คู่มือผู้ซื้อ UCaaS: สิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อนเปลี่ยนระบบโทรศัพท์

การแนะนำ

คุณยังคงดำเนินธุรกิจบนระบบโทรศัพท์เก่าอยู่หรือไม่? บางทีมันอาจจะถูกสร้างขึ้นสำหรับสำนักงานแห่งเดียวและโทรศัพท์ตั้งโต๊ะสองสามเครื่อง คู่มือนี้จะเปลี่ยนวิธีการเลือกซื้อของที่จะเกิดขึ้นต่อไป การเปลี่ยนไปใช้ UCaaS ไม่ใช่แค่การอัพเกรดเทคโนโลยีเท่านั้น เป็นทางเลือกที่โดนใจทุกทีม โดยจะมีผลกับใครก็ตามที่รับสาย เข้าร่วมการประชุม หรือส่งข้อความถึงลูกค้า ก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญากับผู้ให้บริการรายใหม่ เรียนรู้ว่าอะไรทำให้แพลตฟอร์มแข็งแกร่งอย่างแท้จริง บางแพลตฟอร์มดูดีในการสาธิตการขาย คุณต้องการมากกว่านั้น

เหตุใดหลายทีมจึงคิดใหม่เกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ของตน

การทำงานแบบผสมผสานและการทำงานระยะไกลได้เปลี่ยนแปลงสิ่งที่ทีมต้องการจากเครื่องมือของพวกเขา โทรศัพท์ที่ผูกไว้กับโต๊ะตัวเดียวไม่เหมาะกับการทำงานของทีมส่วนใหญ่ในปัจจุบันอีกต่อไป ช่องว่างนั้นเป็นเหตุผลหลักที่บริษัทต่างๆ เริ่มพิจารณา UCaaS การย้ายออกจากฮาร์ดแวร์ PBX แบบเก่าได้เติบโตขึ้นมานานกว่าทศวรรษ มันไม่แสดงอาการช้าลงเลย

ตลาดสนับสนุนสิ่งนี้ นักวิเคราะห์ติดตามการเติบโตที่แข็งแกร่งของการใช้จ่ายระบบคลาวด์มานานหลายปี ธุรกิจต้องการให้เครื่องมือเสียง วิดีโอ แชท และสนับสนุนทำงานเป็นหนึ่งเดียว พวกเขาไม่ต้องการเครื่องมือแยกจากผู้จำหน่ายแยกกัน นั่นคือสิ่งที่แพลตฟอร์ม UCaaS ที่สร้างขึ้นมาอย่างดีควรมอบให้แก่คุณ

ความน่าเชื่อถือและเวลาทำงานควรอยู่ในรายการตรวจสอบของคุณ

ก่อนที่คุณจะเปรียบเทียบคุณสมบัติต่างๆ ให้พิจารณาเรื่องสถานะการออนไลน์ให้ละเอียดก่อน ระบบโทรศัพท์ที่ขัดข้องในช่วงเวลาทำงานส่งผลเสียอย่างมาก ไม่ใช่แค่สร้างความยุ่งยากให้กับพนักงานเท่านั้น มันต้องใช้เงินจริง มันเจ็บปวดกับความไว้วางใจทันทีที่สายหลุด ผู้ขายที่ดีควรแบ่งปันตัวเลขสถานะการออนไลน์ที่ชัดเจน ระวังวลีที่นุ่มนวล เช่น "ความพร้อมใช้งานสูง" โดยไม่มีตัวเลขที่แท้จริงอยู่เบื้องหลัง

ถามผู้ให้บริการว่าพวกเขาจัดการกับการหยุดทำงานในภูมิภาคอย่างไร พวกเขาใช้ศูนย์ข้อมูลสำรองหรือไม่? พวกเขาจะติดหนี้อะไรคุณหากพวกเขาผิดสัญญา? ผู้ให้บริการ UCaaS ที่แข็งแกร่งจะตอบทั้งสามอย่างได้อย่างง่ายดาย คำตอบที่คลุมเครือนี่เป็นสัญญาณเตือนครั้งใหญ่

ถามว่าเฟลโอเวอร์ทำงานอย่างไรจริงๆ เช่นกัน ผู้ให้บริการบางรายอาจใช้เวลาสักครู่เพื่อแจ้งปัญหาและเปลี่ยนเส้นทางการโทร คนอื่นสลับกันในไม่กี่วินาที ช่องว่างดังกล่าวไม่ค่อยปรากฏในช่องทางการขาย แต่มันสำคัญมากในครั้งแรกที่ไฟฟ้าดับ

สอบถามว่าผู้ให้บริการจัดการการบำรุงรักษาตามแผนอย่างไรเช่นกัน แม้แต่การอัปเดตเล็กๆ น้อยๆ ก็อาจทำให้บริการเสียหายได้หากไม่ได้วางแผนไว้อย่างดี ขอบันทึกการบำรุงรักษาหรือบันทึกเหตุการณ์ในอดีต หากมี บันทึกดังกล่าวมักจะบอกคุณได้มากกว่าหน้าการขายใดๆ ที่เคยทำได้

มองให้ไกลกว่าเสียง: การส่งข้อความ วิดีโอ และการบูรณาการ

แพลตฟอร์ม UCaaS ที่ดีที่สุดให้มากกว่าแค่การโทร การแชท การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความ และแฟกซ์ควรอยู่ในการเข้าสู่ระบบเดียว คุณไม่จำเป็นต้องมีเครื่องมือเพิ่มเติมหรือวิธีแก้ปัญหาที่ยุ่งยาก หากผู้ให้บริการถือว่าการแชทหรือวิดีโอเป็นเพียงการคิดในภายหลัง นั่นถือเป็นสัญญาณอันตราย หมายความว่าแพลตฟอร์มดังกล่าวไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้ทำงานเป็นระบบเดียวที่แท้จริง

ดูการบูรณาการอย่างใกล้ชิดเช่นกัน ระบบโทรศัพท์ของคุณควรเชื่อมโยงกับ CRM, แหล่งช่วยเหลือ และเครื่องมือการจองที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์เพิ่มเติมเพื่อบันทึกการโทร รอซเปอร์ ระบบโทรศัพท์ธุรกิจ หน้าแสดงประเภทของลิงก์ในตัวที่ลึกซึ่งคุ้มค่าแก่การคาดหวังจากแพลตฟอร์มคลาวด์ที่แข็งแกร่ง

แอพมือถือมีความสำคัญพอๆ กับเครื่องมือเดสก์ท็อป พนักงานภาคสนาม ตัวแทนฝ่ายขาย และผู้นำการเดินทางต้องการคุณภาพการโทรทางโทรศัพท์แบบเดียวกันกับที่พวกเขาอยู่ที่โต๊ะ หลายแพลตฟอร์มยังคงถือว่าแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนเป็นเพียงสิ่งที่คิดในภายหลัง

ถามว่าแอปมือถือมีการโอนสายทั้งหมด ข้อความเสียงเป็นข้อความ และการอัปเดตสถานะทีมหรือไม่ อย่าชำระเพียงการโทรธรรมดาเพียงอย่างเดียว ผู้จำหน่ายบางรายบันทึกฟีเจอร์มือถือที่ดีที่สุดไว้สำหรับแผนที่มีราคาแพงกว่า ตรวจสอบว่าทุกแผนที่คุณดูมีคุณสมบัติหลักที่เหมือนกัน

คำถามที่ต้องถามเกี่ยวกับการเข้าถึงทั่วโลกและความสามารถในการขยายขนาด

หากคุณให้บริการลูกค้านอกประเทศบ้านเกิดของคุณ หรือวางแผนที่จะให้บริการเร็วๆ นี้ ให้สอบถามว่าผู้ให้บริการครอบคลุมประเทศใดบ้างพร้อมหมายเลขท้องถิ่น ค้นหาว่าลิงก์ของผู้ให้บริการทำงานโดยตรงหรือผ่านเครือข่ายแบบจำหน่ายต่อหรือไม่ ช่องว่างนี้อาจส่งผลต่อทั้งคุณภาพการโทรและราคามากกว่าที่ผู้ซื้อส่วนใหญ่คาดหวัง

คุณภาพการโทรในต่างประเทศมักจะแตกต่างกันระหว่างผู้ขายมากกว่าคุณภาพการโทรในท้องถิ่น ขึ้นอยู่กับจำนวนการโทรที่รับระหว่างเครือข่ายก่อนที่จะมาถึง ผู้ให้บริการที่มีลิงก์โดยตรงในประเทศเป้าหมายของคุณมักจะเอาชนะผู้ให้บริการที่ขายต่อได้ สิ่งนี้ถือเป็นจริงแม้ว่าทั้งสองจะแสดงรายชื่อประเทศเดียวกันบนแผนที่ก็ตาม

การเติบโตมีความสำคัญแม้ว่าคุณจะไม่เคยวางแผนที่จะก้าวไปสู่ระดับโลกก็ตาม ผู้ให้บริการที่ดีควรให้คุณเพิ่มหรือลดที่นั่งได้ภายในหนึ่งรอบบิล คุณไม่จำเป็นต้องมีข้อตกลงใหม่ทุกครั้งที่จำนวนพนักงานของคุณเปลี่ยนไปเล็กน้อย ถามว่าค่าใช้จ่ายเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อคุณเพิ่มจาก 10 ที่นั่งเป็น 100 ที่นั่ง ผู้ขายบางรายขึ้นราคาต่อที่นั่งในระดับที่สูงขึ้นอย่างเงียบๆ แทนที่จะให้ส่วนลดตามที่คุณคาดหวัง

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ธุรกิจเกิดขึ้นเมื่อเปลี่ยนแพลตฟอร์ม UCaaS

ข้อผิดพลาดหลักคือการเลือกผู้ให้บริการตามราคาเพียงอย่างเดียว ผู้ซื้อหลายรายข้ามการทดสอบคุณภาพการโทรบนเครือข่ายจริงของตน แผนราคาถูกที่ตัดสายระหว่างการเสนอขายกับลูกค้ามีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่ประหยัดได้มาก ใช้งานช่วงทดลองใช้งานบนเครือข่ายสำนักงานของคุณเองก่อนตัดสินใจทุกครั้ง

สลิปทั่วไปอีกประการหนึ่งคือการเร่งไทม์ไลน์การเคลื่อนไหว การโอนหมายเลขเก่า การฝึกอบรมพนักงาน และการตั้งค่าเส้นทางการโทร ล้วนใช้เวลามากกว่าที่ผู้ขายส่วนใหญ่ยอมรับ สร้างช่วงเวลาบัฟเฟอร์เพิ่มเติมก่อนที่คุณจะวางแผนที่จะเปลี่ยนใหม่ทั้งหมด คงเส้นเก่าของคุณไว้จนกว่าการตั้งค่าใหม่จะพิสูจน์ตัวเองภายใต้การเข้าชมจริง

Rozper ใช้เส้นทางที่แตกต่างออกไปที่นี่ มันตั้งค่า หมายเลขท้องถิ่นและหมายเลขเสมือน ในกว่า 150 ประเทศ สนับสนุนสิ่งนี้ด้วยสถานะการออนไลน์ 99.999% และการสนับสนุนจากมนุษย์อย่างแท้จริง ไม่ใช่แค่แชทบอท ส่วนผสมนั้นคุ้มค่าที่จะเทียบเคียงกับผู้ให้บริการรายอื่นในรายการของคุณ ไม่ใช่ทุกแพลตฟอร์มของ UCaaS ที่สนับสนุนการอ้างสิทธิ์สถานะการออนไลน์ด้วยหมายเลขที่เผยแพร่อย่างชัดเจน

การข้ามสายกับลูกค้าปัจจุบันของผู้ขายถือเป็นข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่ง ทีมขายจะทาสีแพลตฟอร์มของตนให้อยู่ในสภาพที่ดีที่สุดเสมอ แต่การโทรสั้นๆ กับลูกค้าจริงในสาขาของคุณมักจะเผยให้เห็นปัญหาที่การสาธิตไม่เคยแสดง

การประเมินการสนับสนุนผู้ขายและข้อกำหนดของสัญญา

คุณภาพการสนับสนุนมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น นั่นทำให้เป็นหนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดในการตัดสินก่อนลงนาม สอบถามเรื่องเร่งด่วนมีช่องทางใดบ้าง ถามว่าเวลาตอบกลับที่พวกเขาสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร ค้นหาว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนทำงานให้กับผู้ขายหรือบริษัทภายนอกหรือไม่ ภาพรวมของแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรของ TechTarget คือจุดเริ่มต้นที่มั่นคง โดยจะอธิบายวิธีการกำหนดฟิลด์และสิ่งที่ผู้ซื้อควรคาดหวังเป็นมาตรฐาน

ข้อกำหนดของสัญญาสมควรได้รับการดูแลมากพอๆ กับตัวเทคโนโลยีเอง ดูข้อกำหนดการต่ออายุอัตโนมัติและค่าธรรมเนียมการออกก่อนกำหนดอย่างใกล้ชิด ตรวจสอบว่าราคาถูกล็อคไว้ตลอดระยะเวลาหรือเพิ่มขึ้นทุกปี แผนรายเดือนแม้จะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเล็กน้อย แต่ก็คุ้มค่ากับอิสระหากคุณยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับผู้ขาย

บทสรุป

การเลือกแพลตฟอร์ม UCaaS ที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับการทดสอบการอ้างสิทธิ์ ไม่ใช่การเชื่อถือสำเนาการขาย ซึ่งครอบคลุมถึงสถานะการออนไลน์ ความลึกของการบูรณาการ ความเร็วการสนับสนุน และเงื่อนไขสัญญา บริษัทที่พอใจกับสวิตช์ของตนมักจะได้ทดลองใช้งานจริงทุกครั้ง พวกเขาถามคำถามที่ชัดเจนเกี่ยวกับการเฟลโอเวอร์และการเติบโต พวกเขาพูดคุยกับลูกค้าจริงก่อน ใช้เวลาไปก่อน. แพลตฟอร์มที่คุณเลือกควรเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ ไม่ใช่รั้งไว้