実際に時間を節約する UCaaS 統合: CRM、ヘルプデスク、カレンダーの同期

導入

電話を終えたばかりの営業担当者を想像してみてください。今、彼女は CRM にメモを入力しています。それには 4 分かかります。次に、ヘルプデスク タブで未解決のチケットを確認します。次に、カレンダー アプリで次の空きスロットを確認します。この 4 分に、チームが 1 日に受けるすべての通話を掛け合わせます。無駄な時間はすぐに現実のお金に変わります。適切な UCaaS 統合により、その摩擦が解消されます。間違ったものは、忙しい仕事を別の場所に移すだけです。

機能リストよりも UCaaS 統合が重要な理由

ほとんどの購入者は、機能を数えることによって UCaaS プラットフォームを比較します。何行ですか？拡張子は何個までですか?ビデオ通話はありますか?そのアプローチは的を外しています。リアルタイムの節約は、チームがすでに使用しているツールとプラットフォームがどの程度うまくリンクしているかによって決まります。これらは、単一のスタンドアロン機能から派生したものではありません。

UCaaS のセットアップが不十分だと、いわゆる「回転椅子」のような作業が発生します。スタッフは、ある画面から別の画面にデータを手動でコピーする必要があります。システムは相互に通信しません。優れた UCaaS 統合により、コピーは永久に終了します。通話データ、チケット、カレンダー イベントをバックグラウンドで同期します。誰も指一本動かす必要はありません。

CRM、ヘルプデスク、カレンダー ツールの 3 つのリンクが最優先に値します。これらは、ほとんどのチームが 1 日に何十回も使用するツールです。これら 3 つの UCaaS 統合を正しく行います。新しいプラットフォームにより、企業がこれまでに得られる時間のほとんどを節約できるようになります。

CRM 統合: すべての通話をログ データに変換

強固な CRM 統合により通話が記録されます。期間も記録されます。多くの場合、録音やトランスクリプトが追加されます。これらすべては、通話が終了した瞬間に適切な連絡先レコードに記録されます。この 1 つの変更により、多くの営業チームにとって通話後の作業における最大の時間の浪費が解消されます。これがなければ、担当者は通話ごとに数分をかけて手書きでメモを入力することになります。

最適な CRM セットアップは、通話をログに記録するだけではありません。また、連絡先データを通話画面自体に取り込みます。営業担当者は、電話がかかってきた瞬間に取引履歴を確認できます。通話中に慌てて相手を探す必要はもうありません。ロズパーさん HubSpotの統合 このページには、UCaaS プラットフォームに期待されるネイティブの双方向同期の種類が示されています。管理時間を削減するには、特集ページにブランド名を表示するだけでは不十分です。

Click-to-Dial も確認する価値のある詳細です。担当者は CRM 連絡先レコードから直接通話を開始できますか?それとも数字を手で入力しなければなりませんか?ワンクリックで、忙しい一日の何十もの小さな問題を解決できます。

ヘルプデスクの統合: タブの数を減らし、解決を高速化

サポート チームは、営業チームとは異なる方法で時間をロスします。彼らは通話のたびにメモを入力しません。代わりに、タブを切り替えます。エージェントは電話システムと別のヘルプデスク ツールの間を行き来します。彼らは通話前、通話中、通話後にチケット履歴を確認します。

緊密なヘルプデスク リンクには、通話が接続された瞬間に顧客のオープン チケットが表示されます。エージェントは挨拶する前からすでにコンテキストを理解しています。また、エージェントが通話画面から直接チケットを作成または更新できるようにする必要もあります。個別のタブはありません。何が起こったかを記録するために二度目の入力を行う必要はありません。

この種のリンクが確立されると、応答時間が短縮される傾向があります。エージェントが事実を探すのにかかる時間が短縮されます。実際の問題の解決により多くの時間を費やします。

ヘルプデスクに重点を置いた UCaaS 統合を確認するときは、明確な質問を 1 つしてください。チケットの更新は自動的に通話プラットフォームに戻されますか?プラットフォームからヘルプデスクへだけでなく、双方向でも可能です。この双方向フローにより、顧客が古い問題について電話をかけ直すたびに、エージェントが 2 番目のタブを開く手間が省けます。

カレンダーの同期: 会議の重複予約をなくす

カレンダー同期は、3 つのツールの中で最も単純なように思えます。しかし、よくある厄介な間違いを防ぐことができます。その間違いとは、クライアントをダブルブッキングしてしまうことです。これは、2 つのツールが同じオープンスロット データを共有していない場合に発生します。実際のカレンダー同期を備えた UCaaS プラットフォームは、最初にライブの可用性をチェックします。これは、会議を確認する前に行われます。電子メール、予約リンク、電話でも同様に機能します。

カレンダーを適切に同期すると、競合がなくなるだけではありません。また、会議のリマインダーや予約のフォローアップも独自に送信します。これにより、時間を固定するために通常必要となるメールの往復が削減されます。

企業が UCaaS 統合を検討する際に、カレンダーの同期が CRM やヘルプデスクのリンクと同じように注目されることはほとんどありません。しかし、毎日の時間の増加も同じくらい早く加算されます。これは、チームが会議を確定する前に 2 つまたは 3 つのカレンダーを手動で確認するのをやめると発生します。

節約しようとした時間を無駄にするよくある統合の間違い

最もよくある間違いは、ベンダーがサイトに CRM またはヘルプデスクの名前をリストしているという理由だけで、チームはリンクが存在すると思い込むことです。多くの「統合」は一方向のデータ エクスポートであることが判明します。これらは真の双方向同期ではありません。つまり、システム間でデータを手動で照合する必要があるということです。

もう 1 つのよくある間違いは、コミットする前に独自の CRM またはヘルプデスクでの実際のトライアルをスキップすることです。一般的なデモでは、実際の顧客データや日常のワークフローが導入されると現れるギャップがほとんど示されません。

チームは時々過剰に接続することもあります。結果として得られるデータを誰かが使用するかどうかに関係なく、可能な限りあらゆるツールをリンクします。その習慣によりシステムの速度が低下する可能性があります。節約できる以上に、セットアップ作業が増える可能性があります。日常の実際の問題を解決する 2 つまたは 3 つのリンクから始めてください。

また、6 か月ごとに UCaaS 統合を再検討することも有益です。チームは、新しい CRM フィールド、新しいヘルプデスク タグ、または新しいカレンダー ツールを追加することがよくあります。しかし、古い同期設定が重要なすべてをまだカバーしているかどうかを確認することはほとんどありません。

Rozper が接続された通信スタックに適合する場所

Rozper はまさにこの問題を中心にプラットフォームを構築しています。それは出す ローカル番号と仮想番号 150か国以上で。また、CRM、ヘルプデスク、カレンダーのリンクもネイティブに維持されます。これらは、サードパーティのレイヤーを介してボルトで固定されているわけではありません。このスタイルは、セルフサービスのアドオンではなく、真の人間第一の働き方を示しています。サポート スタッフが実際のリンクのセットアップをお手伝いします。顧客に一般的なヘルプ ページを案内するだけではありません。

99.999% の稼働率は、通話だけでなくプラットフォーム全体をカバーします。そのため、企業の CRM、ヘルプデスク、カレンダーをリンクする UCaaS 統合は安定したものになります。これは、弱いシステムが壊れる可能性が高い通話のピーク時にも当てはまります。

購入前に統合の深さを評価する

契約を結ぶ前に、ベンダーにライブデモを依頼してください。独自の CRM アカウントとヘルプデスク アカウントを使用します。一般的なサンドボックスのセットアップをスキップします。データが双方向で同期されるかどうかを確認します。更新頻度を尋ねます。接続されているシステムがダウンした場合に何が起こるかを尋ねます。 統合の仕組みに関する Zapier のガイド 便利な入門書です。これは、浅い一方向リンクと真の双方向同期との間のギャップを説明します。

セットアップを誰が担当するかも尋ねてください。一部のプラットフォームでは、API キーとマニュアルだけを渡します。適切な設定を担当する人を任命する人もいますが、これは独自の技術スタッフがいないチームにとって重要です。

チームが使用しているのと同じ CRM またはヘルプデスクの実際の顧客からの参照を求めます。ベンダーの UCaaS 統合は、両方が同じ互換性リストに掲載されている場合でも、あるプラットフォームではうまく動作するが、別のプラットフォームでは中途半端にしか動作しない可能性があります。

結論

UCaaS 統合による時間の節約は、深さによってもたらされます。これらは、価格設定ページにあるアプリ名の長いリストから取得されたものではありません。 3 つのリンクにより、毎日チームにリアルタイムの時間が返されます。 CRM 同期により手動データ入力が終了します。ヘルプデスク統合は、それ自体でコンテキストを明らかにします。カレンダーの同期により二重予約が防止されます。コミットする前に、独自のツールを使用してそれぞれをテストしてください。本当に時間を節約するプラットフォームは、すぐにその名を知られるようになるでしょう。