Einführung
Betreiben Sie Ihr Unternehmen immer noch mit einer alten Telefonanlage? Vielleicht wurde es für ein Büro und ein paar Tischtelefone gebaut. Dieser Leitfaden wird Ihre Einkaufsgewohnheiten für das, was als nächstes kommt, verändern. Der Wechsel zu UCaaS ist nicht nur ein technisches Upgrade. Es ist eine Entscheidung, die jedes Team berührt. Es betrifft jeden, der einen Anruf entgegennimmt, an einer Besprechung teilnimmt oder einem Kunden eine SMS sendet. Bevor Sie bei einem neuen Anbieter unterschreiben, erfahren Sie, was eine Plattform wirklich stark macht. Manche Plattformen sehen in einer Verkaufsdemo einfach gut aus. Du willst mehr als das.
Warum so viele Teams ihr Telefonsystem überdenken
Hybrid- und Remote-Arbeit haben die Anforderungen der Teams an ihre Tools verändert. Ein Telefon, das an einen Schreibtisch gebunden ist, passt nicht mehr zur heutigen Arbeitsweise der meisten Teams. Diese Lücke ist der Hauptgrund, warum Unternehmen beginnen, sich mit UCaaS zu befassen. Die Abkehr von alter PBX-Hardware nimmt seit über einem Jahrzehnt zu. Es zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung.
Der Markt bestätigt dies. Analysten beobachten seit Jahren ein starkes Wachstum der Cloud-Ausgaben. Unternehmen möchten, dass Sprach-, Video-, Chat- und Support-Tools zusammenarbeiten. Sie wollen keine separaten Tools von separaten Anbietern. Das sollte Ihnen eine gut aufgebaute UCaaS-Plattform bieten.
Zuverlässigkeit und Betriebszeit sollten ganz oben auf Ihrer Checkliste stehen
Bevor Sie Funktionen vergleichen, achten Sie genau auf die Betriebszeit. Ein Telefonsystem, das während der Arbeitszeit ausfällt, richtet großen Schaden an. Es ist nicht nur ein Ärgernis für das Personal. Es kostet echtes Geld. Es schadet dem Vertrauen, sobald ein Anruf abgebrochen wird. Jeder gute Anbieter sollte eine klare Verfügbarkeitsnummer angeben. Achten Sie auf weiche Phrasen wie „hohe Verfügbarkeit“, hinter denen keine konkrete Zahl steckt.
Fragen Sie die Anbieter, wie sie mit Ausfällen in einer Region umgehen. Betreiben sie Backup-Rechenzentren? Was schulden sie Ihnen, wenn sie ihr Versprechen nicht einhalten? Ein starker UCaaS-Anbieter wird alle drei Fragen problemlos beantworten. Vage Antworten sind hier ein großes Warnsignal.
Fragen Sie auch, wie Failover wirklich funktioniert. Bei einigen Anbietern dauert es eine Weile, bis sie ein Problem bemerken und Anrufe umleiten. Andere schalten innerhalb von Sekunden um. Diese Lücke taucht in einem Verkaufsgespräch selten auf. Aber es ist sehr wichtig, wenn es zum ersten Mal zu einem Ausfall kommt.
Fragen Sie auch, wie ein Anbieter geplante Wartungsarbeiten abwickelt. Selbst kleine Updates können den Dienst beeinträchtigen, wenn sie nicht gut geplant sind. Fordern Sie ein Wartungsprotokoll oder eine Aufzeichnung früherer Vorfälle an, falls vorhanden. Diese Aufzeichnung sagt Ihnen oft mehr, als es jede Verkaufsseite jemals könnte.
Schauen Sie über die Sprache hinaus: Messaging, Video und Integrationen
Die besten UCaaS-Plattformen bieten mehr als nur Anrufe. Chat, Videokonferenzen, SMS und Fax sollten unter einem Login zusammengefasst sein. Sie sollten keine zusätzlichen Tools oder umständlichen Workarounds benötigen. Wenn ein Anbieter Chat oder Video als Nebensache behandelt, ist das ein Warnsignal. Das bedeutet, dass die Plattform nicht dafür konzipiert wurde, als ein einziges System zu funktionieren.
Schauen Sie sich auch die Integrationen genau an. Ihr Telefonsystem sollte mit den CRM-, Helpdesk- und Buchungstools verknüpft sein, die Ihr Team bereits verwendet. Sie sollten keine zusätzliche Software benötigen, nur um einen Anruf zu protokollieren. Rozpers Geschäftstelefonsystem Die Seite zeigt die Art von tiefen, integrierten Links, die man von jeder starken Cloud-Plattform erwarten kann.
Mobile Apps sind genauso wichtig wie Desktop-Tools. Außendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter und reisende Führungskräfte benötigen auf ihrem Telefon die gleiche Anrufqualität wie an ihrem Schreibtisch. Viele Plattformen behandeln ihre mobile App immer noch als Nebensache.
Fragen Sie, ob die mobile App über vollständige Anrufweiterleitung, Voicemail-to-SMS und Teamstatusaktualisierungen verfügt. Geben Sie sich nicht mit dem einfachen Wählen zufrieden. Einige Anbieter heben ihre besten Mobilfunktionen für teurere Tarife auf. Stellen Sie sicher, dass jeder Plan, den Sie sich ansehen, die gleichen Kernfunktionen bietet.
Fragen zur globalen Reichweite und Skalierbarkeit
Wenn Sie Kunden außerhalb Ihres Heimatlandes bedienen oder dies in Kürze planen, fragen Sie, welche Länder ein Anbieter mit lokalen Nummern abdeckt. Finden Sie heraus, ob ihre Carrier-Links direkt oder über weiterverkaufte Netzwerke laufen. Diese Lücke kann sowohl die Anrufqualität als auch den Preis stärker beeinflussen, als die meisten Käufer erwarten.
Die Gesprächsqualität im Ausland variiert oft stärker zwischen den Anbietern als die Qualität der Ortsgespräche. Es hängt davon ab, wie viele Sprünge ein Anruf zwischen den Netzwerken benötigt, bevor er ankommt. Ein Anbieter mit direkten Verbindungen in Ihre Zielländer wird oft einen Anbieter schlagen, der Kapazitäten weiterverkauft. Dies gilt auch dann, wenn beide Länder dieselben Länder auf einer Karte auflisten.
Wachstum ist wichtig, auch wenn Sie nie vorhaben, global zu agieren. Bei einem guten Anbieter sollten Sie innerhalb eines Abrechnungszeitraums Sitzplätze hinzufügen oder entfernen können. Sie sollten nicht jedes Mal einen neuen Vertrag benötigen, wenn sich Ihr Personalbestand ein wenig ändert. Fragen Sie, wie sich die Kosten ändern, wenn Sie von zehn auf hundert Sitzplätze wachsen. Einige Anbieter erhöhen stillschweigend die Kosten pro Sitzplatz auf höheren Stufen, anstatt Ihnen den erwarteten Rabatt zu gewähren.
Häufige Fehler, die Unternehmen beim Wechsel der UCaaS-Plattform machen
Der größte Fehler besteht darin, einen Anbieter allein nach dem Preis auszuwählen. Viele Käufer verzichten darauf, die Anrufqualität in ihrem realen Netzwerk zu testen. Ein günstiger Tarif, der Anrufe während eines Kundengesprächs unterbricht, kostet weit mehr als er spart. Führen Sie immer eine Testphase in Ihrem eigenen Büronetzwerk durch, bevor Sie sich verpflichten.
Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, den Umzugszeitplan zu überstürzen. Die Portierung alter Rufnummern, die Schulung des Personals und die Einrichtung der Anrufweiterleitung nehmen mehr Zeit in Anspruch, als die meisten Anbieter zugeben. Planen Sie zusätzliche Pufferzeit ein, bevor Sie die vollständige Umstellung planen. Halten Sie Ihre alten Leitungen am Leben, bis sich die neue Einrichtung im realen Verkehr bewährt.
Rozper geht hier einen anderen Weg. Es richtet sich ein lokale und virtuelle Nummern in über 150 Ländern. Dies wird durch eine Verfügbarkeit von 99,999 % und echte menschliche Unterstützung unterstützt, nicht nur durch einen Chatbot. Es lohnt sich, diesen Mix im Vergleich zu jedem anderen Anbieter auf Ihrer Liste abzuwägen. Nicht jede UCaaS-Plattform untermauert ihre Angaben zur Verfügbarkeit mit einer klaren veröffentlichten Zahl.
Ein weiterer Fehler ist es, Anrufe mit den aktuellen Kunden eines Anbieters zu überspringen. Ein Vertriebsteam wird seine Plattform immer im besten Licht erscheinen lassen. Aber ein kurzer Anruf mit einem echten Kunden in Ihrem Bereich bringt oft Probleme ans Licht, die in einer Demo nie aufgedeckt werden.
Bewertung des Anbieter-Supports und der Vertragsbedingungen
Gerade dann, wenn etwas kaputt geht, kommt es auf die Qualität des Supports an. Das macht es zu einem der am schwierigsten zu beurteilenden Dinge, bevor Sie unterschreiben. Fragen Sie, welche Kanäle es für dringende Probleme gibt. Fragen Sie, welche Reaktionszeit sie schriftlich versprechen. Finden Sie heraus, ob Supportmitarbeiter für den Anbieter oder für eine externe Firma arbeiten. TechTargets Überblick über Unified-Communications-Plattformen ist ein guter Ausgangspunkt. Es erklärt, wie das Feld definiert ist und was Käufer standardmäßig erwarten sollten.
Vertragsbedingungen verdienen ebenso viel Sorgfalt wie die Technologie selbst. Schauen Sie sich die Klauseln zur automatischen Verlängerung und die Gebühren für den vorzeitigen Ausstieg genau an. Prüfen Sie, ob die Preise für die gesamte Laufzeit gesperrt bleiben oder jedes Jahr steigen. Ein monatlicher Plan, selbst zu etwas höheren Kosten, kann die Freiheit wert sein, wenn Sie sich bei einem Anbieter noch nicht sicher sind.
Abschluss
Bei der Auswahl der richtigen UCaaS-Plattform kommt es darauf an, Behauptungen zu testen und nicht auf Verkaufstexte zu vertrauen. Dies umfasst Betriebszeit, Integrationstiefe, Supportgeschwindigkeit und Vertragsbedingungen. Die Firmen, die mit ihrem Wechsel zufrieden waren, führten fast immer einen echten Test durch. Sie stellten scharfe Fragen zu Failover und Wachstum. Sie sprachen zuerst mit echten Kunden. Nehmen Sie sich im Vorfeld Zeit. Die von Ihnen gewählte Plattform sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen und es nicht behindern.
FAQs
Wie lange dauert der Wechsel zu einer neuen UCaaS-Plattform normalerweise?
Die meisten Umzüge dauern zwei bis sechs Wochen. Dies hängt von der Unternehmensgröße, der Zeit für die Nummernportierung und dem Schulungsbedarf des Personals ab.
Ist UCaaS langfristig günstiger als ein herkömmliches Telefonsystem?
Normalerweise ja. Durch die Cloud-Preise entfallen die Kosten für die Hardware-Wartung und die PBX-Kosten vor Ort. Ihre tatsächlichen Einsparungen hängen immer noch von Ihrer Nutzung und der Anzahl der Sitzplätze ab.
Welche Betriebszeit sollte ein Unternehmen von einem UCaaS-Anbieter erwarten?
Suchen Sie nach einer klaren veröffentlichten Zahl, idealerweise 99,99 % oder höher. Vermeiden Sie vage Gespräche über Zuverlässigkeit, ohne dass eine konkrete Zahl dahinter steckt.
Kann ein kleines Unternehmen von UCaaS profitieren oder ist es hauptsächlich für Unternehmen gedacht?
Kleine Unternehmen sehen oft den größten Gewinn. Durch die Cloud-Preisgestaltung entfallen die Vorabkosten für die Hardware, die einst erweiterte Telefonfunktionen im kleinen Maßstab zu teuer machten.
Was ist das größte Warnsignal bei der Bewertung eines UCaaS-Anbieters?
Vage Antworten zu Betriebszeit, Failover oder Supportgeschwindigkeit sind das deutlichste Zeichen dafür, dass ein Anbieter nicht bereit ist, seine Behauptungen schriftlich zu untermauern.
Funktionieren UCaaS-Plattformen gut für vollständig remote arbeitende Teams?
Ja. Alles läuft über eine App, nicht über physische Schreibtischgeräte. Remote- und verteilte Teams eignen sich oft am besten für eine Cloud-Telefonplattform.
