UCaaS vs PBX traditionnel : comparaison du coût total de possession

Introduction

Un PBX traditionnel peut paraître bon marché sur le papier. Mais le véritable coût apparaît plus tard. Il apparaît une fois que vous additionnez chaque facture sur plusieurs années. C'est pourquoi tant d'équipes financières subissent un choc au cours de la vie d'un système téléphonique. Une comparaison équitable entre UCaaS et PBX traditionnel va au-delà de la première facture. Il suit tous les coûts payés par une entreprise au fil des années où elle exploite le système. C’est à cela que sert une véritable vérification du coût total de possession.

Comparaison entre UCaaS et PBX traditionnel dès le premier jour

Un PBX traditionnel signifie acheter du matériel directement. Vous avez besoin d’un serveur ou d’une unité de contrôleur. Vous avez besoin de téléphones de bureau pour chaque travailleur. Vous avez besoin de câblage, et souvent également d'un placard ou d'un espace rack dédié. Ce coût initial peut atteindre des dizaines de milliers de dollars avant qu’un seul appel ne soit passé. Il faut souvent payer ou financer dès le départ.

Un système basé sur le cloud inverse ce calcul. Il n’y a pas de gros achat initial. Au lieu de cela, les entreprises paient chaque mois des frais fixes par siège. Ils utilisent la connexion Internet dont ils disposent déjà, et non des lignes téléphoniques dédiées. Lorsque vous comparez les coûts UCaaS et PBX traditionnel au moment de l'achat, le forfait mensuel gagne presque toujours en termes de flux de trésorerie. Et c’est avant même de regarder les années à venir.

Cette lacune initiale pousse à elle seule de nombreuses équipes financières à effectuer une comparaison complète entre UCaaS et PBX traditionnel. Il est plus intelligent de vérifier les chiffres maintenant. Sinon, vous risquez de vous retrouver avec du matériel qui devra être remplacé à nouveau d’ici une décennie.

Les coûts continus de l'UCaaS par rapport au PBX traditionnel

Le matériel ne nécessite pas d'entretien une fois configuré. Un PBX traditionnel a besoin de mises à jour du micrologiciel. Il a besoin d'échanges de pièces de temps en temps. Il nécessite également une actualisation complète du matériel tous les cinq à huit ans, une fois que les fournisseurs cessent de sauvegarder des équipements plus anciens. Chacun de ces événements est accompagné de sa propre affiche. Cela s'ajoute à ce que l'entreprise a déjà payé pour installer le système.

Le personnel est un autre coût qui apparaît rarement lors du premier argumentaire de vente. Les systèmes sur site nécessitent généralement un informaticien interne qui connaît le matériel. Ou bien ils ont besoin d’un accord d’assistance avec un fournisseur externe. Les deux comportent des frais qui s’accumulent avec le temps. Un forfait cloud regroupe la maintenance, les correctifs de sécurité et le support technique en une seule facture chaque mois. C’est l’une des façons les plus claires de comparer l’UCaaS et le PBX traditionnel une fois que vous regardez la première année.

Cette seule facture mensuelle remplace discrètement trois ou quatre factures distinctes. Pensez à un contrat de maintenance. Un fournisseur de correctifs de sécurité. Un coût de personnel informatique. Un fonds de réparation d'urgence. Les entreprises qui comparent uniquement le prix de la vignette à des frais mensuels comparent presque toujours les mauvais chiffres.

de Rozper système téléphonique professionnel Cette page présente le type de support groupé qui mérite d'être comparé au devis de service continu d'un fournisseur de PBX traditionnel. Ce coût récurrent est souvent entièrement exclu du premier argumentaire de vente.

Évolutivité : comment les coûts de l'UCaaS par rapport aux PBX traditionnels divergent au fil du temps

C’est dans la croissance que l’écart de coûts entre l’UCaaS et le PBX traditionnel se creuse le plus. Ajouter dix nouveaux employés à un PBX traditionnel signifie généralement acheter dix nouveaux téléphones de bureau. Cela signifie également installer un nouveau câblage. Cela peut également impliquer de mettre à niveau le matériel du contrôleur s’il est presque plein. Chaque étape prend du temps à planifier et à installer. Rien de tout cela n’arrive rapidement.

Ajouter ces mêmes dix employés à un système basé sur le cloud est plus simple. Cela signifie souvent simplement augmenter le nombre de sièges et expédier quelques appareils, si du matériel est nécessaire. Cet écart est très important pour les entreprises saisonnières, les startups à croissance rapide ou toute entreprise qui s'attend à ce que ses effectifs changent bientôt.

Le rétrécissement raconte la même histoire à l’envers. Une entreprise coincée avec du matériel PBX après un licenciement paie toujours pour le matériel qu’elle utilise à peine. Un forfait mensuel permet à une entreprise de supprimer des sièges et de cesser de payer pour l'espace dont elle n'a plus besoin.

Les entreprises saisonnières ressentent le plus cet écart. Un détaillant qui triple le personnel de son centre d'appels tous les mois de novembre et décembre paie pour une année complète de téléphones de bureau et de câblage sous un PBX traditionnel. Cela est vrai, que ces sièges supplémentaires soient utilisés pendant deux ou douze mois. Un forfait mensuel permet à ce même détaillant de s'adapter à la ruée des fêtes. Ensuite, il pourra diminuer en janvier. Pas besoin de payer pour un espace vide le reste de l’année.

Quand le PBX traditionnel peut encore avoir du sens

Rien de tout cela ne signifie qu’un PBX traditionnel est toujours le mauvais choix. Certaines entreprises voudront peut-être s’en tenir à ce qu’elles ont un peu plus longtemps. Cela inclut les entreprises situées dans des régions où le service Internet est faible. Il comprend des groupes avec des règles strictes concernant les données sur site. Cela inclut les entreprises qui ont déjà dépensé beaucoup d’argent en matériel et qui ont encore des années de durée de vie.

Une usine dont le réseau est verrouillé a des règles strictes à respecter. Ses besoins ne ressemblent en rien à ceux d’une startup à distance choisissant son premier système téléphonique. Le contexte compte plus qu’une règle générale. C'est pourquoi il est préférable de vérifier vos propres chiffres en suivant les conseils génériques des fournisseurs.

La version honnête du débat UCaaS vs PBX traditionnel admet que le changement coûte de l'argent et provoque également des perturbations. Il peut être judicieux d'attendre six mois pour une entreprise avant un déménagement ou une fusion de bureaux. Se déplacer deux fois dans une courte fenêtre est rarement payant. Même dans ce cas, cela vaut la peine d'effectuer une légère vérification UCaaS par rapport au PBX traditionnel tous les ans ou deux. Les prix, la disponibilité et la qualité d’Internet continuent d’évoluer d’une manière qui peut changer les calculs.

Où Rozper s'intègre dans la conversation sur le coût total

Rozper aborde de front la question du coût total de possession. Il fournit numéros locaux et virtuels dans plus de 150 pays. Il intègre une disponibilité de 99,999 % dans chaque plan, plutôt que de le vendre comme un module complémentaire coûteux. Cette combinaison de prix stables et de technologie intégrée est l’une des principales raisons pour lesquelles les forfaits cloud ont tendance à gagner en termes de coûts. Cela est vrai une fois que vous comptez les cycles de support et de rafraîchissement du matériel.

La plate-forme fonctionne sur un véritable partenariat axé sur l'humain plutôt que sur une réflexion en libre-service après coup. Ainsi, les coûts de support qui apparaîtraient sur une ligne distincte sur un contrat PBX traditionnel sont déjà intégrés dans la facture mensuelle.

Évaluer ce que vous paierez réellement au fil du temps

Une vérification équitable des coûts signifie additionner chaque dépense sur un calendrier réel pour les deux options. La plupart des équipes utilisent cinq ans. Cela signifie le matériel, les coûts d'installation, les contrats de maintenance, le personnel, les mises à jour du matériel et les frais mensuels. Aperçu de la comptabilité analytique d'Investopedia est un guide pratique pour l'idée. Il n'a pas été écrit uniquement pour les systèmes téléphoniques, mais la logique s'applique toujours.

Une fois que chaque coût est pris en compte, et pas seulement le chiffre figurant sur le premier devis, la comparaison entre UCaaS et PBX traditionnel est souvent très différente de ce qu'elle était au premier jour. Exécutez les chiffres vous-même. Ne vous contentez pas des calculs des deux fournisseurs. Les deux parties ont une bonne raison de laisser certains coûts de côté dans leur argumentaire.

Créez une feuille de calcul simple. Attribuez à chaque type de coût sa propre ligne. Donnez à chaque année de la période de cinq ans sa propre colonne. Remplissez-le avec des chiffres réels provenant des devis réels des fournisseurs, et non avec des suppositions approximatives. Les entreprises qui prennent cette mesure au sérieux sont rarement surprises par le coût réel de leur système téléphonique, quelle que soit l'option qu'elles choisissent.

Conclusion

Le prix affiché sur un PBX traditionnel raconte rarement toute l’histoire. Pas plus qu’un devis mensuel réduit d’un fournisseur de cloud qui lésine sur le support. Une comparaison équitable entre UCaaS et PBX traditionnel doit prendre en compte les actualisations du matériel, le personnel et les offres de maintenance. Il faut également évaluer dans quelle mesure chaque option évolue à mesure que l’entreprise se développe ou diminue. Faites le calcul complet sur cinq ans avant de signer quoi que ce soit. Le bon choix devient généralement clair tout seul.