การแนะนำ
ลองนึกภาพตัวแทนฝ่ายขายที่เพิ่งวางสาย ตอนนี้เธอพิมพ์บันทึกลงใน CRM นั่นใช้เวลาสี่นาที จากนั้นเธอก็ตรวจสอบแท็บโปรแกรมช่วยเหลือเพื่อดูตั๋วที่เปิดอยู่ จากนั้นเธอก็ตรวจสอบแอปปฏิทินเพื่อดูช่องเปิดถัดไป ตอนนี้ให้คูณสี่นาทีนั้นด้วยทุกการโทรที่ทีมใช้ในหนึ่งวัน เวลาที่เสียไปจะเพิ่มเป็นเงินจริงอย่างรวดเร็ว การบูรณาการ UCaaS ที่เหมาะสมจะขจัดความขัดแย้งดังกล่าว คนผิดก็ย้ายงานยุ่งไปที่อื่น
เหตุใดการรวมระบบ UCaaS จึงมีความสำคัญมากกว่ารายการคุณสมบัติ
ผู้ซื้อส่วนใหญ่เปรียบเทียบแพลตฟอร์ม UCaaS โดยการนับคุณสมบัติ มีกี่บรรทัด? มีนามสกุลกี่อัน? มันมีแฮงเอาท์วิดีโอไหม? วิธีการนั้นพลาดประเด็น การประหยัดเวลาแบบเรียลไทม์มาจากการที่แพลตฟอร์มเชื่อมโยงกับเครื่องมือที่ทีมใช้อยู่แล้วได้ดีเพียงใด พวกเขาไม่ได้มาจากคุณลักษณะแบบสแตนด์อโลนใดๆ
การตั้งค่า UCaaS ที่ไม่ดีทำให้เกิดสิ่งที่ผู้คนเรียกว่า "เก้าอี้ล้อเลื่อน" พนักงานต้องคัดลอกข้อมูลจากหน้าจอหนึ่งไปยังอีกหน้าจอหนึ่งด้วยมือ ระบบไม่คุยกันเลย การรวมระบบ UCaaS ที่ดีจะสิ้นสุดการคัดลอกให้ดี โดยจะซิงค์ข้อมูลการโทร ตั๋ว และกิจกรรมในปฏิทินในเบื้องหลัง ไม่ต้องให้ใครยกนิ้วให้
ลิงก์สามลิงก์สมควรได้รับความสำคัญสูงสุด: CRM, โปรแกรมช่วยเหลือ และเครื่องมือปฏิทิน เครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ทีมส่วนใหญ่ใช้หลายสิบครั้งต่อวัน รับการบูรณาการ UCaaS ทั้งสามนี้อย่างถูกต้อง คุณจะประหยัดเวลาส่วนใหญ่ที่ธุรกิจจะได้เห็นจากแพลตฟอร์มใหม่
การรวม CRM: เปลี่ยนทุกการโทรให้เป็นข้อมูลที่บันทึกไว้
การรวม CRM ที่มั่นคงจะบันทึกการโทร มันบันทึกระยะเวลาด้วย มักจะเพิ่มการบันทึกหรือการถอดเสียง ทั้งหมดนี้ตกลงบนบันทึกการติดต่อที่ถูกต้องทันทีที่การโทรสิ้นสุดลง การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะช่วยขจัดปัญหาเวลาที่ใหญ่ที่สุดในการทำงานหลังการโทรสำหรับทีมขายจำนวนมาก หากไม่มีสิ่งนี้ พนักงานจะใช้เวลาหลายนาทีต่อการโทรโดยพิมพ์บันทึกด้วยมือ
การตั้งค่า CRM ที่ดีที่สุดทำได้มากกว่าการบันทึกการโทร พวกเขายังดึงข้อมูลผู้ติดต่อมาไว้ในหน้าจอการโทรด้วย ตัวแทนจะเห็นประวัติข้อตกลงทันทีที่มีสายเข้า ไม่ต้องวุ่นวายมองหาใครสักคนระหว่างการโทรอีกต่อไป รอซเปอร์ การบูรณาการ HubSpot หน้าแสดงประเภทของการซิงค์แบบเนทีฟแบบสองทางที่คาดหวังจากแพลตฟอร์ม UCaaS การลดเวลาของผู้ดูแลระบบใช้เวลามากกว่าชื่อแบรนด์ในหน้าฟีเจอร์
คลิกเพื่อโทรเป็นอีกหนึ่งรายละเอียดที่ควรค่าแก่การตรวจสอบ ตัวแทนสามารถเริ่มการโทรจากบันทึกการติดต่อของ CRM ได้ทันทีหรือไม่ หรือต้องพิมพ์ตัวเลขด้วยมือ? คลิกเพียงครั้งเดียวจะช่วยขจัดอาการสะอึกเล็กๆ น้อยๆ ตลอดทั้งวันที่ยุ่งวุ่นวาย
บูรณาการโปรแกรมช่วยเหลือ: แท็บน้อยลง ความละเอียดที่เร็วขึ้น
ทีมสนับสนุนเสียเวลาในลักษณะที่แตกต่างจากทีมขาย พวกเขาไม่พิมพ์บันทึกหลังการโทรแต่ละครั้ง แต่จะสลับแท็บแทน เจ้าหน้าที่จะสลับไปมาระหว่างระบบโทรศัพท์และเครื่องมือโปรแกรมช่วยเหลือที่แยกต่างหาก พวกเขาตรวจสอบประวัติตั๋วก่อน ระหว่าง และหลังการโทร
ลิงก์โปรแกรมช่วยเหลือที่แน่นหนาจะแสดงตั๋วที่เปิดอยู่ของลูกค้าทันทีที่มีการเชื่อมต่อสาย เจ้าหน้าที่มีบริบทอยู่แล้วก่อนที่จะทักทายด้วยซ้ำ นอกจากนี้ควรให้ตัวแทนสร้างหรืออัปเดตตั๋วได้จากหน้าจอการโทรโดยตรง ไม่มีแท็บแยก ไม่มีการพิมพ์รอบที่สองเพื่อบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้น
เวลาตอบสนองมีแนวโน้มที่จะดีขึ้นเมื่อมีลิงก์ประเภทนี้ เจ้าหน้าที่ใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาข้อเท็จจริง พวกเขาใช้เวลาแก้ไขปัญหาจริงมากขึ้น
เมื่อคุณตรวจสอบการบูรณาการ UCaaS ที่เน้นโปรแกรมช่วยเหลือ ให้ถามคำถามที่ชัดเจนหนึ่งข้อ การอัปเดตตั๋วจะไหลกลับเข้าสู่แพลตฟอร์มการโทรด้วยตัวเองหรือไม่ ไม่ใช่แค่จากแพลตฟอร์มไปยังโปรแกรมช่วยเหลือ แต่ทั้งสองทาง โฟลว์แบบสองทางคือสิ่งที่ช่วยให้ตัวแทนไม่สามารถเปิดแท็บที่สองทุกครั้งที่ลูกค้าโทรกลับเกี่ยวกับปัญหาเก่า
การซิงค์ปฏิทิน: กำจัดการประชุมที่จองซ้ำซ้อน
การซิงค์ปฏิทินดูเหมือนเป็นเครื่องมือที่ง่ายที่สุดในสามเครื่องมือนี้ แต่มันหยุดความผิดพลาดที่น่าอึดอัดใจทั่วไปได้ ข้อผิดพลาดนั้นคือการจองลูกค้าซ้ำซ้อน มันเกิดขึ้นเมื่อเครื่องมือสองตัวไม่แชร์ข้อมูลช่องเปิดเดียวกัน แพลตฟอร์ม UCaaS ที่มีการซิงค์ปฏิทินจริงจะตรวจสอบความพร้อมใช้งานจริงก่อน โดยจะดำเนินการนี้ก่อนที่จะยืนยันการประชุมใดๆ ซึ่งทำงานในลักษณะเดียวกันสำหรับอีเมล ลิงก์การจอง หรือการโทร
การซิงค์ปฏิทินที่ดีทำได้มากกว่าการหยุดการปะทะกัน นอกจากนี้ยังส่งการแจ้งเตือนการประชุมและหนังสือติดตามผลด้วยตนเอง ซึ่งจะตัดอีเมลกลับไปกลับมาที่ปกติใช้ในการล็อคในแต่ละครั้งออกไป
การซิงค์ปฏิทินแทบจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนแบบเดียวกับ CRM หรือลิงก์โปรแกรมช่วยเหลือเมื่อบริษัทชั่งน้ำหนักการรวม UCaaS แต่เวลาที่เพิ่มขึ้นในแต่ละวันก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเช่นกัน สิ่งนี้จะเกิดขึ้นเมื่อทีมหยุดตรวจสอบปฏิทินสองหรือสามปฏิทินด้วยตนเองก่อนที่จะยืนยันการประชุม
ข้อผิดพลาดทั่วไปในการบูรณาการที่ทำให้คุณเสียเวลาในการพยายามประหยัดเวลา
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือ: ทีมถือว่ามีลิงก์อยู่เพียงเพราะผู้ขายแสดงรายการ CRM หรือชื่อโปรแกรมช่วยเหลือบนไซต์ของตน "การบูรณาการ" จำนวนมากกลายเป็นการส่งออกข้อมูลทางเดียว ไม่ใช่การซิงค์แบบสองทางที่แท้จริง นั่นหมายความว่ายังมีคนต้องจับคู่ข้อมูลระหว่างระบบด้วยตนเอง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยอีกประการหนึ่งคือ การข้ามการทดลองใช้จริงกับ CRM หรือโปรแกรมช่วยเหลือของคุณเองก่อนที่จะตัดสินใจ การสาธิตทั่วไปไม่ค่อยแสดงช่องว่างที่ปรากฏขึ้นเมื่อข้อมูลลูกค้าจริงและขั้นตอนการทำงานรายวันเข้ามาในรูปภาพ
บางครั้งทีมก็เชื่อมต่อกันมากเกินไป พวกเขาเชื่อมโยงทุกเครื่องมือที่สามารถทำได้ ไม่ว่าใครจะใช้ข้อมูลที่เป็นผลหรือไม่ก็ตาม นิสัยนั้นอาจทำให้ระบบช้าลง สามารถเพิ่มงานการตั้งค่าได้มากกว่าที่จะช่วยประหยัดได้ เริ่มต้นด้วยลิงก์สองหรือสามลิงก์ที่ช่วยแก้ปัญหาประจำวันจริงๆ
นอกจากนี้ยังจ่ายเงินเพื่อทบทวนการผสานรวม UCaaS ของคุณทุกๆ หกเดือนโดยประมาณ ทีมมักจะเพิ่มฟิลด์ CRM ใหม่ แท็กโปรแกรมช่วยเหลือใหม่ หรือเครื่องมือปฏิทินใหม่ แต่พวกเขาไม่ค่อยกลับมาตรวจดูอีกครั้งเพื่อดูว่าการตั้งค่าการซิงค์แบบเก่ายังครอบคลุมทุกสิ่งที่สำคัญหรือไม่
โดยที่ Rozper เหมาะสมกับกองการสื่อสารที่เชื่อมต่อ
Rozper สร้างแพลตฟอร์มเพื่อแก้ไขปัญหานี้ มันแจก หมายเลขท้องถิ่นและหมายเลขเสมือน ในกว่า 150 ประเทศ นอกจากนี้ยังเก็บ CRM, โปรแกรมช่วยเหลือ และลิงก์ปฏิทินไว้ด้วย พวกมันไม่ได้ถูกยึดผ่านเลเยอร์ของบุคคลที่สาม สไตล์ดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงวิธีการทำงานที่ให้ความสำคัญกับมนุษย์เป็นหลัก ไม่ใช่ส่วนเสริมที่ให้บริการด้วยตนเอง เจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนสามารถช่วยตั้งค่าลิงก์จริงได้ พวกเขาไม่เพียงแค่นำลูกค้าไปยังหน้าความช่วยเหลือทั่วไปเท่านั้น
สถานะการออนไลน์ 99.999% ครอบคลุมทั้งแพลตฟอร์ม ไม่ใช่แค่การโทร ดังนั้นการบูรณาการ UCaaS ที่เชื่อมโยง CRM, โปรแกรมช่วยเหลือ และปฏิทินของธุรกิจจึงยังคงแข็งแกร่ง สิ่งนี้ถือเป็นจริงแม้ในเวลาที่มีการโทรสูงสุด เมื่อระบบที่อ่อนแอกว่ามักจะพัง
การประเมินความลึกของการบูรณาการก่อนตัดสินใจซื้อ
ก่อนที่คุณจะลงนามในข้อตกลงใดๆ โปรดสอบถามผู้ขายสำหรับการสาธิตสด ใช้บัญชี CRM และโปรแกรมช่วยเหลือของคุณเอง ข้ามการตั้งค่าแซนด์บ็อกซ์ทั่วไป ถามว่าข้อมูลซิงค์ทั้งสองวิธีหรือไม่ ถามว่าจะอัพเดตบ่อยแค่ไหน ถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากระบบที่เชื่อมต่อล่ม คู่มือ Zapier เกี่ยวกับวิธีการทำงานของการผสานรวม เป็นไพรเมอร์ที่มีประโยชน์ มันอธิบายช่องว่างระหว่างลิงก์ตื้นๆ ทางเดียวและการซิงค์สองทางที่แท้จริง
ถามด้วยว่าใครเป็นคนจัดการการตั้งค่า บางแพลตฟอร์มเพียงมอบคีย์ API และคู่มือให้กับคุณ คนอื่นๆ มอบหมายให้คนจริงมาตั้งค่าให้ถูกต้อง ซึ่งสำคัญสำหรับทีมที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคเป็นของตัวเอง
ขอข้อมูลจากลูกค้าจริงบน CRM หรือโปรแกรมช่วยเหลือที่ทีมของคุณใช้ การบูรณาการ UCaaS ของผู้จำหน่ายอาจทำงานได้ดีกับแพลตฟอร์มเดียวและเพียงครึ่งทางกับอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง แม้ว่าทั้งสองจะอยู่ในรายการความเข้ากันได้เดียวกันก็ตาม
บทสรุป
การประหยัดเวลาจากการบูรณาการ UCaaS มาจากเชิงลึก ไม่ได้มาจากรายการชื่อแอปที่ยาวเหยียดบนหน้าราคา ลิงก์สามลิงก์ให้เวลาจริงแก่ทีมทุกวัน การซิงค์ CRM สิ้นสุดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การบูรณาการโปรแกรมช่วยเหลือจะแสดงบริบทด้วยตัวมันเอง การซิงค์ปฏิทินจะหยุดการจองซ้ำซ้อน ทดสอบแต่ละรายการด้วยเครื่องมือของคุณเองก่อนที่จะตัดสินใจ แพลตฟอร์มที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างแท้จริงจะทำให้เป็นที่รู้จักอย่างรวดเร็ว
คำถามที่พบบ่อย
การบูรณาการ UCaaS ที่มีค่าที่สุดสำหรับทีมขายคืออะไร
การบูรณาการ CRM มีแนวโน้มที่จะช่วยประหยัดเวลาได้มากที่สุดสำหรับทีมขาย เนื่องจากจะกำจัดการบันทึกการโทรด้วยตนเองและแสดงประวัติการติดต่อโดยอัตโนมัติ
การบูรณาการ UCaaS จำเป็นต้องมีการตั้งค่าทางเทคนิคหรือไม่
การเชื่อมต่อพื้นฐานมักจะทำได้ง่าย แต่การซิงค์สองทางที่ลึกกว่าระหว่าง CRM, โปรแกรมช่วยเหลือ และปฏิทิน มักจะได้รับประโยชน์จากการสนับสนุนจากผู้จำหน่ายในระหว่างการกำหนดค่าเริ่มต้น
การผสานรวม UCaaS สามารถซิงค์กับ CRM หรือแพลตฟอร์มโปรแกรมช่วยเหลือใดๆ ได้หรือไม่
รองรับ CRM และแพลตฟอร์มโปรแกรมช่วยเหลือหลักๆ ส่วนใหญ่ แต่ความลึกของการสนับสนุนนั้นแตกต่างกันอย่างมาก ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะยืนยันการซิงค์แบบสองทางก่อนที่จะยอมรับความเข้ากันได้
การบูรณาการ UCaaS จะปรับปรุงเวลาตอบสนองการสนับสนุนลูกค้าได้อย่างไร
การแสดงประวัติตั๋วและบริบทของลูกค้าโดยอัตโนมัติเมื่อมีสายเชื่อมต่อ เจ้าหน้าที่จะใช้เวลาค้นหาน้อยลงและมีเวลาแก้ไขปัญหามากขึ้น
อะไรคือสัญญาณเตือนทั่วไปที่ว่าการบูรณาการไม่ใช่แบบสองทางอย่างแท้จริง
หากข้อมูลไหลไปในทิศทางเดียวเท่านั้น เช่น การโทรที่บันทึกลงใน CRM แต่ข้อมูล CRM ไม่ปรากฏในอินเทอร์เฟซการโทร การผสานรวมมีแนวโน้มว่าจะตื้นเขิน
มันคุ้มค่าที่จะรวมเครื่องมือทั้งหมดที่มีอยู่เข้ากับแพลตฟอร์ม UCaaS หรือไม่?
ไม่ การเริ่มต้นด้วยการผสานรวมสองหรือสามครั้งที่แก้ปัญหาจริงในแต่ละวันมักจะได้ผลดีกว่าการเชื่อมต่อทุกเครื่องมือที่เป็นไปได้ในคราวเดียว
ธุรกิจควรตรวจสอบการบูรณาการ UCaaS บ่อยแค่ไหน?
ทุก ๆ หกเดือนหรือประมาณนั้นถือเป็นจังหวะที่สมเหตุสมผล เนื่องจากฟิลด์ CRM ใหม่ แท็กโปรแกรมช่วยเหลือ หรือเครื่องมือปฏิทินอาจไม่ซิงค์กับการตั้งค่าดั้งเดิมเมื่อเวลาผ่านไป
