UCaaS kontra tradycyjna centrala PBX: porównanie całkowitego kosztu posiadania

Wstęp

Tradycyjna centrala PBX może wyglądać tanio na papierze. Prawdziwy koszt pojawia się jednak później. Pojawia się po zsumowaniu wszystkich rachunków na przestrzeni kilku lat. Dlatego tak wiele zespołów finansowych przeżywa szok w trakcie użytkowania systemu telefonicznego. Uczciwe porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX wykracza poza pierwszą fakturę. Śledzi wszystkie koszty, jakie firma ponosi na przestrzeni lat funkcjonowania systemu. Właśnie temu ma służyć sprawdzenie prawdziwego całkowitego kosztu posiadania.

Porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX od pierwszego dnia

Tradycyjna centrala PBX oznacza zakup sprzętu od razu. Potrzebujesz serwera lub jednostki sterującej. Każdy pracownik potrzebuje telefonów stacjonarnych. Potrzebujesz okablowania, a często także dedykowanej szafy lub miejsca na stojaku. Ten koszt początkowy może sięgać dziesiątek tysięcy dolarów przed wykonaniem jednego połączenia. Często trzeba go opłacić lub sfinansować już na początku.

System oparty na chmurze odwraca tę matematykę. Nie ma żadnych dużych zakupów z góry. Zamiast tego firmy płacą co miesiąc stałą opłatę za miejsce. Korzystają z łącza internetowego, które już posiadają, a nie z dedykowanych linii telefonicznych. Porównując koszty UCaaS i tradycyjnej centrali PBX w momencie zakupu, plan miesięczny prawie zawsze wygrywa pod względem przepływu środków pieniężnych. I to zanim w ogóle spojrzysz na nadchodzące lata.

Już sama ta luka na pierwszy rzut oka skłania wiele zespołów finansowych do przeprowadzenia pełnego porównania UCaaS z tradycyjną centralą PBX. Teraz mądrzej jest sprawdzić liczby. W przeciwnym razie możesz utknąć ze sprzętem, który będzie wymagał ponownej wymiany w ciągu dziesięciu lat.

Bieżące koszty UCaaS w porównaniu z tradycyjną centralą PBX

Sprzęt po skonfigurowaniu nie pozostaje bezobsługowy. Tradycyjna centrala PBX wymaga aktualizacji oprogramowania sprzętowego. Od czasu do czasu wymaga wymiany części. Wymaga również pełnej aktualizacji sprzętu co pięć do ośmiu lat, gdy dostawcy przestaną wspierać starszy sprzęt. Każde z tych wydarzeń ma swój własny rachunek. To dodatek do kwoty, którą firma już zapłaciła za instalację systemu.

Personel to kolejny koszt, który rzadko pojawia się w pierwszej ofercie sprzedaży. Systemy lokalne zwykle wymagają wewnętrznego informatyka, który zna się na sprzęcie. Lub potrzebują umowy wsparcia z zewnętrznym dostawcą. Obydwa wiążą się z opłatami, które kumulują się w czasie. Plan w chmurze obejmuje utrzymanie, poprawki zabezpieczeń i wsparcie techniczne w jednym rachunku co miesiąc. Jest to jeden z najwyraźniejszych sposobów, w jakie zmienia się porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX, gdy spojrzymy na ostatni rok.

Ten pojedynczy miesięczny rachunek po cichu zastępuje trzy lub cztery oddzielne faktury. Pomyśl o umowie serwisowej. Dostawca poprawek zabezpieczeń. Koszt personelu IT. Fundusz napraw awaryjnych. Firmy, które sprawdzają jedynie cenę naklejki w oparciu o miesięczną opłatę, prawie zawsze porównują błędne liczby.

Rozpera biznesowy system telefoniczny strona przedstawia rodzaj pakietu wsparcia, który warto porównać z wyceną usług bieżących tradycyjnego dostawcy PBX. Ten powtarzający się koszt często jest całkowicie pomijany w pierwszym etapie sprzedaży.

Skalowalność: jak koszty UCaaS i tradycyjnej centrali PBX różnią się w czasie

Wzrost to obszar, w którym różnica w kosztach UCaaS i tradycyjnej centrali PBX zwiększa się najbardziej. Dodanie dziesięciu nowych pracowników do tradycyjnej centrali PBX zwykle oznacza zakup dziesięciu nowych telefonów stacjonarnych. Oznacza to także uruchomienie nowego okablowania. Może to również oznaczać aktualizację sprzętu kontrolera, jeśli jest on prawie pełny. Każdy krok wymaga czasu na zaplanowanie i instalację. Nic nie dzieje się szybko.

Dodanie tych samych dziesięciu pracowników do systemu opartego na chmurze jest prostsze. Często oznacza to po prostu zwiększenie liczby stanowisk i wysyłkę kilku urządzeń, jeśli w ogóle potrzebny jest jakikolwiek sprzęt. Ta luka ma duże znaczenie dla firm sezonowych, szybko rozwijających się start-upów lub każdej firmy, która spodziewa się wkrótce zmiany zatrudnienia.

Zmniejszanie opowiada tę samą historię w odwrotnej kolejności. Firma, która po zwolnieniu została z posiadanym sprzętem PBX, nadal płaci za sprzęt, z którego ledwo korzysta. Abonament miesięczny pozwala firmie zmniejszyć liczbę stanowisk i przestać płacić za przestrzeń, której już nie potrzebuje.

Najbardziej tę lukę odczuwają firmy sezonowe. Sprzedawca detaliczny, który co roku w listopadzie i grudniu potraja liczbę pracowników call center, płaci za cały rok telefonów stacjonarnych i okablowania w ramach tradycyjnej centrali PBX. To prawda, niezależnie od tego, czy te dodatkowe siedzenia będą wykorzystywane przez dwa, czy dwanaście miesięcy. Plan miesięczny umożliwia temu samemu sprzedawcy zwiększenie skali sprzedaży w okresie świątecznego szczytu. Następnie w styczniu będzie można go ponownie zmniejszyć. Nie płacisz za przestrzeń, która przez resztę roku stoi pusta.

Kiedy tradycyjna centrala PBX może nadal mieć sens

Wszystko to nie oznacza, że ​​tradycyjna centrala PBX jest zawsze złym wyborem. Niektóre firmy mogą chcieć pozostać przy tym, co mają, nieco dłużej. Dotyczy to firm w miejscach o słabym dostępie do Internetu. Obejmuje grupy, w których obowiązują ścisłe zasady dotyczące danych na miejscu. Obejmuje firmy, które już wydały duże pieniądze na sprzęt, któremu pozostały lata życia.

W fabryce z zamkniętą siecią obowiązują ścisłe zasady, których należy przestrzegać. Jego potrzeby w niczym nie przypominają zdalnego start-upu wybierającego swój pierwszy system telefoniczny. Kontekst ma większe znaczenie niż ogólna zasada. Dlatego sprawdzanie własnych liczb jest ważniejsze od stosowania się do ogólnych porad sprzedawcy.

Szczera wersja rozmowy UCaaS kontra tradycyjna centrala PBX przyznaje, że zmiana kosztuje i powoduje pewne zakłócenia. Warto poczekać sześć miesięcy od planowanej przeprowadzki lub fuzji biura. Dwukrotna przeprowadzka w krótkim czasie rzadko się opłaca. Nawet wtedy warto co rok lub dwa przeprowadzać lekkie porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX. Ceny, czas pracy i jakość Internetu zmieniają się w sposób, który może zmienić matematykę.

Gdzie Rozper wpisuje się w rozmowę o całkowitych kosztach

Rozper bezpośrednio zajmuje się kwestią całkowitego kosztu posiadania. Zapewnia numery lokalne i wirtualne w ponad 150 krajach. Zapewnia 99,999% czasu pracy w każdym planie, zamiast sprzedawać go jako kosztowny dodatek. To połączenie stałych cen i wbudowanych technologii to główny powód, dla którego plany chmurowe zwykle wygrywają pod względem kosztów. To prawda, jeśli policzysz cykle wsparcia i odświeżania sprzętu.

Platforma działa w oparciu o prawdziwe partnerstwo z ludźmi, a nie samolubną refleksję. Zatem koszty wsparcia, które pojawiałyby się jako osobna pozycja w tradycyjnej umowie PBX, są już ujęte w miesięcznym rachunku.

Ocena, ile faktycznie zapłacisz w czasie

Uczciwa kontrola kosztów oznacza zsumowanie wszystkich wydatków w rzeczywistym czasie dla obu opcji. Większość zespołów wykorzystuje pięć lat. Oznacza to sprzęt, koszty instalacji, umowy dotyczące utrzymania, personel, aktualizacje sprzętu i opłaty miesięczne. Przegląd rachunku kosztów Investopedii to przydatny przewodnik po tym pomyśle. Nie został napisany tylko dla systemów telefonicznych, ale logika nadal ma zastosowanie.

Po policzeniu wszystkich kosztów, a nie tylko liczby z pierwszej wyceny, porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX często wygląda zupełnie inaczej niż pierwszego dnia. Przeprowadź obliczenia samodzielnie. Nie ufaj tylko wyliczeniom któregokolwiek z dostawców. Obie strony mają wyraźny powód, aby pominąć niektóre koszty w swoich propozycjach.

Zbuduj prosty arkusz kalkulacyjny. Nadaj każdemu typowi kosztu własny wiersz. Przydziel każdemu rokowi pięcioletniego okresu osobną kolumnę. Wypełnij go liczbami rzeczywistymi z rzeczywistych ofert dostawców, a nie przybliżonymi domysłami. Firmy, które podchodzą do tego kroku poważnie, rzadko kiedy ponownie są zaskoczone prawdziwymi kosztami swojego systemu telefonicznego, niezależnie od tego, którą opcję wybiorą.

Wniosek

Cena naklejki na tradycyjnej centrali PBX rzadko mówi pełną historię. Nie dotyczy to także miesięcznej wyceny po obniżonej cenie od dostawcy usług w chmurze, który skąpi na wsparciu. Uczciwe porównanie UCaaS z tradycyjną centralą PBX musi uwzględniać odświeżenia sprzętu, zatrudnienie i umowy dotyczące konserwacji. Należy również rozważyć, jak dobrze każda opcja skaluje się w miarę rozwoju lub kurczenia się firmy. Zanim cokolwiek podpiszesz, przeprowadź pełną analizę pięcioletnią. Właściwy wybór zwykle staje się jasny sam.