Perkenalan
Bayangkan seorang tenaga penjualan yang baru saja menyelesaikan panggilan. Sekarang dia mengetik catatan ke dalam CRM. Itu membutuhkan waktu empat menit. Lalu dia memeriksa tab meja bantuan untuk tiket terbuka. Lalu dia memeriksa aplikasi kalender untuk slot terbuka berikutnya. Sekarang kalikan empat menit tersebut dengan setiap panggilan yang dilakukan tim dalam sehari. Waktu yang terbuang akan menghasilkan uang nyata dengan cepat. Integrasi UCaaS yang tepat menghilangkan hambatan tersebut. Yang salah hanya memindahkan kesibukannya ke tempat lain.
Mengapa Integrasi UCaaS Lebih Penting Daripada Daftar Fitur
Kebanyakan pembeli membandingkan platform UCaaS dengan menghitung fitur. Berapa banyak baris? Berapa banyak ekstensi? Apakah ada panggilan video? Pendekatan itu tidak tepat sasaran. Penghematan waktu nyata berasal dari seberapa baik platform terhubung dengan alat yang sudah digunakan tim. Mereka tidak berasal dari satu fitur yang berdiri sendiri.
Pengaturan UCaaS yang buruk membuat apa yang orang sebut sebagai "kursi putar" berfungsi. Seorang anggota staf harus menyalin data dari satu layar ke layar lainnya dengan tangan. Sistem tidak berbicara satu sama lain. Integrasi UCaaS yang baik mengakhiri penyalinan untuk selamanya. Mereka menyinkronkan data panggilan, tiket, dan acara kalender di latar belakang. Tidak ada yang perlu mengangkat satu jari pun.
Tiga tautan layak mendapatkan prioritas utama: CRM, meja bantuan, dan alat kalender. Ini adalah alat yang digunakan sebagian besar tim puluhan kali sehari. Lakukan ketiga integrasi UCaaS ini dengan benar. Anda akan mendapatkan sebagian besar penghematan waktu yang pernah dilihat bisnis dari platform baru.
Integrasi CRM: Mengubah Setiap Panggilan Menjadi Data Tercatat
Integrasi CRM yang solid mencatat panggilan tersebut. Ini juga mencatat durasinya. Seringkali menambahkan rekaman atau transkrip. Semua itu ada di catatan kontak yang tepat saat panggilan berakhir. Satu perubahan tersebut menghilangkan pengurasan waktu terbesar dalam pekerjaan setelah panggilan bagi banyak tim penjualan. Tanpa itu, perwakilan menghabiskan beberapa menit per panggilan mengetik catatan dengan tangan.
Pengaturan CRM terbaik melakukan lebih dari sekadar mencatat panggilan. Mereka juga menarik data kontak ke layar panggilan itu sendiri. Perwakilan melihat riwayat kesepakatan begitu ada panggilan masuk. Tidak perlu lagi bersusah payah mencari seseorang di tengah panggilan. milik Rozper Integrasi HubSpot halaman menunjukkan jenis sinkronisasi dua arah asli yang diharapkan dari platform UCaaS. Memotong waktu admin membutuhkan lebih dari sekadar nama merek di halaman fitur.
Klik untuk menelepon adalah detail lain yang patut diperiksa. Bisakah perwakilan memulai panggilan langsung dari catatan kontak CRM? Atau haruskah mereka mengetik nomornya dengan tangan? Satu klik menghilangkan lusinan masalah kecil di hari yang sibuk.
Integrasi Helpdesk: Lebih Sedikit Tab, Resolusi Lebih Cepat
Tim pendukung kehilangan waktu dengan cara yang berbeda dibandingkan tim penjualan. Mereka tidak mengetik catatan setelah setiap panggilan. Sebaliknya, mereka berpindah tab. Agen beralih antara sistem telepon dan alat pusat bantuan terpisah. Mereka memeriksa riwayat tiket sebelum, selama, dan setelah panggilan.
Tautan pusat bantuan yang ketat menunjukkan tiket terbuka pelanggan saat panggilan tersambung. Agen sudah mengetahui konteksnya bahkan sebelum mereka menyapa. Agen juga harus dapat membuat atau memperbarui tiket langsung dari layar panggilan. Tidak ada tab terpisah. Tidak ada pengetikan putaran kedua untuk mencatat apa yang baru saja terjadi.
Waktu respons cenderung meningkat setelah tautan semacam ini diterapkan. Agen menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari fakta. Mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaiki masalah sebenarnya.
Saat Anda memeriksa integrasi UCaaS yang berfokus pada helpdesk, ajukan satu pertanyaan yang jelas. Apakah pembaruan tiket mengalir kembali ke platform panggilan dengan sendirinya? Bukan hanya dari platform ke helpdesk, tapi dua arah. Aliran dua arah itulah yang menyelamatkan agen dari membuka tab kedua setiap kali pelanggan menelepon kembali tentang masalah lama.
Sinkronisasi Kalender: Menghilangkan Rapat yang Dipesan Ganda
Sinkronisasi kalender terdengar seperti alat yang paling sederhana dari ketiga alat tersebut. Tapi ini menghentikan kesalahan umum yang janggal. Kesalahan itu adalah pemesanan ganda klien. Hal ini terjadi ketika dua alat tidak berbagi data slot terbuka yang sama. Platform UCaaS dengan sinkronisasi kalender nyata memeriksa ketersediaan langsung terlebih dahulu. Ia melakukan ini sebelum mengonfirmasi pertemuan apa pun. Cara kerjanya sama untuk email, link pemesanan, atau panggilan telepon.
Sinkronisasi kalender yang baik tidak hanya menghentikan bentrokan. Itu juga mengirimkan pengingat pertemuan dan buku tindak lanjutnya sendiri. Ini menghilangkan email bolak-balik yang biasanya diperlukan untuk mengunci suatu waktu.
Sinkronisasi kalender jarang mendapat pemberitahuan yang sama seperti tautan CRM atau meja bantuan ketika perusahaan mempertimbangkan integrasi UCaaS. Namun perolehan waktu harian bertambah dengan cepat. Hal ini terjadi ketika sebuah tim berhenti memeriksa dua atau tiga kalender secara manual sebelum mengonfirmasi pertemuan.
Kesalahan Umum Integrasi yang Membuang Waktu yang Anda Coba Hemat
Kesalahan paling umum adalah ini: sebuah tim berasumsi bahwa tautan ada hanya karena vendor mencantumkan nama CRM atau meja bantuan di situsnya. Banyak “integrasi” yang ternyata merupakan ekspor data satu arah. Itu bukanlah sinkronisasi dua arah yang sebenarnya. Artinya, seseorang masih harus mencocokkan data antar sistem secara manual.
Kesalahan langkah lainnya yang sering terjadi adalah: melewatkan uji coba nyata dengan CRM atau meja bantuan Anda sendiri sebelum Anda berkomitmen. Demo umum jarang menunjukkan kesenjangan yang muncul setelah data pelanggan nyata dan alur kerja harian mulai terlihat.
Tim terkadang juga terhubung secara berlebihan. Mereka menghubungkan setiap alat yang mereka bisa, baik ada orang yang menggunakan data yang dihasilkan atau tidak. Kebiasaan itu dapat memperlambat sistem. Ini dapat menambah lebih banyak pekerjaan pengaturan daripada menghematnya. Mulailah dengan dua atau tiga tautan yang memecahkan masalah nyata sehari-hari.
Anda juga perlu meninjau kembali integrasi UCaaS Anda setiap enam bulan atau lebih. Tim sering kali menambahkan bidang CRM baru, tag pusat bantuan baru, atau alat kalender baru. Namun mereka jarang memeriksa kembali untuk melihat apakah pengaturan sinkronisasi lama masih mencakup semua hal yang penting.
Tempat Rozper Cocok dengan Tumpukan Komunikasi yang Terhubung
Rozper membangun platformnya untuk mengatasi masalah ini. Ini memberi keluar nomor lokal dan virtual di 150+ negara. Itu juga menjaga CRM, meja bantuan, dan tautan kalender tetap asli. Mereka tidak dibaut melalui lapisan pihak ketiga. Gaya tersebut menunjukkan cara kerja yang benar-benar mengutamakan manusia, bukan hanya sekedar layanan mandiri. Staf pendukung dapat membantu menyiapkan tautan nyata. Mereka tidak hanya mengarahkan pelanggan ke halaman bantuan umum.
Waktu aktif 99,999% mencakup seluruh platform, bukan hanya panggilan telepon. Jadi integrasi UCaaS yang menghubungkan CRM, meja bantuan, dan kalender bisnis tetap solid. Hal ini berlaku bahkan pada waktu panggilan puncak, ketika sistem yang lebih lemah cenderung rusak.
Mengevaluasi Kedalaman Integrasi Sebelum Anda Membeli
Sebelum Anda menandatangani kesepakatan apa pun, mintalah vendor untuk melakukan demo langsung. Gunakan akun CRM dan meja bantuan Anda sendiri. Lewati penyiapan kotak pasir umum. Tanyakan apakah data disinkronkan dua arah. Tanyakan seberapa sering pembaruannya. Tanyakan apa yang terjadi jika sistem yang terhubung mati. Panduan Zapier tentang cara kerja integrasi adalah primer yang berguna. Hal ini menjelaskan kesenjangan antara tautan satu arah yang dangkal dan sinkronisasi dua arah yang sebenarnya.
Tanyakan juga siapa yang menangani pengaturan. Beberapa platform hanya memberi Anda kunci API dan manual. Yang lain menugaskan orang sungguhan untuk mengaturnya dengan benar, yang penting bagi tim yang tidak memiliki staf teknis.
Mintalah referensi dari pelanggan nyata tentang CRM atau meja bantuan yang sama yang digunakan tim Anda. Integrasi UCaaS vendor mungkin berfungsi dengan baik pada satu platform dan hanya berfungsi separuh pada platform lainnya, meskipun keduanya berada dalam daftar kompatibilitas yang sama.
Kesimpulan
Penghematan waktu dari integrasi UCaaS datang dari kedalamannya. Nama-nama tersebut tidak berasal dari daftar panjang nama aplikasi di halaman harga. Tiga tautan memberikan waktu nyata kembali ke tim setiap hari. Sinkronisasi CRM mengakhiri entri data manual. Integrasi meja bantuan memunculkan konteksnya sendiri. Sinkronisasi kalender menghentikan pemesanan ganda. Uji masing-masing dengan alat Anda sendiri sebelum Anda berkomitmen. Platform yang benar-benar menghemat waktu akan cepat dikenal.
FAQ
Integrasi UCaaS apa yang paling berharga bagi tim penjualan?
Integrasi CRM cenderung memberikan penghematan waktu terbesar bagi tim penjualan, karena menghilangkan pencatatan panggilan manual dan menampilkan riwayat kontak secara otomatis.
Apakah integrasi UCaaS memerlukan pengaturan teknis?
Koneksi dasar seringkali sederhana, namun sinkronisasi dua arah yang lebih mendalam antara CRM, meja bantuan, dan kalender biasanya mendapat manfaat dari dukungan vendor selama konfigurasi awal.
Bisakah integrasi UCaaS disinkronkan dengan CRM atau platform pusat bantuan apa pun?
Sebagian besar platform CRM dan meja bantuan utama didukung, namun kedalaman dukungan tersebut sangat bervariasi, jadi ada baiknya mengonfirmasi sinkronisasi dua arah sebelum mengasumsikan kompatibilitas.
Bagaimana integrasi UCaaS meningkatkan waktu respons dukungan pelanggan?
Dengan menampilkan riwayat tiket dan konteks pelanggan secara otomatis saat panggilan tersambung, agen menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah.
Apa tanda peringatan umum bahwa integrasi tidak bersifat dua arah?
Jika data hanya mengalir dalam satu arah, seperti panggilan masuk ke CRM namun data CRM tidak pernah muncul di antarmuka panggilan, integrasinya mungkin dangkal.
Apakah layak untuk mengintegrasikan setiap alat yang tersedia dengan platform UCaaS?
Tidak. Memulai dengan dua atau tiga integrasi yang memecahkan masalah nyata sehari-hari biasanya bekerja lebih baik daripada menghubungkan setiap alat sekaligus.
Seberapa sering suatu bisnis harus meninjau integrasi UCaaS-nya?
Setiap enam bulan atau lebih merupakan frekuensi yang wajar, karena bidang CRM baru, tag meja bantuan, atau alat kalender dapat menjadi tidak sinkron dengan pengaturan awal seiring berjalannya waktu.
