Introducción
Una PBX tradicional puede parecer barata sobre el papel. Pero el costo real aparece más tarde. Aparece una vez que sumas todas las facturas durante varios años. Es por eso que tantos equipos de finanzas sufren un shock a mitad de vida de un sistema telefónico. Una comparación justa entre UCaaS y PBX tradicional va más allá de la primera factura. Realiza un seguimiento de todos los costos que paga una empresa a lo largo de los años que ejecuta el sistema. Eso es lo que debe hacer una verdadera verificación del costo total de propiedad.
Comparación de UCaaS con PBX tradicional desde el primer día
Una PBX tradicional significa comprar hardware directamente. Necesita un servidor o una unidad controladora. Necesita teléfonos de escritorio para cada trabajador. Necesita cableado y, a menudo, también un armario o espacio de rack exclusivo. Este costo inicial puede ascender a decenas de miles de dólares antes de realizar una sola llamada. A menudo hay que pagarlo o financiarlo desde el principio.
Un sistema basado en la nube cambia esa matemática. No hay una gran compra por adelantado. En cambio, las empresas pagan una tarifa fija por puesto cada mes. Utilizan la conexión a Internet que ya tienen, no líneas telefónicas dedicadas. Cuando se comparan los costos de UCaaS con los de PBX tradicional en el momento de la compra, el plan mensual casi siempre gana en flujo de caja. Y eso es incluso antes de mirar los años venideros.
Esa brecha inicial por sí sola empuja a muchos equipos financieros a realizar una comparación completa entre UCaaS y PBX tradicional. Es más inteligente comprobar los números ahora. De lo contrario, es posible que se quede atrapado con hardware que deba reemplazarse nuevamente dentro de una década.
Los costos continuos de UCaaS versus PBX tradicional
El hardware no deja de necesitar mantenimiento una vez configurado. Una PBX tradicional necesita actualizaciones de firmware. Necesita cambios de piezas de vez en cuando. También necesita una actualización completa del hardware cada cinco u ocho años, una vez que los proveedores dejen de respaldar equipos más antiguos. Cada uno de estos eventos viene con su propia factura. Esto se suma a lo que la empresa ya pagó para instalar el sistema.
La dotación de personal es otro costo que rara vez surge en el primer discurso de venta. Los sistemas in situ normalmente necesitan una persona de TI interna que conozca el hardware. O necesitan un acuerdo de soporte con un proveedor externo. Ambos vienen con tarifas que se acumulan con el tiempo. Un plan en la nube incluye mantenimiento, parches de seguridad y soporte técnico en una sola factura cada mes. Esta es una de las formas más claras en que la comparación entre UCaaS y PBX tradicional cambia una vez que se pasa del primer año.
Esa única factura mensual reemplaza silenciosamente tres o cuatro facturas separadas. Piensa en un contrato de mantenimiento. Un proveedor de parches de seguridad. Un costo de personal de TI. Un fondo de reparación de emergencia. Las empresas que sólo comparan el precio de etiqueta con una tarifa mensual casi siempre comparan los números equivocados.
Rozper's sistema telefónico empresarial La página describe el tipo de soporte incluido que vale la pena comparar con la cotización de servicio continuo de un proveedor de PBX tradicional. Ese costo recurrente a menudo queda completamente fuera del primer argumento de venta.
Escalabilidad: cómo los costos de UCaaS y los de PBX tradicionales divergen con el tiempo
El crecimiento es donde más se amplía la brecha de costos entre UCaaS y PBX tradicional. Agregar diez nuevos empleados a una PBX tradicional generalmente significa comprar diez teléfonos de escritorio nuevos. También significa instalar cableado nuevo. También puede significar actualizar el hardware del controlador si está casi lleno. Cada paso requiere tiempo para planificarse e instalarse. Nada de esto sucede rápido.
Agregar esos mismos diez empleados a un sistema basado en la nube es más sencillo. A menudo, simplemente significa aumentar el número de asientos y enviar algunos dispositivos, si es que se necesita algún hardware. Esa brecha es muy importante para las empresas estacionales, las nuevas empresas de rápido crecimiento o cualquier empresa que espera que su plantilla cambie pronto.
La contracción cuenta la misma historia a la inversa. Una empresa que se queda con equipo PBX propio después de un despido todavía paga por el hardware que apenas utiliza. Un plan mensual permite a una empresa recortar asientos y dejar de pagar por el espacio que ya no necesita.
Las empresas estacionales son las que más sienten esta brecha. Un minorista que triplica el personal de su centro de llamadas cada noviembre y diciembre paga por un año completo de teléfonos de escritorio y cableado con un PBX tradicional. Eso es cierto ya sea que esos asientos adicionales se utilicen durante dos meses o doce. Un plan mensual le permite al mismo minorista ampliar su oferta para las fechas navideñas. Luego puede volver a reducirse en enero. No pagar por un espacio que permanece vacío el resto del año.
Cuando el PBX tradicional aún podría tener sentido
Nada de esto significa que un PBX tradicional sea siempre la elección equivocada. Es posible que algunas empresas quieran quedarse con lo que tienen por un poco más de tiempo. Eso incluye empresas en lugares con un servicio de Internet débil. Incluye grupos con reglas estrictas sobre los datos en el sitio. Incluye empresas que ya gastaron mucho en hardware al que le quedan años de vida.
Una fábrica con una red bloqueada tiene reglas estrictas a seguir. Sus necesidades no se parecen en nada a las de una startup remota que elige su primer sistema telefónico. El contexto importa más que una regla general. Es por eso que verificar sus propios números es mejor que seguir los consejos genéricos de un proveedor.
La versión honesta de la charla entre UCaaS y PBX tradicional admite que cambiar cuesta dinero y también causa algunas interrupciones. Una empresa a seis meses de la mudanza o fusión planificada de su oficina puede ser inteligente si espera. Mudarse dos veces en un período corto rara vez vale la pena. Incluso entonces, vale la pena realizar una verificación ligera de UCaaS versus PBX tradicional cada uno o dos años. Los precios, el tiempo de actividad y la calidad de Internet siguen cambiando de maneras que pueden cambiar las matemáticas.
Dónde encaja Rozper en la conversación sobre el coste total
Rozper aborda de frente la cuestión del coste total de propiedad. proporciona números locales y virtuales en más de 150 países. Ofrece un tiempo de actividad del 99,999 % en cada plan, en lugar de venderlo como un complemento costoso. Esa combinación de precios estables y tecnología integrada es una de las principales razones por las que los planes de nube tienden a ganar en costos. Esto es cierto una vez que se cuentan los ciclos de actualización de hardware y soporte.
La plataforma se basa en una asociación real, en la que el ser humano es lo primero, en lugar de una idea de autoservicio. Por lo tanto, los costos de soporte que aparecerían como una línea separada en un contrato de PBX tradicional ya están incluidos en la factura mensual.
Evaluación de lo que realmente pagará con el tiempo
Una verificación de costos justa significa sumar todos los gastos en un cronograma real para ambas opciones. La mayoría de los equipos utilizan cinco años. Eso significa hardware, costos de instalación, ofertas de mantenimiento, dotación de personal, actualizaciones de hardware y tarifas mensuales. Descripción general de la contabilidad de costos de Investopedia es una guía útil para la idea. No fue escrito sólo para sistemas telefónicos, pero la lógica aún se aplica.
Una vez que se cuentan todos los costos, no solo el número en la primera cotización, la comparación entre UCaaS y PBX tradicional a menudo se ve muy diferente a como era el primer día. Ejecute los números usted mismo. No confíe sólo en las matemáticas de ninguno de los proveedores. Ambas partes tienen una razón clara para dejar algunos costos fuera de su discurso.
Crea una hoja de cálculo sencilla. Asigne a cada tipo de costo su propia fila. Asigne a cada año del período de cinco años su propia columna. Complételo con números reales de cotizaciones reales de proveedores, no con conjeturas aproximadas. Las empresas que toman en serio este paso rara vez se sorprenden nuevamente por el costo real de su sistema telefónico, sin importar la opción que elijan.
Conclusión
El precio de etiqueta de una PBX tradicional rara vez cuenta la historia completa. Tampoco lo es una cotización mensual reducida de un proveedor de nube que escatima en soporte. Una comparación justa entre UCaaS y PBX tradicional debe tener en cuenta las actualizaciones de hardware, la dotación de personal y los acuerdos de mantenimiento. También hay que sopesar qué tan bien escala cada opción a medida que el negocio crece o se contrae. Haz los cálculos completos de cinco años antes de firmar algo. La elección correcta suele quedar clara por sí sola.
Preguntas frecuentes
¿UCaaS es siempre más barata que una PBX tradicional?
No siempre por adelantado. Pero el coste total de propiedad a lo largo de varios años suele favorecer a la UCaaS. Eso es una vez que se cuentan los costos de mantenimiento, personal y actualización de hardware.
¿Qué costes ocultos suele tener una centralita tradicional?
Las actualizaciones de firmware y hardware cada cinco a ocho años, el personal de TI dedicado y las reparaciones físicas son los gastos que más comúnmente se omiten.
¿Cuánto dura un ciclo típico de actualización de hardware de PBX?
La mayoría de los sistemas locales necesitan una actualización real del hardware cada cinco a ocho años, una vez que los proveedores dejan de respaldar equipos más antiguos.
¿El cambio de PBX a UCaaS requiere teléfonos nuevos?
No siempre. Muchas plataformas UCaaS funcionan con los teléfonos de escritorio o las aplicaciones que ya tienes. Eso reduce el costo del hardware necesario para cambiar.
¿Es alguna vez una PBX tradicional la mejor opción?
Sí. Esto es cierto para empresas con un acceso débil a Internet, reglas estrictas de datos en el sitio o hardware que compraron recientemente y al que aún le quedan años de vida.
¿Cómo debería una empresa gestionar su propia comparación entre UCaaS y PBX tradicional?
Sume los costos de hardware, instalación, mantenimiento, personal y mensuales en un lapso real de cinco años para ambas opciones. No se limite a comprobar el primer precio.
¿Cuál es el número más grande que se puede acertar en una comparación entre UCaaS y PBX tradicional?
El ciclo de actualización del hardware suele ser la cifra más subestimada. Muchas empresas olvidan planificar el cambio de equipo in situ cada cinco u ocho años.
