ini adalah kesalahan lain. Tim penjualan akan selalu menggambarkan platform mereka dengan cara terbaik. Namun panggilan singkat dengan pelanggan nyata di bidang Anda sering kali mengungkapkan masalah yang tidak pernah ditunjukkan oleh demo.
Mengevaluasi Dukungan Vendor dan Ketentuan Kontrak
Kualitas dukungan paling penting ketika terjadi kerusakan. Itu menjadikannya salah satu hal tersulit untuk dinilai sebelum Anda menandatangani. Tanyakan saluran apa yang ada untuk masalah-masalah mendesak. Tanyakan waktu respons yang mereka janjikan secara tertulis. Cari tahu apakah staf pendukung bekerja untuk vendor atau perusahaan luar. Ikhtisar TechTarget tentang platform komunikasi terpadu adalah tempat yang kuat untuk memulai. Ini menjelaskan bagaimana bidang tersebut didefinisikan dan apa yang diharapkan pembeli sebagai standar.
Persyaratan kontrak layak mendapatkan perhatian yang sama seperti teknologi itu sendiri. Perhatikan baik-baik klausul perpanjangan otomatis dan biaya keluar awal. Periksa apakah harga tetap terkunci selama jangka waktu penuh atau naik setiap tahun. Paket bulanan, bahkan dengan biaya yang sedikit lebih tinggi, dapat memberikan kebebasan jika Anda masih ragu dengan vendornya.
Kesimpulan
Memilih platform UCaaS yang tepat berarti menguji klaim, bukan mempercayai salinan penjualan. Ini mencakup waktu aktif, kedalaman integrasi, kecepatan dukungan, dan persyaratan kontrak. Perusahaan-perusahaan yang akhirnya puas dengan peralihan mereka hampir selalu melakukan uji coba nyata. Mereka mengajukan pertanyaan tajam tentang failover dan pertumbuhan. Mereka berbicara dengan pelanggan nyata terlebih dahulu. Luangkan waktu di awal. Platform yang Anda pilih harus tumbuh bersama bisnis Anda, bukan menghambatnya.
FAQ
Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk beralih ke platform UCaaS baru?
Kebanyakan perpindahan memakan waktu dua hingga enam minggu. Itu tergantung pada ukuran perusahaan, jumlah waktu porting, dan berapa banyak pelatihan staf yang diperlukan.
Apakah UCaaS lebih terjangkau dibandingkan sistem telepon tradisional dalam jangka panjang?
Biasanya ya. Penetapan harga cloud mengurangi biaya pemeliharaan perangkat keras dan biaya PBX di lokasi. Penghematan nyata Anda masih bergantung pada penggunaan dan jumlah kursi Anda.
Berapa waktu aktif yang diharapkan bisnis dari penyedia UCaaS?
Carilah angka publikasi yang jelas, idealnya 99,99% atau lebih tinggi. Lewati pembicaraan yang tidak jelas tentang keandalan tanpa gambaran nyata di baliknya.
Bisakah usaha kecil mendapatkan manfaat dari UCaaS, atau apakah UCaaS hanya diperuntukkan bagi perusahaan?
Perusahaan kecil sering kali memperoleh keuntungan terbesar. Penetapan harga cloud menghilangkan biaya perangkat keras di muka yang pernah membuat fitur-fitur canggih ponsel menjadi terlalu mahal dalam skala kecil.
Apa tanda bahaya terbesar saat mengevaluasi penyedia UCaaS?
Jawaban yang tidak jelas mengenai uptime, failover, atau kecepatan dukungan adalah tanda paling jelas bahwa penyedia tidak siap untuk mendukung klaimnya secara tertulis.
Apakah platform UCaaS berfungsi dengan baik untuk tim jarak jauh?
Ya. Semuanya berjalan melalui aplikasi, bukan perlengkapan meja fisik. Tim jarak jauh dan tersebar seringkali merupakan tim yang paling cocok untuk platform telepon cloud.
