Einführung
Eine herkömmliche Telefonanlage kann auf dem Papier billig aussehen. Aber die tatsächlichen Kosten zeigen sich später. Es wird angezeigt, wenn Sie alle Rechnungen über mehrere Jahre hinweg addieren. Aus diesem Grund erleben so viele Finanzteams im Laufe der Lebensdauer eines Telefonsystems einen Schock. Ein fairer Vergleich zwischen UCaaS und herkömmlicher PBX geht über die erste Rechnung hinaus. Es verfolgt alle Kosten, die ein Unternehmen im Laufe der Jahre, in denen es das System betreibt, zahlt. Genau das soll eine echte Gesamtbetriebskostenprüfung bewirken.
Vergleich von UCaaS und herkömmlicher PBX vom ersten Tag an
Bei einer herkömmlichen Telefonanlage muss die Hardware komplett gekauft werden. Sie benötigen einen Server oder eine Controller-Einheit. Sie brauchen Tischtelefone für jeden Mitarbeiter. Sie benötigen eine Verkabelung und häufig auch einen eigenen Schrank- oder Rackplatz. Diese Vorabkosten können mehrere Zehntausend Dollar betragen, bevor ein einziger Anruf getätigt wird. Oft muss es gleich zu Beginn bezahlt oder finanziert werden.
Ein cloudbasiertes System stellt diese Rechnung um. Es gibt keinen großen Vorabkauf. Stattdessen zahlen Unternehmen jeden Monat eine feste Gebühr pro Sitzplatz. Sie nutzen die Internetverbindung, die sie bereits haben, und keine dedizierten Telefonleitungen. Wenn man die Kosten für UCaaS und herkömmliche PBX-Anlagen zum Zeitpunkt des Kaufs vergleicht, gewinnt der Monatsplan fast immer beim Cashflow. Und das, bevor Sie überhaupt auf die kommenden Jahre blicken.
Allein diese Lücke im Vorfeld veranlasst viele Finanzteams dazu, einen vollständigen Vergleich zwischen UCaaS und traditioneller PBX durchzuführen. Es ist klüger, die Zahlen jetzt zu überprüfen. Andernfalls stecken Sie möglicherweise mit Hardware fest, die innerhalb eines Jahrzehnts erneut ausgetauscht werden muss.
Die laufenden Kosten von UCaaS im Vergleich zu herkömmlichen PBX-Anlagen
Hardware bleibt nicht wartungsfrei, wenn sie einmal eingerichtet ist. Eine herkömmliche Telefonanlage benötigt Firmware-Updates. Hin und wieder ist ein Teiletausch erforderlich. Außerdem ist alle fünf bis acht Jahre eine vollständige Hardware-Aktualisierung erforderlich, sobald die Anbieter keine Unterstützung für ältere Geräte mehr anbieten. Für jede dieser Veranstaltungen gibt es eine eigene Rechnung. Dies kommt zu dem Betrag hinzu, den das Unternehmen bereits für die Installation des Systems bezahlt hat.
Personalkosten sind ein weiterer Kostenfaktor, der im ersten Verkaufsgespräch selten zur Sprache kommt. Für Systeme vor Ort ist in der Regel ein interner IT-Mitarbeiter erforderlich, der sich mit der Hardware auskennt. Oder sie benötigen einen Supportvertrag mit einem externen Anbieter. Für beide fallen Gebühren an, die sich im Laufe der Zeit summieren. Bei einem Cloud-Plan sind Wartung, Sicherheitspatches und technischer Support in einer monatlichen Rechnung zusammengefasst. Dies ist eine der deutlichsten Veränderungen im Vergleich zwischen UCaaS und traditioneller PBX, wenn man über das erste Jahr hinausblickt.
Diese einzelne Monatsrechnung ersetzt still und leise drei oder vier separate Rechnungen. Denken Sie an einen Wartungsvertrag. Ein Anbieter von Sicherheitspatches. Kosten für IT-Personal. Ein Notfallreparaturfonds. Unternehmen, die den Aufkleberpreis nur mit einer monatlichen Gebühr vergleichen, vergleichen fast immer die falschen Zahlen.
Rozpers Geschäftstelefonsystem Auf dieser Seite wird dargelegt, welche Art von gebündeltem Support es wert ist, mit dem laufenden Serviceangebot eines herkömmlichen PBX-Anbieters verglichen zu werden. Diese wiederkehrenden Kosten werden im ersten Verkaufsgespräch oft völlig außer Acht gelassen.
Skalierbarkeit: Wie sich die Kosten von UCaaS im Vergleich zu herkömmlichen PBX-Kosten im Laufe der Zeit unterscheiden
Beim Wachstum vergrößert sich der Kostenunterschied zwischen UCaaS und herkömmlichen PBX-Anlagen am stärksten. Die Einbindung von zehn neuen Mitarbeitern in eine herkömmliche Telefonanlage bedeutet in der Regel die Anschaffung von zehn neuen Tischtelefonen. Es bedeutet auch, neue Kabel zu verlegen. Es kann auch bedeuten, dass die Controller-Hardware aktualisiert werden muss, wenn sie nahezu voll ist. Jeder Schritt erfordert Zeit für die Planung und Installation. Nichts davon geht schnell.
Das Hinzufügen derselben zehn Mitarbeiter zu einem cloudbasierten System ist einfacher. Oft bedeutet das nur, die Anzahl der Sitzplätze zu erhöhen und ein paar Geräte zu verschicken, falls überhaupt Hardware benötigt wird. Diese Lücke ist für Saisonfirmen, schnell wachsende Startups oder jedes Unternehmen, das damit rechnet, dass sich seine Mitarbeiterzahl bald ändern wird, von großer Bedeutung.
Das Schrumpfen erzählt die gleiche Geschichte umgekehrt. Ein Unternehmen, das nach einer Entlassung auf eigene PBX-Geräte setzt, zahlt immer noch für Hardware, die es kaum nutzt. Mit einem monatlichen Plan kann ein Unternehmen Sitzplätze kürzen und nicht mehr für nicht mehr benötigten Platz bezahlen.
Saisonbetriebe spüren diese Lücke am stärksten. Ein Einzelhändler, der sein Callcenter-Personal jedes Jahr im November und Dezember verdreifacht, zahlt für ein ganzes Jahr Tischtelefone und Verkabelung unter einer herkömmlichen Telefonanlage. Das gilt unabhängig davon, ob diese zusätzlichen Sitzplätze zwei oder zwölf Monate lang genutzt werden. Mit einem monatlichen Plan kann derselbe Einzelhändler für den Feiertagsansturm skalieren. Dann kann es im Januar wieder nach unten gehen. Keine Bezahlung für einen Platz, der den Rest des Jahres leer steht.
Wenn herkömmliche PBX-Anlagen noch sinnvoll sein könnten
Das alles bedeutet jedoch nicht, dass eine herkömmliche Telefonanlage immer die falsche Wahl ist. Einige Unternehmen möchten möglicherweise etwas länger bei dem bleiben, was sie haben. Dazu gehören auch Unternehmen an Standorten mit schwachem Internet-Service. Es umfasst Gruppen mit strengen Regeln für die Daten vor Ort. Dazu gehören Unternehmen, die bereits viel Geld für Hardware ausgegeben haben, deren Lebensdauer noch viele Jahre beträgt.
Eine Fabrik mit einem gesperrten Netzwerk muss strenge Regeln befolgen. Seine Bedürfnisse ähneln nicht einem Remote-Startup, das sein erstes Telefonsystem auswählt. Der Kontext ist wichtiger als eine pauschale Regel. Aus diesem Grund ist es besser, die eigenen Zahlen zu überprüfen, als allgemeinen Ratschlägen von Anbietern zu folgen.
Die ehrliche Version des Gesprächs zwischen UCaaS und traditioneller PBX gibt zu, dass ein Wechsel Geld kostet und auch einige Störungen verursacht. Es kann klug sein, sechs Monate nach einem geplanten Büroumzug oder einer Firmenfusion zu warten. Ein zweimaliger Umzug innerhalb eines kurzen Zeitfensters zahlt sich selten aus. Selbst dann lohnt es sich, alle ein bis zwei Jahre einen leichten Check von UCaaS im Vergleich zu herkömmlichen PBX-Anlagen durchzuführen. Preise, Verfügbarkeit und Internetqualität ändern sich ständig auf eine Art und Weise, die die Rechnung verändern kann.
Wo Rozper in die Gesamtkostendiskussion passt
Rozper geht die Frage der Gesamtbetriebskosten direkt an. Es bietet lokale und virtuelle Nummern in über 150 Ländern. Es integriert eine Betriebszeit von 99,999 % in jeden Plan, anstatt es als teures Add-on zu verkaufen. Diese Mischung aus stabilen Preisen und integrierter Technologie ist einer der Hauptgründe dafür, dass Cloud-Pläne bei den Kosten tendenziell im Vorteil sind. Das gilt, wenn man die Support- und Hardware-Aktualisierungszyklen mitzählt.
Die Plattform basiert auf einer echten Partnerschaft, bei der der Mensch im Vordergrund steht, und nicht auf einer nachträglichen Selbstbedienung. Supportkosten, die bei einem herkömmlichen PBX-Vertrag als separate Leitung ausgewiesen würden, sind also bereits in der monatlichen Rechnung enthalten.
Bewerten Sie, was Sie im Laufe der Zeit tatsächlich zahlen werden
Eine faire Kostenprüfung bedeutet, dass alle Ausgaben für beide Optionen über einen realen Zeitrahmen hinweg addiert werden. Die meisten Teams nutzen fünf Jahre. Das bedeutet Hardware, Installationskosten, Wartungsverträge, Personal, Hardware-Aktualisierungen und monatliche Gebühren. Kostenrechnungsübersicht von Investopedia ist ein praktischer Leitfaden für die Idee. Es wurde nicht nur für Telefonsysteme geschrieben, aber die Logik gilt immer noch.
Sobald alle Kosten gezählt sind und nicht nur die Zahl im ersten Angebot, sieht der Vergleich zwischen UCaaS und traditioneller PBX oft ganz anders aus als am ersten Tag. Führen Sie die Zahlen selbst durch. Vertrauen Sie nicht nur der Mathematik eines der beiden Anbieter. Beide Seiten haben einen klaren Grund, einige Kosten aus ihrem Pitch herauszulassen.
Erstellen Sie eine einfache Tabelle. Geben Sie jeder Kostenart eine eigene Zeile. Geben Sie jedem Jahr des Fünfjahreszeitraums eine eigene Spalte. Füllen Sie es mit echten Zahlen aus tatsächlichen Anbieterangeboten aus, nicht mit groben Schätzungen. Unternehmen, die diesen Schritt ernst nehmen, werden selten wieder von den tatsächlichen Kosten ihres Telefonsystems überrascht, egal für welche Option sie sich entscheiden.
Abschluss
Der Aufkleberpreis einer herkömmlichen Telefonanlage sagt selten die ganze Geschichte aus. Auch ein günstiges monatliches Angebot eines Cloud-Anbieters, der beim Support spart, gilt nicht. Bei einem fairen Vergleich zwischen UCaaS und herkömmlicher PBX müssen Hardware-Aktualisierungen, Personal und Wartungsverträge berücksichtigt werden. Es muss auch abgewogen werden, wie gut sich jede Option an das Wachstum oder die Schrumpfung eines Unternehmens anpassen lässt. Führen Sie die gesamte Fünf-Jahres-Rechnung durch, bevor Sie etwas unterschreiben. Die richtige Wahl ergibt sich meist von alleine.
FAQs
Ist UCaaS immer günstiger als eine herkömmliche Telefonanlage?
Nicht immer im Voraus. Aber die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre sprechen in der Regel für UCaaS. Dazu zählen die Kosten für Wartung, Personal und Hardware-Aktualisierung.
Welche versteckten Kosten gibt es bei einer herkömmlichen Telefonanlage oft?
Firmware-Updates, Hardware-Aktualisierungen alle fünf bis acht Jahre, dediziertes IT-Personal und physische Reparaturen sind die am häufigsten verpassten Ausgaben.
Wie lange dauert ein typischer PBX-Hardware-Aktualisierungszyklus?
Die meisten Vor-Ort-Systeme benötigen alle fünf bis acht Jahre eine echte Hardware-Aktualisierung, sobald die Anbieter keine älteren Geräte mehr unterstützen.
Erfordert der Wechsel von PBX zu UCaaS neue Telefone?
Nicht immer. Viele UCaaS-Plattformen funktionieren mit den Tischtelefonen oder Apps, die Sie bereits haben. Dadurch werden die für den Wechsel erforderlichen Hardwarekosten gesenkt.
Ist eine herkömmliche Telefonanlage jemals die bessere Wahl?
Ja. Dies gilt für Unternehmen mit schwachem Internetzugang, strengen Datenregeln vor Ort oder kürzlich gekaufter Hardware, deren Lebensdauer noch einige Jahre beträgt.
Wie sollte ein Unternehmen seinen eigenen Vergleich zwischen UCaaS und herkömmlicher PBX durchführen?
Addieren Sie für beide Optionen Hardware, Installation, Wartung, Personal und monatliche Kosten über einen tatsächlichen Zeitraum von fünf Jahren. Überprüfen Sie nicht nur den ersten Preis.
Was ist die größte Zahl, die man bei einem Vergleich zwischen UCaaS und herkömmlicher PBX richtig machen kann?
Der Hardware-Aktualisierungszyklus ist normalerweise die am meisten unterschätzte Zahl. Viele Firmen vergessen, den Austausch der Ausrüstung vor Ort alle fünf bis acht Jahre einzuplanen.
