Introduzione
Un PBX tradizionale può sembrare economico sulla carta. Ma il costo reale si manifesta più tardi. Viene visualizzato una volta sommate tutte le fatture per diversi anni. Ecco perché così tanti team finanziari subiscono uno shock nel corso della vita di un sistema telefonico. Un confronto equo tra UCaaS e PBX tradizionale va oltre la prima fattura. Tiene traccia di tutti i costi che un'azienda paga nel corso degli anni in cui gestisce il sistema. Questo è ciò che dovrebbe fare un vero controllo del costo totale di proprietà.
Confronto tra UCaaS e PBX tradizionale dal primo giorno
Un PBX tradizionale significa acquistare l'hardware a titolo definitivo. Hai bisogno di un server o di un'unità controller. Sono necessari telefoni fissi per ogni lavoratore. Sono necessari cavi e spesso anche un armadio dedicato o uno spazio rack. Questo costo iniziale può ammontare a decine di migliaia di dollari prima che venga effettuata una singola chiamata. Spesso deve essere pagato o finanziato fin dall'inizio.
Un sistema basato su cloud capovolge questi calcoli. Non è previsto alcun grande acquisto anticipato. Invece, le aziende pagano ogni mese una tariffa fissa per posto. Utilizzano la connessione Internet di cui già dispongono e non le linee telefoniche dedicate. Quando si confrontano i costi UCaaS e PBX tradizionali al momento dell'acquisto, il piano mensile vince quasi sempre in termini di flusso di cassa. E questo prima ancora di guardare agli anni a venire.
Già solo questo divario iniziale spinge molti team finanziari a eseguire un confronto completo tra UCaaS e PBX tradizionale. È più intelligente controllare i numeri adesso. Altrimenti, potresti rimanere bloccato con hardware che dovrà essere nuovamente sostituito entro un decennio.
I costi correnti di UCaaS rispetto al PBX tradizionale
L'hardware non è esente da manutenzione una volta configurato. Un PBX tradizionale necessita di aggiornamenti firmware. Ha bisogno di scambi di parti di tanto in tanto. Inoltre, necessita di un aggiornamento completo dell'hardware ogni cinque-otto anni, una volta che i fornitori smettono di supportare i dispositivi più vecchi. Ognuno di questi eventi ha il suo conto. Questo va ad aggiungersi a quanto l'azienda ha già pagato per installare il sistema.
Il personale è un altro costo che raramente viene menzionato nella prima presentazione di vendita. I sistemi in loco di solito necessitano di una persona IT interna che conosca l'hardware. Oppure hanno bisogno di un accordo di supporto con un fornitore esterno. Entrambi prevedono commissioni che si sommano nel tempo. Un piano cloud riunisce manutenzione, patch di sicurezza e supporto tecnico in un'unica fattura ogni mese. Questo è uno dei modi più chiari in cui il confronto tra UCaaS e PBX tradizionale cambia quando si guarda al primo anno.
Quella singola fattura mensile sostituisce silenziosamente tre o quattro fatture separate. Pensa a un contratto di manutenzione. Un fornitore di patch di sicurezza. Un costo per il personale IT. Un fondo per le riparazioni di emergenza. Le aziende che confrontano solo il prezzo dell'adesivo con una tariffa mensile confrontano quasi sempre i numeri sbagliati.
Quello di Rozper sistema telefonico aziendale pagina illustra il tipo di supporto in bundle che vale la pena confrontare con il preventivo di servizio continuo di un fornitore di PBX tradizionale. Questo costo ricorrente spesso viene completamente escluso dalla prima presentazione di vendita.
Scalabilità: come i costi UCaaS e PBX tradizionali divergono nel tempo
La crescita è il luogo in cui il divario tra i costi tra UCaaS e PBX tradizionale si allarga maggiormente. Aggiungere dieci nuovi dipendenti a un PBX tradizionale significa solitamente acquistare dieci nuovi telefoni fissi. Ciò significa anche eseguire nuovi cavi. Potrebbe anche significare aggiornare l'hardware del controller se è quasi pieno. Ogni passaggio richiede tempo per la pianificazione e l'installazione. Niente di tutto ciò avviene in fretta.
Aggiungere quegli stessi dieci dipendenti a un sistema basato su cloud è più semplice. Spesso significa semplicemente aumentare il numero di posti e spedire alcuni dispositivi, se è necessario dell'hardware. Questo divario è molto importante per le aziende stagionali, le startup in rapida crescita o qualsiasi azienda che prevede che il proprio organico cambi presto.
Shrinking racconta la stessa storia al contrario. Un'azienda bloccata con apparecchiature PBX di proprietà dopo un licenziamento paga ancora per l'hardware che utilizza a malapena. Un piano mensile consente a un'azienda di tagliare i posti e di smettere di pagare per lo spazio di cui non ha più bisogno.
Le aziende stagionali avvertono maggiormente questo divario. Un rivenditore che triplica il personale del call center ogni novembre e dicembre paga per un anno intero di telefoni fissi e cablaggio con un PBX tradizionale. Questo è vero sia che i posti extra vengano utilizzati per due mesi o dodici. Un piano mensile consente allo stesso rivenditore di crescere per la corsa alle festività. Poi potrebbe ridimensionarsi a gennaio. Nessun pagamento per lo spazio vuoto per il resto dell'anno.
Quando il PBX tradizionale potrebbe ancora avere senso
Ciò non significa che un PBX tradizionale sia sempre la scelta sbagliata. Alcune aziende potrebbero voler restare con ciò che hanno un po’ più a lungo. Ciò include le aziende in luoghi con un servizio Internet debole. Include gruppi con regole rigide sui dati in loco. Comprende aziende che hanno già speso molto in hardware con anni di vita rimasti.
Una fabbrica con una rete bloccata ha regole rigide da seguire. Le sue esigenze non assomigliano per niente a quelle di una startup remota che sceglie il suo primo sistema telefonico. Il contesto conta più di una regola generale. Ecco perché controllare i propri numeri è meglio seguire i consigli generici dei fornitori.
La versione onesta del discorso UCaaS vs PBX tradizionale ammette che il passaggio costa denaro e causa anche alcuni disagi. Un'azienda a sei mesi da un trasferimento o da una fusione di uffici pianificati può essere intelligente da aspettare. Traslocare due volte in un breve lasso di tempo raramente ripaga. Anche in questo caso, vale la pena eseguire un leggero controllo UCaaS rispetto al PBX tradizionale ogni anno o due. I prezzi, i tempi di attività e la qualità di Internet continuano a cambiare in modi che possono cambiare i conti.
Dove Rozper si inserisce nella conversazione sui costi totali
Rozper affronta di petto la questione del costo totale di proprietà. Fornisce numeri locali e virtuali in oltre 150 paesi. Fornisce un tempo di attività del 99,999% in ogni piano, anziché venderlo come un componente aggiuntivo costoso. Questo mix di prezzi costanti e tecnologia integrata è una delle ragioni principali per cui i piani cloud tendono a vincere in termini di costi. Ciò vale una volta contati i cicli di supporto e aggiornamento dell'hardware.
La piattaforma funziona su una vera partnership incentrata sull'uomo piuttosto che su un ripensamento self-service. Pertanto, i costi di supporto che verrebbero visualizzati come una linea separata su un contratto PBX tradizionale sono già inclusi nella fattura mensile.
Valutare quanto pagherai effettivamente nel tempo
Un controllo equo dei costi significa sommare tutte le spese lungo una sequenza temporale reale per entrambe le opzioni. La maggior parte delle squadre utilizza cinque anni. Ciò significa hardware, costi di installazione, accordi di manutenzione, personale, aggiornamenti hardware e tariffe mensili. Panoramica della contabilità dei costi di Investopedia è una guida pratica per l'idea. Non è stato scritto solo per i sistemi telefonici, ma la logica è ancora valida.
Una volta conteggiati tutti i costi, non solo il numero sul primo preventivo, il confronto tra UCaaS e PBX tradizionale spesso appare molto diverso rispetto al primo giorno. Esegui tu stesso i numeri. Non fidarti solo dei calcoli di entrambi i fornitori. Entrambe le parti hanno una chiara ragione per escludere alcuni costi dalla loro posizione.
Costruisci un semplice foglio di calcolo. Assegna a ogni tipo di costo la propria riga. Assegna a ciascun anno del periodo quinquennale la propria colonna. Compilalo con numeri reali ricavati dalle quotazioni effettive dei fornitori, non con ipotesi approssimative. Le aziende che prendono sul serio questo passo raramente rimangono sorprese dal costo reale del loro sistema telefonico, indipendentemente dall'opzione scelta.
Conclusione
Il prezzo adesivo su un PBX tradizionale raramente racconta la storia completa. Né un preventivo mensile a tariffa ridotta da un fornitore di servizi cloud che lesina sul supporto. Un confronto equo tra UCaaS e PBX tradizionale deve considerare gli aggiornamenti dell'hardware, il personale e le operazioni di manutenzione. Deve anche valutare la capacità di ciascuna opzione di adattarsi alla crescita o alla contrazione di un’azienda. Esegui i calcoli completi dei cinque anni prima di firmare qualsiasi cosa. La scelta giusta di solito diventa chiara da sola.
Domande frequenti
UCaaS è sempre più economico di un PBX tradizionale?
Non sempre in anticipo. Ma il costo totale di proprietà su diversi anni solitamente favorisce l’UCaaS. Questo una volta contati i costi di manutenzione, personale e aggiornamento dell'hardware.
Quali costi nascosti ha spesso un centralino tradizionale?
Aggiornamenti del firmware, aggiornamenti dell'hardware ogni cinque-otto anni, personale IT dedicato e riparazioni fisiche sono le spese più comunemente mancate.
Quanto dura un tipico ciclo di aggiornamento hardware del PBX?
La maggior parte dei sistemi in loco necessita di un vero aggiornamento hardware ogni cinque-otto anni, una volta che i fornitori smettono di supportare le apparecchiature più vecchie.
Il passaggio da PBX a UCaaS richiede nuovi telefoni?
Non sempre. Molte piattaforme UCaaS funzionano con i telefoni fissi o le app che già possiedi. Ciò riduce i costi hardware necessari per il passaggio.
Un PBX tradizionale è mai la scelta migliore?
SÌ. Questo vale per le aziende con un accesso debole a Internet, con rigide regole sui dati in loco o con hardware acquistato di recente a cui restano ancora anni di vita.
In che modo un'azienda dovrebbe gestire il proprio confronto tra UCaaS e PBX tradizionale?
Somma hardware, installazione, manutenzione, personale e costi mensili in un arco di cinque anni reali per entrambe le opzioni. Non limitarti a controllare il primo prezzo.
Qual è il numero più importante da ottenere in un confronto tra UCaaS e PBX tradizionale?
Il ciclo di aggiornamento dell'hardware è solitamente la cifra più sottovalutata. Molte aziende dimenticano di pianificare la sostituzione delle attrezzature in loco ogni cinque-otto anni.
