دليل مشتري UCaaS: ما الذي يجب أن تبحث عنه قبل تبديل أنظمة الهاتف

مقدمة

هل مازلت تدير عملك باستخدام نظام هاتف قديم؟ ربما تم تصميمه لمكتب واحد وعدد قليل من الهواتف المكتبية. سيغير هذا الدليل طريقة تسوقك لما يأتي بعد ذلك. لا يعد الانتقال إلى UCaaS مجرد ترقية تقنية. إنه خيار يمس كل فريق. إنه يؤثر على أي شخص يرد على مكالمة، أو ينضم إلى اجتماع، أو يرسل رسالة نصية إلى أحد العملاء. قبل التوقيع مع مزود جديد، تعرف على ما يجعل النظام الأساسي قويًا حقًا. تبدو بعض المنصات جيدة في عرض المبيعات. تريد أكثر من ذلك.

لماذا تعيد العديد من الفرق التفكير في نظام هواتفهم؟

أدى العمل المختلط وعن بعد إلى تغيير ما تحتاجه الفرق من أدواتها. لم يعد الهاتف المرتبط بمكتب واحد يناسب الطريقة التي تعمل بها معظم الفرق اليوم. هذه الفجوة هي السبب الرئيسي وراء بدء الشركات في النظر إلى UCaaS. لقد تطور الابتعاد عن أجهزة PBX القديمة لأكثر من عقد من الزمن. لا تظهر أي علامة على التباطؤ.

السوق يدعم هذا الأمر. لقد تتبع المحللون النمو القوي في الإنفاق السحابي لسنوات. تريد الشركات أن تعمل أدوات الصوت والفيديو والدردشة والدعم معًا. إنهم لا يريدون أدوات منفصلة من بائعين منفصلين. هذا ما يجب أن توفره لك منصة UCaaS جيدة البناء.

يجب أن تتصدر الموثوقية ووقت التشغيل قائمة التحقق الخاصة بك

قبل مقارنة الميزات، انظر جيدًا إلى وقت التشغيل. نظام الهاتف الذي يتعطل أثناء ساعات العمل يسبب ضررًا حقيقيًا. إنها ليست مجرد متاعب للموظفين. يكلف أموالا حقيقية. من المؤلم الثقة في اللحظة التي تسقط فيها المكالمة. يجب على أي بائع جيد مشاركة رقم وقت تشغيل واضح. احترس من العبارات الناعمة مثل "التوفر العالي" التي لا تقف وراءها شخصية حقيقية.

اسأل مقدمي الخدمة عن كيفية تعاملهم مع انقطاعات الخدمة في منطقة ما. هل يقومون بتشغيل مراكز بيانات احتياطية؟ ماذا يدينون لك إذا أخلفوا وعدهم؟ سوف يجيب مزود UCaaS القوي على الثلاثة بسهولة. الإجابات الغامضة هنا هي علامة تحذير كبيرة.

اسأل كيف يعمل تجاوز الفشل حقًا أيضًا. يستغرق بعض مقدمي الخدمة بعض الوقت لملاحظة المشكلة وإعادة توجيه المكالمات. البعض الآخر يتحول في ثوان. نادراً ما تظهر هذه الفجوة في عروض المبيعات. لكن الأمر يهم كثيرًا في المرة الأولى التي يحدث فيها انقطاع التيار الكهربائي.

اسأل كيف يتعامل مقدم الخدمة مع الصيانة المخططة أيضًا. حتى التحديثات الصغيرة يمكن أن تؤدي إلى انقطاع الخدمة إذا لم يتم التخطيط لها بشكل جيد. اطلب سجل الصيانة أو سجل الحوادث السابقة إذا كان موجودًا. غالبًا ما يخبرك هذا السجل بأكثر من أي صفحة مبيعات على الإطلاق.

انظر إلى ما هو أبعد من الصوت: المراسلة والفيديو وعمليات التكامل

تقدم أفضل منصات UCaaS أكثر من مجرد مكالمات. يجب أن تكون الدردشة واجتماعات الفيديو والرسائل النصية والفاكس ضمن تسجيل دخول واحد. لا ينبغي أن تحتاج إلى أدوات إضافية أو حلول فوضوية. إذا تعامل مقدم الخدمة مع الدردشة أو الفيديو كفكرة لاحقة، فهذه علامة حمراء. وهذا يعني أن النظام الأساسي لم يتم تصميمه للعمل كنظام حقيقي واحد.

انظر عن كثب إلى عمليات التكامل أيضًا. يجب أن يرتبط نظام الهاتف الخاص بك بإدارة علاقات العملاء (CRM) ومكتب المساعدة وأدوات الحجز التي يستخدمها فريقك بالفعل. لا ينبغي أن تحتاج إلى برامج إضافية فقط لتسجيل المكالمة. روزبر نظام هاتف العمل تعرض الصفحة نوع الروابط العميقة والمضمنة التي تستحق توقعها من أي نظام أساسي سحابي قوي.

تطبيقات الهاتف المحمول مهمة بقدر أهمية أدوات سطح المكتب. يحتاج الموظفون الميدانيون ومندوبو المبيعات والقادة المسافرون إلى نفس جودة الاتصال على هواتفهم التي يحصلون عليها على مكاتبهم. لا تزال العديد من المنصات تتعامل مع تطبيقات الهاتف المحمول الخاصة بها كفكرة لاحقة.

اسأل عما إذا كان تطبيق الهاتف المحمول يحتوي على تحويل كامل للمكالمات، وتحويل البريد الصوتي إلى رسالة نصية، وتحديثات حالة الفريق. لا تقبل بالاتصال العادي وحده. يقوم بعض البائعين بحفظ أفضل ميزات الأجهزة المحمولة الخاصة بهم للحصول على خطط أكثر تكلفة. تأكد من أن كل خطة تنظر إليها تقدم نفس الميزات الأساسية.

أسئلة يجب طرحها حول الوصول العالمي وقابلية التوسع

إذا كنت تخدم عملاء خارج بلدك الأصلي، أو تخطط لذلك قريبًا، فاسأل عن البلدان التي يغطيها مقدم الخدمة بالأرقام المحلية. اكتشف ما إذا كانت روابط شركات النقل الخاصة بهم تعمل مباشرة أو من خلال شبكات إعادة البيع. يمكن أن تؤثر هذه الفجوة على جودة المكالمة والسعر أكثر مما يتوقعه معظم المشترين.

غالبًا ما تختلف جودة المكالمات في الخارج بين البائعين مقارنة بجودة المكالمات المحلية. يعتمد ذلك على عدد القفزات التي تستغرقها المكالمة بين الشبكات قبل وصولها. غالبًا ما يتفوق المزود الذي لديه روابط مباشرة في البلدان المستهدفة على المزود الذي يعيد بيع السعة. وينطبق هذا حتى لو أدرج كلاهما نفس البلدان على الخريطة.

النمو مهم حتى لو لم تكن تخطط أبدًا للتوسع عالميًا. يجب أن يسمح لك المزود الجيد بإضافة مقاعد أو إسقاطها خلال دورة فوترة واحدة. لا يجب أن تحتاج إلى صفقة جديدة في كل مرة يتغير فيها عدد موظفيك قليلاً. اسأل كيف تتغير التكاليف مع نموك من عشرة مقاعد إلى مائة. يقوم بعض البائعين برفع تكاليف المقعد بهدوء عند مستويات أعلى بدلاً من إعطائك الخصم الذي تتوقعه.

الأخطاء الشائعة التي ترتكبها الشركات عند تبديل منصات UCaaS

الخطأ الأكبر هو اختيار مزود الخدمة على أساس السعر وحده. يتخطى العديد من المشترين اختبار جودة المكالمات على شبكتهم الحقيقية. إن الخطة الرخيصة التي تقوم بإسقاط المكالمات أثناء عرض العميل تكلف أكثر بكثير مما توفره. قم دائمًا بتشغيل فترة تجريبية على شبكة مكتبك قبل الالتزام.

هناك خطأ شائع آخر وهو تسريع الجدول الزمني للحركة. يستغرق نقل الأرقام القديمة وتدريب الموظفين وإعداد توجيه المكالمات وقتًا أطول مما يعترف به معظم البائعين. قم ببناء وقت تخزين إضافي قبل أن تخطط للتبديل بالكامل. حافظ على خطوطك القديمة حية حتى يثبت الإعداد الجديد نفسه في ظل حركة المرور الحقيقية.

يأخذ Rozper طريقًا مختلفًا هنا. يتم إعداده الأرقام المحلية والافتراضية في أكثر من 150 دولة. وهو يدعم ذلك بوقت تشغيل يصل إلى 99.999% ودعم بشري حقيقي، وليس مجرد روبوت دردشة. يستحق هذا المزيج موازنة أي مزود آخر في قائمتك. لا تدعم كل منصة UCaaS مطالبات وقت التشغيل الخاصة بها برقم منشور واضح.

يعد تخطي المكالمات مع العملاء الحاليين للمورد خطأً آخر. سيقوم فريق المبيعات دائمًا برسم منصته بأفضل صورة. لكن مكالمة قصيرة مع عميل حقيقي في مجال عملك غالبًا ما تكشف عن المشكلات التي لا يظهرها العرض التوضيحي أبدًا.

تقييم دعم البائع وشروط العقد

تعد جودة الدعم أمرًا مهمًا للغاية عندما تتعطل الأمور. وهذا يجعل من أصعب الأمور الحكم عليها قبل التوقيع. اسأل عن القنوات الموجودة للقضايا العاجلة. اسأل عن وقت الاستجابة الذي وعدوا به كتابيًا. اكتشف ما إذا كان موظفو الدعم يعملون لدى البائع أو لدى شركة خارجية. نظرة عامة على TechTarget لمنصات الاتصالات الموحدة هو مكان قوي للبدء. وهو يشرح كيفية تعريف المجال وما يجب أن يتوقعه المشترون بشكل قياسي.

تستحق شروط العقد نفس القدر من الاهتمام الذي تستحقه التكنولوجيا نفسها. انظر عن كثب إلى شروط التجديد التلقائي ورسوم الخروج المبكر. تحقق مما إذا كان السعر يظل ثابتًا طوال المدة الكاملة أو يرتفع كل عام. يمكن أن تستحق الخطة الشهرية، حتى بتكلفة أعلى قليلاً، الحرية إذا كنت لا تزال غير متأكد من البائع.

خاتمة

يعتمد اختيار منصة UCaaS المناسبة على اختبار المطالبات، وعدم الثقة في نسخة المبيعات. يغطي هذا وقت التشغيل وعمق التكامل وسرعة الدعم وشروط العقد. الشركات التي ينتهي بها الأمر إلى السعادة بتحولها، غالبًا ما تجري تجربة حقيقية. لقد طرحوا أسئلة حادة حول الفشل والنمو. لقد تحدثوا إلى العملاء الحقيقيين أولاً. خذ الوقت الكافي في المقدمة. يجب أن تنمو المنصة التي تختارها مع عملك، وليس أن تعيقه.