UCaaS 購入者ガイド: 電話システムを切り替える前に確認すべきこと

導入

まだ古い電話システムでビジネスを運営していますか?おそらく、1 つのオフィスと少数の固定電話用に構築されたのでしょう。このガイドは、次に来るものを購入する方法を変えます。 UCaaS への移行は、単なる技術アップグレードではありません。それはどのチームにも関わる選択だ。電話に出たり、会議に参加したり、顧客にテキストメッセージを送信したりする人すべてに影響します。新しいプロバイダーと契約する前に、何がプラットフォームを本当に強力にするのかを学びましょう。一部のプラットフォームは販売デモではうまく見えます。それ以上のものを望んでいます。

なぜ多くのチームが電話システムを再考しているのか

ハイブリッドとリモートワークにより、チームがツールに求めるものが変化しました。電話を 1 つのデスクに固定することは、今日のほとんどのチームの働き方には合わなくなりました。このギャップが、企業が UCaaS に注目し始める主な理由です。古い PBX ハードウェアから離れる動きが 10 年以上にわたって進んでいます。勢いが衰える気配はない。

市場もこれを裏付けている。アナリストは長年、クラウド支出の力強い成長を追跡してきました。企業は、音声、ビデオ、チャット、サポート ツールが 1 つとして機能することを望んでいます。彼らは、別々のベンダーからの別々のツールを望んでいません。それは、適切に構築された UCaaS プラットフォームが提供するものです。

信頼性と稼働時間はチェックリストの最優先事項です

機能を比較する前に、稼働時間をよく調べてください。勤務時間中に電話システムがダウンすると、実害が生じます。スタッフにとって迷惑なだけではありません。実際のお金がかかります。電話が切れた瞬間に信頼が傷つきます。優れたベンダーは、明確な稼働時間の数値を共有する必要があります。 「高可用性」のような、実際の数字のない柔らかいフレーズに注意してください。

プロバイダーに、リージョン内の停止にどのように対処するかを尋ねてください。バックアップデータセンターを運営しているのでしょうか?もし約束を守らなかったら、彼らはあなたに何を借りますか？強力な UCaaS プロバイダーは、3 つすべてに簡単に答えます。ここでの曖昧な答えは大きな危険信号です。

フェイルオーバーが実際にどのように機能するかについても質問してください。プロバイダーによっては、問題に気づいて通話を再ルーティングするまでに時間がかかる場合があります。他の人は数秒で切り替えます。そのギャップがセールストークに表れることはほとんどありません。しかし、初めて障害が発生したときは非常に重要です。

プロバイダーが計画的なメンテナンスをどのように処理するかについても尋ねてください。小さなアップデートであっても、適切に計画されていない場合、サービスが中断される可能性があります。メンテナンス ログまたは過去のインシデント記録が存在する場合は、それを要求します。その記録は、多くの場合、これまでの販売ページよりも多くのことを伝えます。

音声を超えた視点: メッセージング、ビデオ、統合

最高の UCaaS プラットフォームは通話だけではありません。チャット、ビデオ会議、テキストメッセージ送信、ファックスは 1 回のログインで実行できる必要があります。追加のツールや厄介な回避策は必要ありません。プロバイダーがチャットやビデオを後付けとして扱う場合、それは危険信号です。これは、プラットフォームが 1 つの真のシステムとして機能するように構築されていないことを意味します。

統合についてもよく見てください。電話システムは、チームがすでに使用している CRM、ヘルプ デスク、予約ツールにリンクしている必要があります。通話を記録するためだけに特別なソフトウェアは必要ありません。ロズパーさん ビジネスフォンシステム このページには、強力なクラウド プラットフォームに期待される価値のある、深い組み込みリンクの種類が示されています。

モバイル アプリはデスクトップ ツールと同じくらい重要です。現場スタッフ、営業担当者、出張リーダーは、電話でもデスクにいるときと同じ通話品質を必要とします。多くのプラットフォームは依然としてモバイル アプリを後付けとして扱っています。

モバイル アプリに完全な通話転送、ボイスメールからテキストへの送信、チーム ステータスの更新機能があるかどうかを確認します。シンプルなダイヤルだけで満足しないでください。一部のベンダーは、最高のモバイル機能をより高価なプランに取っておきます。参照しているすべてのプランが同じコア機能を提供していることを確認してください。

グローバルな展開とスケーラビリティについて尋ねるべき質問

母国以外の顧客にサービスを提供している場合、または近日中にサービスを提供する予定がある場合は、プロバイダーが国内番号でどの国をカバーしているか尋ねてください。キャリア リンクが直接実行されているか、再販ネットワーク経由で実行されているかを確認します。このギャップは、ほとんどの購入者の予想よりも通話品質と価格の両方に影響を与える可能性があります。

海外での通話品質は、国内の通話品質よりもベンダー間で大きく異なることがよくあります。それは、通話が到達するまでにネットワーク間でかかるホップ数によって異なります。多くの場合、対象国に直接リンクを持つプロバイダーが、容量を再販するプロバイダーに勝ります。これは、両方が地図上に同じ国をリストしている場合でも当てはまります。

たとえグローバル化するつもりがなくても、成長は重要です。優れたプロバイダーであれば、1 つの請求サイクル内でシートを追加または削除できるはずです。従業員数が少し変わるたびに新しい契約を結ぶ必要はありません。席数が 10 席から 100 席に増えるとコストがどのように変化するかを尋ねてください。一部のベンダーは、期待される割引を提供する代わりに、より高いレベルでシートあたりのコストを静かに引き上げます。

UCaaS プラットフォームを切り替えるときに企業が犯しやすい間違い

一番の間違いは、価格だけでプロバイダーを選ぶことです。多くの購入者は、実際のネットワークでの通話品質のテストをスキップします。クライアントへの売り込み中に通話が切断される安価なプランでは、節約できるよりもはるかに多くのコストがかかります。コミットする前に、必ず自分のオフィス ネットワークで試用期間を実行してください。

もう 1 つのよくある間違いは、引っ越しのスケジュールを急いでしまうことです。古い番号の移植、スタッフのトレーニング、通話ルーティングの設定には、ほとんどのベンダーが認めている以上に時間がかかります。完全に切り替える計画を立てる前に、余分なバッファ時間を組み込んでください。新しいセットアップが実際のトラフィックで機能することが証明されるまで、古い回線を生きたままにしておきます。

ロズパーはここで別の道を歩みます。セットアップします ローカル番号と仮想番号 150か国以上で。これは、99.999% の稼働時間と、単なるチャット ボットではなく、実際の人間によるサポートによって裏付けられています。この組み合わせは、リストにある他のプロバイダーと比較検討する価値があります。すべての UCaaS プラットフォームが稼働時間の主張を明確に公表された数値で裏付けているわけではありません。

ベンダーの現在の顧客との通話をスキップすることも間違いです。営業チームは常に自分たちのプラットフォームを最善の光で描きます。しかし、実際の顧客との短い電話会議では、デモでは決して示されなかった問題が明らかになることがよくあります。

ベンダーのサポートと契約条件の評価

サポートの品質が最も重要になるのは、故障した場合です。そのため、署名する前に判断するのが最も難しいことの 1 つとなります。緊急の問題に対してどのようなチャネルが存在するかを尋ねます。書面でどの程度の応答時間を約束しているかを尋ねてください。サポート スタッフがベンダーで働いているのか、外部企業で働いているのかを確認してください。 TechTarget のユニファイド コミュニケーション プラットフォームの概要 始めるのに最適な場所です。このフィールドがどのように定義され、購入者が標準として何を期待すべきかを説明します。

契約条件はテクノロジーそのものと同じくらい注意が必要です。自動更新条項と早期終了手数料をよく見てください。価格が全期間固定されているのか、それとも毎年値上がりしているのかを確認してください。ベンダーについてまだ迷っている場合は、多少コストが高くても、月単位のプランを選択する価値があります。

結論

適切な UCaaS プラットフォームを選択するには、セールス コピーを信頼するのではなく、主張をテストすることが重要です。これには、稼働時間、統合の深さ、サポート速度、契約条件が含まれます。最終的に切り替えに満足した企業は、ほとんどの場合、実際のトライアルを実施しました。彼らはフェイルオーバーと成長について鋭い質問をしました。彼らは最初に実際の顧客と話をしました。事前に時間をかけてください。選択したプラットフォームは、ビジネスを妨げるのではなく、ビジネスとともに成長する必要があります。