Wstęp
Czy nadal prowadzisz swoją firmę na starym systemie telefonicznym? Być może został zbudowany dla jednego biura i kilku telefonów stacjonarnych. Ten przewodnik zmieni sposób, w jaki robisz zakupy na przyszłość. Przejście na UCaaS to nie tylko aktualizacja technologii. To wybór, który dotyczy każdego zespołu. Dotyczy to każdego, kto odbierze połączenie, dołączy do spotkania lub napisze SMS-a do klienta. Zanim podpiszesz umowę z nowym dostawcą, dowiedz się, co sprawia, że platforma jest naprawdę silna. Niektóre platformy po prostu dobrze wyglądają w wersji demonstracyjnej. Chcesz czegoś więcej.
Dlaczego tak wiele zespołów na nowo zastanawia się nad swoim systemem telefonicznym
Praca hybrydowa i zdalna zmieniła to, czego zespoły potrzebują od swoich narzędzi. Telefon przywiązany do jednego biurka nie pasuje już do sposobu, w jaki pracuje obecnie większość zespołów. Ta luka jest głównym powodem, dla którego firmy zaczynają zwracać uwagę na UCaaS. Odejście od starego sprzętu PBX nasilało się przez ponad dekadę. Nie wykazuje oznak spowolnienia.
Rynek to potwierdza. Analitycy od lat śledzą silny wzrost wydatków na chmurę. Firmy chcą, aby narzędzia do komunikacji głosowej, wideo, czatu i pomocy technicznej działały jako jedno. Nie chcą osobnych narzędzi od różnych dostawców. To właśnie powinna Ci dać dobrze zbudowana platforma UCaaS.
Niezawodność i czas sprawności powinny znajdować się na szczycie Twojej listy kontrolnej
Zanim porównasz funkcje, dokładnie sprawdź czas pracy. Awaria systemu telefonicznego w godzinach pracy wyrządza prawdziwą szkodę. To nie tylko kłopot dla personelu. To kosztuje prawdziwe pieniądze. Boli zaufanie w chwili, gdy połączenie zostaje zerwane. Każdy dobry sprzedawca powinien udostępniać wyraźny numer czasu pracy. Uważaj na miękkie wyrażenia, takie jak „wysoka dostępność”, za którymi nie kryje się żadna konkretna liczba.
Zapytaj dostawców, jak radzą sobie z awariami w regionie. Czy prowadzą zapasowe centra danych? Co są ci winni, jeśli nie dotrzymają obietnicy? Silny dostawca UCaaS z łatwością odpowie na wszystkie trzy. Niejasne odpowiedzi są tutaj dużym sygnałem ostrzegawczym.
Zapytaj także, jak naprawdę działa przełączanie awaryjne. Niektórzy dostawcy potrzebują trochę czasu, aby zauważyć problem i przekierować połączenia. Inni przełączają się w ciągu kilku sekund. Ta luka rzadko pojawia się w ofercie sprzedaży. Ale ma to duże znaczenie, gdy nastąpi awaria po raz pierwszy.
Zapytaj również, jak dostawca radzi sobie z planowaną konserwacją. Nawet małe aktualizacje mogą przerwać działanie usługi, jeśli nie zostaną dobrze zaplanowane. Poproś o dziennik konserwacji lub zapis przeszłych zdarzeń, jeśli taki istnieje. Ten rekord często mówi więcej niż jakakolwiek strona sprzedażowa.
Look Beyond Voice: Wiadomości, wideo i integracje
Najlepsze platformy UCaaS oferują więcej niż tylko połączenia. Czat, spotkania wideo, wysyłanie SMS-ów i faks powinny działać pod jednym loginem. Nie powinieneś potrzebować dodatkowych narzędzi ani chaotycznych obejść. Jeśli dostawca traktuje czat lub wideo po namyśle, jest to czerwona flaga. Oznacza to, że platforma nie została zbudowana tak, aby działała jako jeden prawdziwy system.
Przyjrzyj się także bliżej integracjom. Twój system telefoniczny powinien łączyć się z systemem CRM, działem pomocy technicznej i narzędziami do rezerwacji, z których korzysta już Twój zespół. Nie potrzebujesz dodatkowego oprogramowania tylko do rejestrowania połączeń. Rozpera biznesowy system telefoniczny strona pokazuje rodzaj głębokich, wbudowanych linków, których warto się spodziewać po każdej silnej platformie chmurowej.
Aplikacje mobilne są tak samo ważne jak narzędzia komputerowe. Pracownicy terenowi, przedstawiciele handlowi i podróżujący liderzy potrzebują tej samej jakości rozmów na telefonie, jak przy biurku. Wiele platform nadal traktuje swoją aplikację mobilną po namyśle.
Zapytaj, czy aplikacja mobilna umożliwia pełne przekazywanie połączeń, zamianę poczty głosowej na SMS i aktualizacje statusu zespołu. Nie zadowalaj się samym wybieraniem numeru. Niektórzy dostawcy zachowują najlepsze funkcje mobilne w droższych planach. Sprawdź, czy każdy plan, który przeglądasz, oferuje te same podstawowe funkcje.
Pytania, które należy zadać na temat globalnego zasięgu i skalowalności
Jeśli obsługujesz klientów poza swoim krajem lub planujesz to wkrótce zrobić, zapytaj, które kraje dostawca obsługuje numerami lokalnymi. Dowiedz się, czy łącza ich operatorów działają bezpośrednio, czy za pośrednictwem sieci odsprzedaży. Ta luka może mieć większy wpływ zarówno na jakość połączeń, jak i cenę, niż większość kupujących się spodziewa.
Jakość połączeń za granicą często różni się bardziej w zależności od dostawcy niż jakość połączeń lokalnych. Zależy to od liczby przeskoków między sieciami, zanim połączenie zostanie nawiązane. Dostawca posiadający bezpośrednie łącza w krajach docelowych często przebije tego, który odsprzedaje przepustowość. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy w obu przypadkach na mapie znajdują się te same kraje.
Rozwój ma znaczenie, nawet jeśli nigdy nie planujesz ekspansji globalnej. Dobry dostawca powinien umożliwiać dodawanie lub usuwanie stanowisk w ciągu jednego cyklu rozliczeniowego. Nie powinieneś potrzebować nowej umowy za każdym razem, gdy liczba pracowników nieznacznie się zmieni. Zapytaj, jak zmieniają się koszty w miarę wzrostu liczby stanowisk z dziesięciu do stu. Niektórzy dostawcy po cichu podnoszą koszty za stanowisko na wyższych poziomach, zamiast oferować zniżki, których można się spodziewać.
Typowe błędy popełniane przez firmy podczas zmiany platform UCaaS
Największym błędem jest wybieranie dostawcy wyłącznie na podstawie ceny. Wielu kupujących pomija testowanie jakości połączeń w swojej prawdziwej sieci. Tani plan, który zrywa połączenia podczas rozmowy z klientem, kosztuje znacznie więcej niż oszczędza. Zawsze przed podjęciem decyzji uruchom okres próbny we własnej sieci biurowej.
Innym częstym poślizgiem jest przyspieszenie harmonogramu przeprowadzki. Przenoszenie starych numerów, szkolenie personelu i konfigurowanie routingu połączeń zajmuje więcej czasu, niż przyznaje większość dostawców. Zanim planujesz pełną zmianę, wykorzystaj dodatkowy czas buforowania. Utrzymaj stare linie, dopóki nowa konfiguracja nie sprawdzi się w rzeczywistym ruchu.
Rozper idzie tutaj inną drogą. To się ustawia numery lokalne i wirtualne w ponad 150 krajach. Zapewnia to dostępność na poziomie 99,999% i prawdziwe wsparcie ze strony człowieka, a nie tylko bota na czacie. Warto porównać tę mieszankę z jakimkolwiek innym dostawcą na Twojej liście. Nie każda platforma UCaaS potwierdza swoje twierdzenia dotyczące czasu pracy wyraźnym opublikowanym numerem.
Pomijanie rozmów z obecnymi klientami danego dostawcy to kolejny błąd. Zespół sprzedaży zawsze będzie przedstawiał swoją platformę w jak najlepszym świetle. Jednak krótka rozmowa z prawdziwym klientem z Twojej branży często ujawnia problemy, których nie widać w wersji demonstracyjnej.
Ocena wsparcia dostawcy i warunków umowy
Jakość wsparcia ma największe znaczenie właśnie wtedy, gdy coś się zepsuje. To sprawia, że jedną z najtrudniejszych rzeczy jest ocena przed podpisaniem. Zapytaj, jakie kanały istnieją w przypadku pilnych spraw. Zapytaj, jaki czas reakcji obiecują na piśmie. Dowiedz się, czy personel pomocniczy pracuje dla dostawcy, czy dla firmy zewnętrznej. Przegląd platform ujednoliconej komunikacji TechTarget to solidne miejsce na start. Wyjaśnia, jak definiuje się pole i czego kupujący powinni oczekiwać w standardzie.
Warunki umowy zasługują na taką samą uwagę, jak sama technologia. Przyjrzyj się uważnie klauzulom automatycznego odnowienia i opłatom za wcześniejsze wyjście. Sprawdź, czy ceny pozostają niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy, czy też rosną co roku. Plan miesięczny, nawet przy nieco wyższych kosztach, może być wart wolności, jeśli nadal nie masz pewności co do dostawcy.
Wniosek
Wybór odpowiedniej platformy UCaaS sprowadza się do testowania oświadczeń, a nie zaufania do kopii sprzedażowej. Obejmuje to czas sprawności, głębokość integracji, szybkość wsparcia i warunki umowy. Firmy, które były zadowolone ze swojej zmiany, prawie zawsze przeprowadzały prawdziwy okres próbny. Zadawali ostre pytania dotyczące przełączania awaryjnego i rozwoju. Najpierw rozmawiali z prawdziwymi klientami. Poświęć trochę czasu z przodu. Platforma, którą wybierzesz, powinna rozwijać się wraz z Twoją firmą, a nie ją powstrzymywać.
Często zadawane pytania
Ile czasu zazwyczaj zajmuje przejście na nową platformę UCaaS?
Większość przeprowadzek zajmuje od dwóch do sześciu tygodni. Zależy to od wielkości firmy, czasu przeniesienia numeru i wymaganego szkolenia personelu.
Czy w dłuższej perspektywie UCaaS jest tańszy niż tradycyjny system telefoniczny?
Zwykle tak. Ceny w chmurze eliminują koszty utrzymania sprzętu i centrali PBX na miejscu. Twoje rzeczywiste oszczędności nadal zależą od sposobu wykorzystania i liczby miejsc.
Jakiego czasu sprawności powinna oczekiwać firma od dostawcy UCaaS?
Poszukaj wyraźnie opublikowanej liczby, najlepiej 99,99% lub wyższej. Pomiń mgliste rozmowy o niezawodności, za którymi nie stoi żadna konkretna postać.
Czy mała firma może skorzystać z UCaaS, czy jest to rozwiązanie przeznaczone głównie dla przedsiębiorstw?
Małe firmy często widzą największe zyski. Ceny w chmurze eliminują początkowe koszty sprzętu, które kiedyś sprawiały, że zaawansowane funkcje telefonu były zbyt drogie na małą skalę.
Co jest największą czerwoną flagą podczas oceny dostawcy UCaaS?
Niejasne odpowiedzi na temat czasu pracy, przełączania awaryjnego lub szybkości wsparcia są najwyraźniejszym sygnałem, że dostawca nie jest gotowy poprzeć swoich roszczeń na piśmie.
Czy platformy UCaaS dobrze sprawdzają się w całkowicie zdalnych zespołach?
Tak. Wszystko odbywa się za pośrednictwem aplikacji, a nie fizycznego sprzętu biurkowego. W przypadku platformy telefonicznej w chmurze często najlepiej sprawdzają się zespoły zdalne i rozproszone.
